Appel d’offres local pour “Service de maintenance IT/COM”

Référence:  WW-GVC_Multiproje_IT/COM_Bujumbura/Burundi_2025_DABUR0875

APPEL D’OFFRES (ITB)

Préambule

WeWorld-GVC (WW-GVC) a l’intention de lancer une procédure d’appel d’offres local dans le cadre des plusieurs projets financés par différents bailleurs. Il est prévu que les bailleurs fixent le montant final de la subvention et la verse à WeWorld GVC à l’issue de l’opération sur la base des dépenses présentées et déclarées éligibles. Aucune partie autre que WeWorld GVC ne pourra tirer un quelconque droit de la subvention ou prétendre à son produit. En aucun cas et pour aucune raison que ce soit, le bailleur n’acceptera une demande d’indemnisation ou de paiement directement soumise par les vendeurs de l’organisation humanitaire.

Les procédures appliquées par We World GVC dans le cadre du présent appel d’offres s’inspirent des principes suivants :

– Transparence dans les procédures de passation de marchés ;

– Proportionnalité entre les procédures suivies pour l’attribution des contrats et la valeur des contrats ;

– L’égalité de traitement et la non-discrimination des vendeurs et donateurs potentiels.

A. CONTENU

1. Service à fournir
   • L’objet de l’appel d’offres local est le suivant : contrat cadre des 2 années pour la maintenance IT/COM des appareils/infrastructures de WWGVC

• Veuillez noter que WeWorld GVC n’est pas tenu d’acheter tous les services. Les services seront achetés par l’organisation en fonction de ses besoins.

1.1 Le service doit être conforme aux spécifications techniques énoncées à l’annexe IV – TDR et se conformer à tous égards aux descriptions techniques et à toutes les autres instructions.

2. Calendrier

3. Soumission des offres

   3.1 Les offres doivent être soumises avant la date et l’heure limites 11/03/2025 à 16 :30 telles que spécifiées dans le calendrier ci-dessus (en cas d’envoi par la poste, le cachet de la poste attestera de la date) et doivent inclure les documents énumérés ci-dessous. Elles doivent être envoyées ou remises en main propre à l’adresse suivante :

To:        WW-GVC

Boulevard Melchior Ndadaye 74, Mukaza, Bujumbura

3.2 Toutes les offres doivent être soumises en un seul exemplaire original. Les soumissionnaires doivent signer et apposer leur cachet sur toutes les pages des documents de l’appel d’offres, y compris les annexes requises. La non-présentation de tous les documents requis peut entraîner l’exclusion de la procédure.

3.3 Toutes les offres, y compris les annexes et les documents justificatifs, doivent être présentées dans une enveloppe scellée portant uniquement :

• L’adresse mentionnée ci-dessus ;
• La référence de cette procédure d’appel d’offres : WWGVC_Multiproje_IT/COM_Bujumbura/Burundi_2025_DABUR0875
• Le nom du soumissionnaire3.4 Deux enveloppes séparées doivent être présentes dans l’enveloppe principale.

1. Une contenant les documentations administratives et techniques telles que spécifiées dans l’art. 3.5 – section 1 et section 2
2. La seconde doit contenir UNIQUEMENT l’offre financière telle que spécifiée dans l’art. 3.5 – section 3

3.5 Toutes les offres soumises doivent être conformes aux exigences de l’appel d’offres et comprendre les documents suivants, dûment signés et tamponnés :

1. 1. DOCUMENTATION ADMINISTRATIVE

• Un relevé bancaire attestant de la propriété d’un compte bancaire commercial
• La présentation des bilans ou d’extraits de bilans pour au moins les deux dernières années pour lesquelles les comptes ont été clôturées. Informations concernant tout litige en cours dans lequel le soumissionnaire est impliqué ;
  f. Copies des pièces d’identité des représentants légaux
  g. Attestation d’identité fiscale valide
  h. Attestation de non faillite
  i. Attestation d’enregistrement à la TVA en cours de validité
  j. Inscription au registre du commerce

