POSTE: Supply Chain/Procurement Assistant - Burundi

MISSION: 

Le Supply Chain travaille en étroite collaboration avec ses collègues des programmes, de la logistique et des finances pour assurer que les équipes disposent des biens, du matériel et des services dont elles ont besoin pour apporter leur soutien aux communautés touchées par les déplacements dans tout le Burundi. Il (elle) travaille sous l'étroite supervision du Program Support Officer pour répondre aux besoins des équipes de programme, suivre les demandes liées aux achats et assurer la conformité avec la réglementation de la DRC.

IL (elle) sera une personne autonome, capable de comprendre et de mettre en œuvre les règles et les réglementations relatives aux marchés publics, mais aussi de fournir un travail de qualité de manière cohérente et en temps voulu- en mettant l'accent sur l'optimisation des ressources.

Bien que son travail soit principalement axé à Rutana, il (elle) aura l'occasion de travailler sur l'ensemble des opérations de DRC à Bujumbura. Si il (elle) est un bon communicateur et que il (elle) a envie d'apprendre, nous pouvons vous former aux nouveaux systèmes, vous coacher pour vous améliorer et vous mettre au défi de vous développer professionnellement.

DESCRIPTION DU POSTE :

• Fournir tous les services, matériels et équipements commandés par les programmes conformément au Manuel d'opérations de la DRC et de manière opportune, efficace et transparente, afin d'optimiser les ressources.

• Préparer les documents pertinents pour l'acquisition de biens et de services

• Participer à l'évaluation des offres et des propositions et s'assurer que le rapport d'évaluation des offres, l'évaluation technique, le procès-verbal des négociations et le contrat négocié pour la sélection des consultants contiennent tous les faits et informations nécessaires pour justifier les recommandations formulées dans le rapport. Participer à l'évaluation des offres et des propositions et s'assurer que le rapport d'évaluation des offres, l'évaluation technique, le procès-verbal des négociations et le contrat négocié pour la sélection des consultants contiennent tous les faits et informations nécessaires pour justifier les recommandations formulées dans le rapport. S'assurer que toutes les fournitures / matériels nécessaires à la mise en œuvre des programmes suivent un plan de travail et un calendrier précis en termes de demande et de livraison sur les sites de mise en œuvre• Veiller à ce que toutes les commandes soient suivies depuis le point de planification et la demande jusqu'à la réception finale et le paiement ; faire circuler le système de suivi des achats à la direction et au personnel du programme sur une base hebdomadaire. Veiller à ce que tous les documents soient classés de manière appropriée pour les audits futurs.

• Rechercher constamment sur le marché de nouveaux fournisseurs susceptibles d'offrir un meilleur service ou un meilleur rapport qualité-prix pour la DRC, vérifier les informations relatives aux fournisseurs et tenir une liste des fournisseurs enregistrés pouvant être utilisés pour les achats réguliers et d'urgence.

• Respecter le code de conduite de la DRC dans toutes les activités d'achat et mettre en œuvre des mesures de prévention de la corruption en collaboration avec le responsable de la logistique et des achats de la région.

• Soutenir l'élaboration d'accords d'achat avec les fournisseurs pour les biens et services utilisés régulièrement, suivre ces accords et surveiller les dates d'expiration prochaines à temps pour que les accords fassent l'objet d'un nouvel appel d'offres.

• Envoyer des rapports mensuels (suivi des contrats, suivi des achats, suivi des locations, rapport narratif) au Program Support Officer 

• Participer à l'identification de nouveaux locaux pour la DRC qui pourraient servir de : Bureaux, entrepôts, Guest House et soutien à la rédaction de contrats de bail, et suivi avec les bailleurs.

 EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

• Diplôme/Certificats ou une accréditation dans les cours sur la chaîne d'approvisionnement

• 1 an d'expérience en gestion de la chaîne d'approvisionnement

• Expérience des procédures et de la documentation relatives aux marchés publics

• L’expérience du secteur des ONG, en particulier dans les contextes internationaux et humanitaires

• Expérience de l'exploitation d'un système de planification des ressources d'entreprise Capacité et volonté de maintenir une présence régulière sur les sites des projets (sites éloignés / de terrain) et de travailler pendant des heures de travail irrégulières et dans des environnements peu sûrs

• De solides compétences interpersonnelles, de communication et de négociation - des personnes motivées, capables de prendre des initiatives et de proposer des solutions, résistantes, positives et capables de travailler de manière indépendante.

• Doit avoir des compétences informatiques de base.

• De solides compétences interpersonnelles, interculturelles et de communication

• Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite) 

• Maîtrise du Français la connaissance de l’Anglais et des langues parlées au Burundi sont des atouts.  

Expérience de travail avec les partenaires nationaux, les autorités locales / gouvernementales et les organisations des humanitaire.