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RELANCE_TERMES DE REFERENCES POUR LES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES


Organisation Bibliothèques Sans Frontières
Bailleur Multiples
Date souhaitée de signature de contrat Octobre 2025
Lieu Bujumbura, Burundi

1.Contexte et Description du besoin.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets au Burundi, Bibliothèques Sans frontières invite par ce présent avis d’appel d’offres toutes les entreprises/sociétés à soumettre leur offre portant sur les prestations de service de location de véhicule à longue durée (contrat cadre) pour le transport de son personnel et du matériel à Bujumbura et à l’intérieur du pays.

BSF travaille dans toutes les provinces du pays et les distances à parcourir diffèrent d’une mission à une autre.

L’objectif de cet exercice est d’aboutir à un accord à long terme. Le contrat sera assujetti à une période d’essai de trois (3) mois et sera établi pour une durée d’une année (1) an et renouvelable au plus pendant trois (3) ans sur base d’une grille d’évaluation annuelle portant sur la satisfaction de BSF et sur le bon respect des engagements ; les prix restant invariables durant cette période.

2.Prix de location

Les prix sont fermes et non révisables pendant la période contractuelle d’une année. Il s’agit d’une location journalier carburant et chauffeur inclus. La prise en charge du chauffeur (honoraires, perdiem) ainsi que les autres charges liées au transport routier seront supportées par le prestaire.

  1. Description des pré requis pour chaque véhicule
  • Chaque véhicule fourni sera avec un chauffeur expérimenté et en bonne santé physique et mentale
  • Le véhicule loué devra être en parfait état de marche
  • Des vitres et portières qui ferment
  • Des ceintures de sécurité fonctionnelles
  • La propreté interne et externe est obligatoire
  • Une roue de secours, une trousse en bandage de 1er secours, un câble de remorquage ou corde de traction de 20 mètres, câble de démarrage, clé de roue, triangle, trousse des clés sont exigés pour chaque véhicule à louer

4.Catégories de véhicules 

Les types de véhicules concernés dans le cadre de cette offre sont :

  • Véhicule tous terrains 4X4 (jeep ou double cabine)
  • Véhicule urbain pour les courses en ville
  • Camion de transport des marchandises de trois (3) à dix (10) tonnes (donner le prix pour chaque tonnage dans l’offre)
  1. Présentation de l’offre

Le dossier de soumission doit être composé de :

  1. Partie administrative :
  • Une Lettre de motivation adressée au Représentant Légal de Bibliothèques Sans Frontières au Burundi ;
  • Des preuves de possession des qualifications requises suivantes :
  • Avoir un NIF et un Registre du Commerce ;
  • Être en règle avec l’OBR ;(Fournir une attestation de non-redevabilité)
  • Faire preuve d’expérience à travailler avec les ONGs (Fournir des références professionnelles)

B.Une offre technique :

  • Certificat d’assurance en cours de validité pour chaque Véhicule
  • Certificat de contrôle Technique des Véhicules proposés
  • Liste des Véhicules d’au moins 4 véhicules enregistrés au nom du soumissionnaire (avec copies des cartes grises) aux soumissions
  • Liste des véhicules enregistrés au Nom de tiers, et mis à la disposition du soumissionnaire
  • Fournir une copie d’une convention de mis à disposition des véhicules de tierce établi auprès d’un notaire en cas de sous-traitance
  • Une liste des noms complets et des numéros d’identité des conducteurs,
  • Une copie du permis de conduire des conducteurs

NOTE IMPORTANTE : Un tableau détaillant les éléments suivants doit être en annexe à la liste des véhicules

Type de véhicule Immatriculation Marque Nbre de places Carte grise Année de mise en service Consommation par kilométrage Kilométrage à la date de soumission de l’offre
               
  1. Offre financière détaillant le coût de la location par type de véhicule (carburant et chauffeur inclus)
  1. Agenda
  DATE
Date de re-publication Appel D’Offre 16 septembre 2025
Date limite de soumission des offres

(Date de réception, et non date d’envoi)

 30 septembre 2025
Session d’ouverture des offres par BSF 03 octobre 2025
Notification d’attribution au soumissionnaire retenu 10 octobre 2025
Signature du contrat Mi-octobre 2025

Ce planning est susceptible d’être modifié librement par Bibliothèques sans Frontières selon les contraintes rencontrées.

7.Soumission de l’offre

Les offres seront soit envoyées par dépôt physique dans une enveloppe extérieure non identifiable et scellée au bureau de BSF à l’adresse suivante :

16 Avenue de la mission, ROHERO, Bujumbura ou par mail à l’adresse électronique suivante : candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org    au plus tard le 30 septembre 2025 à 16h30 avec comme objet « Offre pour la fourniture des services de location de véhicules »

Les offres doivent être constituée d’un exemplaire original et envoyées en respectant la date limite.

Les offres parvenues en retard ne seront pas acceptées

8.Langue des offres et procédure 

Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre doivent être rédigés en Français.

9.Notification d’attribution et signature de l’accord cadre

Le soumissionnaire sélectionné sera informé par écrit que son offre a été acceptée (notification d’attribution). BSF enverra au fournisseur sélectionné les documents de l’accord cadre en deux (2) exemplaires originaux pour sa signature, une copie sera pour l’entreprise.

Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus en seront informés par courrier sous 5 jours à compter de la date d’attribution.

Le fournisseur sélectionné devra communiquer le numéro ainsi que les références exactes du compte en banque sur lequel les paiements seront versés.

Si l’attributaire ne renvoie pas le contrat signé sous 5 jours ouvrables, Bibliothèque Sans Frontières peut, après notification, considérer l’attribution comme nulle et non avenue.

Les participants dont l’offre n’aura pas été sélectionnée seront informés par écrit.

Si Bibliothèques Sans Frontières, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires potentiels.

Les soumissionnaires peuvent adresser leurs questions par écrit à l’adresse suivante par e-mail dans la limite des jours calendaires mentionnés au point 6, en y indiquant la référence de publication ainsi que le titre de l’Appel d’Offres.

Tout soumissionnaire qui cherchera à organiser une réunion privée avec Bibliothèques sans Frontières pendant la durée de l’appel d’offres risquera d’être exclu de la procédure d’appel d’offres.

10.Réunion / visite des locaux du fournisseur

Aucune visite ou demande de rendez-vous individuel ne sera acceptée de la part des soumissionnaires potentiels pendant toute la période d’appel d’offre