LA DELEGATION DE L'UNION EUROPEENNE RECHERCHE UNE PERSONNE QUALIFIEE POUR UN POSTE DE SECRETAIRE (H/F) DANS LA SECTION ADMINISTRATION DE SON BUREAU A BUJUMBURA
Profil
Secrétaire (H/F) – Section Administration – Agent Local Groupe III – Poste permanent.
Objectif
Exécution de tâches de secrétariat sous la supervision du Chef de Section.
Description des tâches et responsabilités
En qualité de Secrétaire à la Délégation de l'Union européenne à Bujumbura, il/elle se chargera notamment de:
- Rédaction, expédition et classement des courriers entrants et sortants de la section (y compris les notes d'instructions et notes d'exceptions).
- Gestion des signataires entrants et sortants.
- Préparation des bons de commande, collecte des signatures et remise aux fournisseurs puis classement.
- Suivi des dossiers d'appels d'offres (de la publication sur le site web à la signature du contrat) et classement.
- Participation à l'organisation des recrutements au sein de la Délégation.
- Support à la comptabilité, notamment en encodant des dossiers sur base d'instructions appropriées.
- Appui logistique lors de réceptions/événements.
- Gestion de l'agenda du Chef de Section et préparation des salles de réunions.
- Gestion des frais téléphoniques privés de l'ensemble du personnel.
- Gestion des fournitures de bureau pour l'ensemble des sections de la Délégation (y compris la tenue périodique de l'inventaire).
- Organisation logistique et préparation & suivi des dossiers administratifs des membres du personnel, notamment lors de leur arrivée et leur départ définitif.
- Suppléance du poste de l'Assistant Administratif en cas d'absence de son titulaire.
- Suivi des contrats des Agents Locaux et préparation des éventuels avenants.
- Gestion de la mise en œuvre des aspects médicaux pour les Agents Locaux (organisation des visites médicales annuelles, remboursement des frais médicaux,…).
- Rédaction et suivi des Notes Verbales diverses.
- Toutes autres tâches administratives selon les besoins de la section et/ou de la Délégation.
Diplômes et expériences exigés
Le (la) candidat(e) doit avoir:
- Un diplôme du niveau d'études secondaires/humanités au minimum.
- Un diplôme universitaire dans le domaine du secrétariat serait un atout.
- Une expérience d'au moins trois (3) ans en secrétariat bureautique.
- L'expérience dans des entreprises ou organisations internationales serait un atout.
Connaissances:
a) Linguistiques
Excellente connaissance du français lu, écrit et parlé. La connaissance de l'anglais ou autres langues locales serait un atout.
b) Informatiques
Le (la) candidat(e) devra avoir une très bonne connaissance des outils bureautiques de base de Microsoft Office.
Compétences
- Excellent niveau d'organisation et de gestion des priorités.
- Respect des principes d'éthique professionnelle, en particulier au regard de la confidentialité.
- Sens élevé des responsabilités.
- Faisant preuve d'autonomie tout en ayant un bon esprit d'équipe.
- Capacité d'initiative et de flexibilité.
Comment postuler
Les dossiers de candidature doivent comprendre:
Les copies des documents justificatifs relatifs aux diplômes d'études, formations et expériences professionnelles – Attention: en cas de recrutement, les documents originaux devront être présentés sous peine d'exclusion.
La date limite pour déposer votre candidature est le: mercredi 27 novembre 2019 à 17h00.
Les candidatures, obligatoirement sous pli fermé, doivent être déposées directement à la Délégation de l'Union européenne. Attention: les envois par courrier électronique ne seront pas considérés.
Veuillez indiquer sur l'enveloppe:
- Candidature au poste de Secrétaire, Section Administration
- DELEGATION DE L'UNION EUROPEENNE
- A l'attention du Chef d'Administration
- Place de l'Indépendance,
- Bâtiment Old East, 3ème étage.
Les heures d'ouverture de la Délégation sont: du lundi au jeudi de 7h30 à 17h00 et le vendredi de 7h30 à 13h00
Procédure
Les candidats retenus sur base de leur Curriculum Vitae seront invités à passer un examen écrit et technique (sur ordinateur) et, en cas de succès, à avoir un entretien oral. Le candidat final sera recruté sous condition d'une visite médicale confirmant son aptitude à travailler. Une liste de réserve sera établie, le cas échéant.
Après une période d'essai, le contrat de travail sera pour une durée indéterminée (poste permanent). Le niveau salarial dépend du nombre d'années d'expérience dans le domaine exigé. Pour information, le salaire mensuel pour un Agent Local du groupe III ayant trois années d'expérience est de BIF 1 628 340. Des avantages tels qu'un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions. La Délégation de l'Union européenne est un employeur international promouvant l'égalité des chances et est un environnement non-fumeur à l'intérieur de ses bâtiments.
Les candidats qui n'auraient pas été contactés avant le 31 mars 2020 doivent considérer qu'il n'y a pas de suivi positif à leur candidature. La Délégation ne fournira pas d'informations supplémentaires par téléphone. Toute question concernant cette procédure devra être adressée par écrit à l'adresse mentionnée ci-avant.
