Termes de référence pour le recrutement d’un cabinet de consultants ou d’un consultant indépendant pour appuyer l’équipe du projet dans l’élaboration d’un règlement de gestion d’une caisse de fonctionnement du COSA dans la zone d’intervention du projet TWIVUZE TWESE : provinces de Bujumbura, Cibitoke, Kayanza, Ngozi, Muramvya et Rumonge.

1  Contexte et justification

1.1 WeWorld-GVC

WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne œuvrant depuis 1971 dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. Présente dans 27 pays, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d’assistance suivants : aide humanitaire (prévention, secours d’urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l’eau, à la santé et à l’hygiène, à l’éducation, au volontariat international, etc. WeWorld-GVC travaille principalement avec les filles, les garçons, les femmes et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté pour un monde plus juste et plus inclusif. WeWorld-GVC est présent au Burundi depuis 1995 et actuellement actif dans 13 des 18 provinces du pays. Au cours de ces 25 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (UNICEF, PAM, Ambassade des Pays-Bas, DUE, UNHCR), WeWorld-GVC a réalisé des actions dans le secteur de la santé, nutrition, sécurité alimentaire, énergies renouvelables et EHA.

1.2 Projet TWIVUZE TWESE

Le Projet « TWIVUZE TWESE – Appui à la stratégie de santé communautaire burundaise » est financé par l’Union européenne et mis en œuvre par un consortium d’ONG : WeWorld-GVC (chef de file), COPED et IADH dans 6 provinces du Burundi à savoir Bujumbura, Cibitoke, Kayanza, Muramvya et Rumonge.

C’est une mesure d’appui au renforcement de la stratégie de financement de la santé, de l’efficience de la gestion communautaire et de la redevabilité du système de santé Burundais. En effet, le projet vise à contribuer à la résilience du système de santé communautaire par la mise en œuvre d’une stratégie efficace et inclusive définie par la participation active de la population et des organes communautaires pour assurer une cogestion durable du système de soins de santé primaires dans la zone d’intervention.

Plus spécifiquement, l’action vise :

• Le renforcement des COSA et des GASC en gestion administrative et financière des centres de santé et autour des activités de mutualisation du risque maladie.
• L’appui à la révision des politiques et stratégie de financement communautaire et leur mise en place dans les provinces et mobilisation de la communauté pour une adhésion massive au mouvement mutualiste.
• La mise en place d’un système d’autofinancement durable, efficient et efficace répondant aux besoins de fonctionnement des COSA.

1.3 Comités de Santé (COSA)

Selon le manuel des procédures en santé communautaire au Burundi[1] en vigueur, le comité de santé est l’organe de gestion du CDS. Ses membres sont démocratiquement élus par la communauté. Cet organe est chargé de la cogestion du CDS en collaboration avec le titulaire du centre de santé. En plus, les membres du COSA doivent faire la promotion auprès de leur communauté respective pour que celle-ci utilise les services et soins disponibles. Il joue l’interface entre les professionnels de santé et la communauté. Les personnes élues représentent la population de l’aire de responsabilité du CDS. Le mandat des membres du COSA est de cinq ans renouvelables une fois.

Les membres du COSA remplissent une mission sociale et communautaire dans le cadre de l’approche participative et aucun avantage matériel n’est lié à cette fonction volontairement acceptée sauf une motivation « symbolique » qui pourrait éventuellement être appliquée au niveau du CDS. Néanmoins, en ce qui concerne les mécanismes et les sources de financement des activités liées au fonctionnement du COSA, le manuel des procédures en santé communautaire en vigueur ne donne pas de précisions.

A travers le projet TWIVUZE TWESE, une étude d’identification des mécanismes de financement pérennes et efficaces des COSA[2] vient d’être menée et cette dernière a proposé trois mécanismes   à savoir : (i) le financement par les recettes du FOSA, (ii) le financement par les Mutuelles de Santé et (iii) le financement par les AGR.

