CONTEXTE

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à l’amélioration des vies de manière durable basée sur la promotion de solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile, genre, jeunesse, recherche et technologie – créant une combinaison unique de capacités pour relever les défis de développement interdépendants d’aujourd’hui. FHI 360 dessert plus de 70 pays et tous les états et territoires des États-Unis.

Dans le cadre de l’exécution du Projet « Reaching an AIDS Free Generation in Burundi – RAFG Activity », projet de 5 ans financé par le Gouvernement des Etats Unis d’Amérique via PEPFAR/USAID, Family Health International (FHI 360) – Burundi cherche des candidat(e)s qualifié(e)s au poste de « Secrétaire Réceptionniste ».

DESCRIPTION DU POSTE

Le / La Secrétaire Réceptionniste exécute une variété de tâches administratives et de bureau. Le poste exige une connaissance des politiques et procédures organisationnelles afin de communiquer des informations concernant les programmes et les services. Les tâches accomplies peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, la bureautique, la compilation de dossiers, l’organisation et le classement des documents, la publication d’informations, l’accueil et l’orientation des visiteurs, la distribution du courrier et la photocopie ainsi que l’inventaire. Au niveau avancé, le / la Secrétaire Réceptionniste peut servir de chef de file ou peut superviser d’autres employés.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Sous la supervision directe du Représentant de FHI 360 Burundi, le / la « Secrétaire Réceptionniste » sera chargé(e) de :

• Orienter tout visiteur du bureau ;
• Réceptionner et faire la distribution du courrier entrant et sortant ;
• Assurer les travaux de dactylographie, de rédaction, de correction, de mise en forme et revue des lettres, des rapports et autres documents ;
• Assister dans la traduction des documents ;
• Faire/superviser les travaux de photocopie et reliure des documents du bureau FHI360 ;
• Faire le classement des documents au secrétariat de la direction, ordonner et organiser les lieux de travail ;
• Assurer le travail de réception : répondre au téléphone, prendre et/ou transférer les coups de fil, accueillir et trier tous les visiteurs au bureau et notifier au staff de leur arrivée ;
• Composer les numéros des correspondants pour le staff quand c’est nécessaire ;
• Configurer et gérer les classements, préparer les rapports, donner des fournitures de bureau aux employés, effectuer la saisie des données, faire la relecture et compiler des rapports spéciaux ;
• Fournir un soutien dans la préparation des lieux de tenue de réunion (Ex. Organisation des salles de conférence, coordination, appui logistique, etc.) ;
• Assurer la gestion des véhicules de FHI 360 affectés au bureau et autres véhicules loués ;
• Faire le suivi de consommation de carburant ;
• Assurer la gestion et suivi des stocks du matériel
• Exécuter d’autres tâches jugées nécessaires par son superviseur.

PROFIL RECHERCHE ET QUALIFICATIONS REQUISES

• Être de nationalité Burundaise ou avoir un permis de travail au Burundi ;
• Avoir au minimum un Diplôme de licence en secrétariat, gestion et administration avec un minimum de 3 ans d’expériences ou dans un domaine connexe ;
• Maîtriser parfaitement le Français et avoir une bonne connaissance de l’Anglais : Etre capable d’écrire / communiquer facilement en anglais et en Français ;
• Etre à l’aise avec l’usage de l’outil informatique notamment : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), e-mail, téléphone, imprimantes, photocopieuse et d’autres outils bureautiques ;
• Être ordonné, avoir les aptitudes à travailler en équipe et maintenir de bonnes relations professionnelles avec les autres membres du staff FHI360 et de ses partenaires ;
• Capacité de rassembler, de recommander et de résumer des données pour des rapports, de trouver des solutions à divers problèmes administratifs et de hiérarchiser les tâches ;
• Avoir une attention particulière aux détails dans la composition, la dactylographie en établissant les priorités et en respectant les délais ;
• Avoir occupé un poste similaire pour une organisation non gouvernementale (ONG) serait un atout.

Cette description de poste résume les principales fonctions du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exercice de ces fonctions.

DEPOT DE CANDIDATURES

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s de postuler en soumettant leur dossier de candidature composé d’un Curriculum Vitae, une lettre de motivation adressée au « Représentant de FHI 360 Burundi » ainsi que les copies certifiées conformes du diplôme ou certificats attestant les qualifications.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au Lundi 05 Mars 2020 à 23h59’.

Date de début de fonction : Aussitôt le processus terminé.