2. DOCUMENTATION TECHNIQUE

• Profil de la société
• Annexe VI – expériences précédentes
• Annexe IV – remplir le formulaire de demande d’informations avec des détails techniques
• Composition du staff technique dédié
• Liste de l’outillage technique de propriété de la société

3. OFFRE FINANCIERE
   k. Annexe V – Offre économique

B. CONDITIONS GÉNÉRALES

4. Eligibilité

4.1 La participation à l’appel d’offres est ouverte, à égalité de conditions, aux personnes physiques et morales ayant une expérience confirmée dans la fourniture de services similaires.

4.2 L’autorité contractante exclura de la participation à la procédure de passation de marché les soumissionnaires qui ne sont pas en mesure de signer les annexes I, II et III du présent appel d’offres.

4.3 Pour pouvoir participer à cet appel d’offres local, les soumissionnaires doivent être en mesure d’émettre des factures régulières et déclarer qu’ils respectent les conditions générales énoncées dans le présent appel d’offres et ses annexes.

4.4 Le Soumissionnaire fournira toute information détaillée demandée par les Bailleurs, l’Administration contractante, la Commission européenne, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et la Cour des comptes, le Bailleur et par tout autre organisme extérieur qualifié choisi par le Bailleur ou par l’Administration contractante aux fins de vérifier la bonne exécution des activités mises en œuvre dans le cadre du présent contrat. Le soumissionnaire autorise donc l’Administration contractante, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), les bailleurs de fonds, les tiers et la Cour des comptes à effectuer les contrôles documentaires et sur place jugés nécessaires par les autorités susmentionnées.

4.5 La nationalité du soumissionnaire doit figurer parmi les pays éligibles, tels que listés dans l’annexe A2a du PRAG 2018, publié sur le site web d’Europeaid.

4.6 Le marché ne sera pas attribué aux soumissionnaires qui, au cours de la procédure de passation de marché :

(a) font l’objet d’un conflit d’intérêts

(b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les informations requises par l’organisation humanitaire comme condition de participation à la procédure de passation de marché ou n’ont pas fourni ces informations.

4.7 WW exclura de la participation à une procédure de passation de marché les soumissionnaires qui se trouvent dans l’un des cas suivants :

• Ils sont en état ou font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;
• Ils ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle ;
• Ils ont commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que WW peut justifier
• Ils n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou celles du pays où le marché doit s’exécuter ;
• Ils ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés ;
• Qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs conditions contractuelles.4.8 Les candidats ou soumissionnaires doivent certifier par tout moyen pertinent qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations énumérées ci-dessus.

5. Langues des offres
   • Le langage de l’appel d’offre est Français.
   • Les offres, toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’appel d’offres échangés par le soumissionnaire et l’autorité contractante peuvent être rédigés dans la langue locale ; dans ce cas, aux fins de la procédure d’appel d’offres, leur traduction en français par l’autorité contractante prévaudra.

6. Période de validité
   • Les soumissionnaires sont liés par leurs offres pendant une période de 60 jours à compter de la date limite de soumission des offres.
   • Le soumissionnaire retenu sera lié par l’offre pendant une période supplémentaire de 30 jours à compter de la réception de la notification indiquant que le soumissionnaire a été sélectionné.
   • Si la validité de l’offre expire en raison de circonstances imprévues, WW-GVC demandera par écrit au(x) candidat(s) ou soumissionnaire(s) de prolonger la validité de leurs offres sans changer/modifier leurs prix. Si le candidat ou le(s) soumissionnaire(s) demande(nt) de modifier les prix proposés, WW-GVC se réserve le droit d’annuler l’offre du candidat ou du soumissionnaire.
   • Dans des circonstances exceptionnelles, avant l’expiration de la période de validité des offres, WW-GVC peut demander par écrit aux soumissionnaires de prolonger la période de validité de leurs offres. Le soumissionnaire doit confirmer par écrit son acceptation de la prolongation. En cas de prolongation, la modification de l’offre n’est pas autorisée.