Dans le cadre du renforcement des COSA et dans le but que les membres des COSA soient en mesure d’assurer pleinement leurs tâches sans en devoir supporter le poids financier à titre personnel (frais de transport, déplacement, photocopies, matériel de bureau, etc.) WeWorld-GVC envisage tester les trois mécanismes de financement cités ci-haut. En outre, en attendant la mise en place effective de ces mécanismes, il est prévu d’accorder une dotation de démarrage aux différents COSA de la zone d’action du projet.  Dans le respect de la nature volontaire de l’engagement de ses membres élus, en tenant compte d’autre part de la nécessité de les motiver, et en considération du manque d’un mécanisme clair de financement des COSA, il est nécessaire de définir un cadre de gestion qui garantisse :

• La possibilité, pour chaque membre de la communauté, de poser sa candidature et de s’engager indépendamment de sa condition économique.
• La possibilité d’un déroulement correct des activités du COSA indépendamment de la disponibilité financière de ses membres
• D’éviter que le statut de membre du COSA puisse être détourné vers des avantages personnels déliés de la mission
• De minimiser les résistances et les conflits lors de la passation entre membres sortants et entrants (en cas de fin de mandat ou cessation des prestations).

Pour cela, et dans un souci de pérennisation et durabilité, il faut définir les modalités de versement et de gestion des fonds de fonctionnement en provenance du projet, ainsi que les intrants futurs, indépendamment de la source.

C’est dans ce cadre que WeWorld-GVC recherche un consultant national qui appuiera l’équipe du projet dans la définition et la mise en place d’un cadre de gestion efficace et rationnelle d’une caisse de fonctionnement des COSA.

2 Objectifs de l’étude

2.1 Objectif général

Contribuer au financement pérenne et efficace du fonctionnement des COSA.

2.2 Objectifs spécifiques

• Définir les procédures de création et de gestion rationnelle et efficace d’une caisse de fonctionnement COSA
• Elaborer un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) de la caisse de fonctionnement des COSA.
• Proposer des formats de mémorandum d’entente entre WWGVC et chacune de partie prenantes en ce qui est des mécanismes de financement des COSA à tester (MSPLS, MUSA, Mutuelles de santé, Groupements d’AGR existantes)
• Définir la procédure d’adhésion des COSA à la phase de test des financements via le projet Twivuze Twese
• Définir et proposer le cadre légal idéal pour la constitution des COSA comme personnes morales, afin de faciliter leur intégration dans des AGR existantes ou futures
• Définir les mécanismes de redevabilité et de contrôle de la caisse durant le projet et en vue de la pérennisation
• S’assurer que la caisse de fonctionnement vienne renforcer l’exécution du cahier de charge de COSA selon le manuel des procédures de santé communautaire.

3 Missions du consultant et collaboration avec l’équipe du projet.

Le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du projet ; il ou elle aura comme rôle

• De proposer une méthodologie de travail qui sera affinée avec l’équipe de projet
• D’entretenir des réunions régulières avec l’équipe du projet afin d’harmoniser son travail avec la définition des mécanismes de financement des COSA portée par l’équipe
• D’élaborer un ROI de fonctionnement de la caisse du COSA
  • Cohérent avec le manuel des procédures en santé communautaire en vigueur
  • Rédigé dans un langage simple et compréhensible par toutes les parties prenantes (et les membres des COSA en particulier)
• D’élaborer un format de MoU entre WWGVC et le MSPLS et l’autre avec les acteurs mutualistes sur les mécanismes de financement.
• Présenter les livrables lors de l’atelier de validation final

L’équipe du projet aura comme mission de

• Fournir au consultant les informations techniques sur le projet
• Le mettre à jour sur les avancements pertinents
• Faciliter les contacts nécessaires avec les parties prenantes à tous les niveaux
• S’assurer du respect des consignes pour la consultance tout en fournissant des feed-back ponctuels pour en favoriser le bon avancement
• Organiser l’atelier de validation final

4 Livrables

Les documents suivants doivent être rédigés par le Consultant/cabinet de consultance :

4.1 Le rapport de démarrage (Inception report)

Ce rapport est à livrer au commanditaire à la suite de la revue documentaire (documents du projet, documents nationaux existants et études déjà réalisées sur la santé communautaire) et échanges avec les partenaires clés du projet et du secteur (afin de capitaliser sur les pratiques, expériences et leçons apprises passées ou en cours) et à valider au cours d’une réunion de cadrage méthodologique avec l’équipe du projet. Le rapport de démarrage devra présenter la conception et la méthodologie envisagées pour atteindre les objectifs susmentionnés.

Il comprendra également le chronogramme daté, et les outils.  Un calendrier détaillé incluant la date de remise du rapport de démarrage devra également être fourni. Ce rapport sera rendu au plus tard 10 jours après la signature du contrat et avant la réunion de cadrage méthodologique.

4.2 Documents provisoires : ROI de la caisse de fonctionnement du COSA et les formulaires de MoU (1 avec le MSPLS et 1 autre avec les acteurs mutualistes)

Le document provisoire du ROI   doit être soumis à l’équipe du projet   WeWorld-GVC dans les 20 jours après signature du contrat afin d’émettre leur observations et commentaires et enrichir le document.

La version provisoire des deux MoU doit être soumise à l’équipe du projet   WeWorld-GVC dans les 30 jours après signature du contrat afin d’émettre leur observations et commentaires et enrichir les documents.

4.3 Document final du ROI de la caisse de fonctionnement du COSA.

Un document final intégrant les observations de l’équipe du projet et ceux de l’atelier de validation avec le MSPLS sera produit dans 07 jours

5 Chronogramme estimatif

6 Qualifications du consultant

Le profil du prestataire peut être : un Consultant indépendant ou un cabinet d’études.

Le Consultant principal à cette étude évaluative doit réunir des préalables suivants :

• Un diplôme supérieur en droit ;
• Excellentes compétences en rédaction des règlements d’ordre intérieur des associations ;
• Expérience dans la gestion des associations ;
• Bonne capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
• La connaissance des mécanismes et des enjeux dans le domaine de l’économie de la santé spécifiques au contexte Burundais sera considérée comme un atout

7 Documents constitutifs de l’offre

Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent fournir les préalables suivants :

7.1 Offre technique

La partie technique de l’offre doit inclure une référence à la faisabilité estimée du cahier des charges. Elle doit également comprendre une brève description de la conception générale et de la méthodologie de travail. Le Consultant ou le cabinet devra proposer un plan de travail détaillé / une éventuelle adaptation du plan de travail faisant apparaître clairement les différentes phases de du travail (maximum cinq pages). Le Consultant devra fournir au moins trois preuves ou des exemples des études similaires ou des références antérieures.

7.2 Offre financière

La partie financière (sous format EXCEL) doit comprendre une proposition de budget complet de la mission. Elle doit indiquer les coûts par Homme-jour (plus la taxe sur la valeur ajoutée – TVA, le cas échéant), le nombre de jours de travail proposés et les autres coûts (indemnités journalières comprenant les honoraires du consultant, les frais de logement, les frais de transport, etc.)

Toutefois, le consultant doit indiquer séparément les taxes auxquelles il est soumis et reste seul responsable de cette déclaration. WeWorld-GVC prélèvera les impôts à la source. Une preuve d’inscription professionnelle et fiscale est également requise (par exemple, le numéro d’identification fiscale (NIF) du Consultant/cabinet de consultance).

8 Critères de sélection du consultant

9  Du mode de soumission, date limite

Les offres doivent seulement être soumises par courriel, portant la mention : « Offre pour le le recrutement d’un cabinet de consultants ou d’un consultant indépendant pour appuyer l’équipe du projet dans l’élaboration d’un règlement de gestion d’une caisse de fonctionnement du COSA dans la zone d’intervention du projet TWIVUZE TWESE : provinces de Bujumbura, Cibitoke, Kayanza, Ngozi, Muramvya et Rumonge. » au plus tard le 02/08/2024 à 17h00 (heure de Bujumbura).

 Aucune offre ne sera acceptée après cette date et heure.

Les candidats intéressés par cette offre doivent postuler uniquement en ligne à l’adresse ci-dessous bertin.mulumuna@weworld.it

et copier à alfredo.caprotti@weworld.it

Pour toutes questions prière écrire aux adresses ci-haut.

 [1] Manuel des procédures de santé communautaire au Burundi, MSPLS, mai 2021

[2] Etude d’identification des mécanismes de financement efficace et pérennes des COSA dans les provinces du Bujumbura, Cibitoke, Kayanza, Ngozi, Muramvya et Rumonge ; WeWorld-GVC, mai 2024