7. Currency and pricing
   • Les prix de l’offre doivent être exprimés en BIF.
   • Les prix seront indiqués TVA EXCLUE. La TVA doit être indiquée séparément.
   • Le prix doit inclure les taxes locales.
   • Les prix seront considérés comme fixes et valables pour toute la durée du contrat jusqu’à l’exécution complète de la livraison. Aucun supplément de prix, de quelque nature et de quelque type que ce soit, ne sera accepté par l’autorité contractante.
   • Les quantités et/ou la valeur de l’offre peuvent être augmentées ou diminuées jusqu’à 25% par le pouvoir adjudicateur – avant communication écrite – sans modifier le prix unitaire dans l’offre.
   • Le prix comprendra tous les couts associés nécessaires à la réalisation des services (par exemple les couts, les droits, les taxes, etc.).
   • Le soumissionnaire supportera tous les couts liés à la préparation et à la soumission de son offre, et WWGVC ne sera pas responsable de ces couts, quel que soit le déroulement ou l’issue de la procédure d’appel d’offres.
   • Les prix soumis par tout soumissionnaire seront vérifiés pour des erreurs arithmétiques et pour ce qui pourrait être considéré comme des taux déraisonnables au cours de l’évaluation. Lorsque des erreurs sont identifiées, une ou plusieurs des mesures suivantes peuvent être prises :
8. Si des taux sont considérés comme irréalistes ou déraisonnables, ils peuvent être modifiés d’un commun accord, à condition que le montant de l’offre ne soit pas modifié.
9. Si des erreurs arithmétiques sont détectées dans une offre par ailleurs acceptable et que le soumissionnaire, après en avoir été informé, est prêt à confirmer son offre, et si le soumissionnaire se voit attribuer le marché par la suite, l’offre sera modifiée pour refléter la différence.
10. Il est rappelé au soumissionnaire qu’il est entièrement responsable de l’exactitude de son offre. Aucune modification ne sera apportée à l’offre après sa soumission en raison d’erreurs arithmétiques découvertes ultérieurement sauf dans les cas prévus ci-dessus.

8. Propriété des documents d’appel d’offres
   • L‘autorité contractante reste propriétaire de toutes les offres reçues dans le cadre de la présente procédure locale d’appel d’offres ; par conséquent, les soumissionnaires n’ont aucun droit à ce que leur dossier d’appel d’offres leur soit renvoyé.
9. Sous-traitance

Ou NA – la sous-traitance pour ce marché n’es pas autorisée.

10. Une seule offre par soumissionnaire
    • Chaque soumissionnaire ne peut présenter qu’une seule offre par marché. Un soumissionnaire qui soumet ou participe à plus d’une offre par marché entraînera le rejet de toutes les offres auxquelles il participe.

11. Obtention et complétion du dossier d’appel d’offres
    • Les soumissionnaires qui n’ont pas obtenu le dossier d’appel d’offres directement auprès de WWGVC seront rejetés lors de l’évaluation.
    • Le soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres. Le fait de ne pas fournir toutes les informations ou tous les documents requis par le dossier d’appel d’offres peut entrainer le rejet de l’offre.

12. Modification du dossier d’appel d’offres
    • À tout moment avant la date limite de soumission des offres, WWGVC peut modifier ou annuler le dossier d’appel d’offres en informant les soumissionnaires par écrit.
    • Afin de donner aux soumissionnaires potentiels un délai raisonnable pour tenir compte d’une modification ou d’une annulation dans la préparation de leurs offres, WW GVC peut, à sa discrétion, prolonger la date limite de soumission des offres.

13. Délai d’exécution
    • Le délai de mise en œuvre du/des service(s) faisant l’objet du présent contrat test ficé dans le tableau suivant :