TERMES DE RÉFÉRENCES POUR LE RECRUTEMENT D’UN DEVELOPPEUR DE LA PLATEFORME DES DOSSIERS JUDICIAIRES
Bibliothèques Sans Frontières
TERMES DE RÉFÉRENCES POUR LE RECRUTEMENT D’UN DEVELOPPEUR DE LA PLATEFORME DES DOSSIERS JUDICIAIRES
REF : PLATEFORME/NUM/JUSTICE/UE/01
1. INFORMATIONS GÉNÉRALES
1.1. Pays partenaire
1.2. Pouvoir adjudicateur
1.3. Informations utiles concernant le pays
1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné
1.5. Programmes connexes et autres activités des donateurs
2. OBJECTIFS ET PRODUITS ATTENDUS
2.1. Objectif général
2.2. Objectif(s) spécifique(s)
2.3. Produits attendus de la part du contractant
3. HYPOTHÈSES ET RISQUES
3.1. Hypothèses sous-tendant le projet
3.2. Risques
4. CHAMP D’INTERVENTION
4.1. Généralités
4.2. Activités spécifiques
4.3. Gestion du projet
5. CALENDRIER
6. EXIGENCES
6.1. Personnel
6.2. Bureaux
6.3. Moyens à mettre à disposition par le contractant
6.4. Équipement
7. RAPPORTS
7.1. Exigences en matière de rapports
7.2. Présentation et approbation des rapports
8. SUIVI ET ÉVALUATION
8.1. Définition d’indicateurs
8.2. Exigences particulières
9. CAHIER DE CHARGE DU DEVELOPPEMENT DE LA PLATEFORME DES DOSSIERS JUDICIAIRES
10. INSTRUCTUCTION AUX SOUMISSIONNAIRES
10.1. Offre technique
10.2. Offre financière
10.3. Période de validité des offres
10.4. Informations complémentaires avant la date limite de soumission des offres
10.5. Soumission des offres
10.6. Modification ou retrait des offres
10.7. Frais inhérents à la préparation des offres
10.8. Propriété des offres
10.9. Évaluation des offres
10.10. Confidentialité
10.11. Clauses déontologiques/Pratiques de corruption
10.12. Signature du (des) contrat(s)
1.1. Pays partenaire
Burundi.
1.2. Pouvoir adjudicateur
Organisation Non Gouvernementale (ONG) Bibliothèques sans Frontières (BSF)
1.3. Informations utiles concernant le pays
Le Burundi est un pays situé à cheval entre l’Afrique de l’Est et l’Afrique centrale. Il est frontalier au nord avec le Rwanda, au Sud et à l’Est avec la Tanzanie et à l’Ouest avec la République Démocratique du Congo (RDC). Sa superficie est de 27.834 km2 incluant la surface des eaux territoriales. Il est situé à 3°22’ 34’’ de latitude sud et a 29°21’36’’ de longitude Est.
C’est un pays où la digitalisation des services publics est une composante importante pour une gestion efficace et transparente.
Cette volonté se matérialise à travers une vision d’un Burundi émergent en 2040 et développé en 2060.
En outre, dans sa vision globale de moderniser l’administration publique, le Gouvernement du Burundi a mis en place un secrétariat Exécutif des TIC avec pour mission d’accompagner les institutions publiques et de coordonner toutes les initiatives dans ce domaine.
1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné
Le secteur de la justice au Burundi fait face à une forte nécessité de digitalisation de ses services, et notamment concernant l’informatisation des services judiciaires, administratifs, pénitentiaires et des administrations personnalisées et une modernisation de l’archivage, deux activités identifiées comme prioritaires par la Stratégie Sectorielle du Ministère de la Justice (2021-2027).
Pour répondre à ces besoins, la composante Numérisation du Programme d’Appui au Secteur de la Justice au Burundi mise en œuvre par l’ONG Bibliothèques Sans Frontières et financée par l’Union Européenne est en cohérence avec les initiatives et politiques déjà mises en place :
Concrètement, dans le cadre de la Composante Numérisation, Bibliothèques Sans Frontières mène une intervention de 36 mois visant à :
Cette intervention de BSF contribuera à rendre les services judiciaires accessibles aux justiciables, de renforcer la redevabilité, l’amélioration de la qualité des services et la célérité des procédures judiciaires.
1.5. Programmes connexes et autres activités des donateurs
La Numérisation est l’une des 3 composantes du programme d’Appui au Secteur de la Justice du Burundi qui est financée par la Délégation de l’Union Européenne au Burundi pour une période de trois ans qui est exécutée par L’ONG Bibliothèques Sans Frontières (BSF).
2.1. Objectif général
L’objectif général de la prestation est de contribuer à la digitalisation des services judiciaires du Burundi.
2.2. Objectif(s) spécifique(s)
Les objectifs spécifiques de la prestation sont les suivants :
2.3. Produits attendus de la part du contractant
Les produits attendus de la prestation sont les suivants :
Produit 1 : Un prototype de la plateforme de digitalisation des dossiers judiciaires de 7 juridictions et 4 parquets ciblés par le projet conformément au cahier de charge élaboré par le pouvoir adjudicateur est proposé ;
Produit 2 : Une plateforme offline de digitalisation des dossiers judiciaires de 7 juridictions et 4 parquets ciblés par le projet est développée ;
Produit 3 : Les capacités des équipes techniques de BSF et celles des parties prenantes sur l’utilisation et la maintenance de la plateforme de digitalisation des dossiers judiciaires sont renforcées.
3.1. Hypothèses sous-tendant le projet
Les partenaires et les administrations judiciaires se sentent engagés et impliqués dans le projet et soutiennent la mise en œuvre des activités à travers une participation directe.
3.2. Risques
Difficultés administratives pour livrer, dédouaner et déployer les outils numériques innovants à leur arrivée au Burundi.
4.1. Généralités
4.1.1. Description de la mission
La mission consiste à développer une plateforme offline efficace et adapté pour la numérisation des dossiers judiciaires de 7 juridictions et 4 parquets du Burundi appuyés par le programme d’Appui au Secteur de la Justice au Burundi - Composante Numérisation mis en œuvre par l’ONG Bibliothèques Sans frontières.
La plateforme offline à développer permettra l’archivage digital des dossiers judicaires sur base d’un cahier des charges exhaustif élaboré par le pouvoir adjudicateur.
Il est attendu que le développeur collecte toutes les informations additionnelles le cas échéant auprès des potentiels utilisateurs et gestionnaires du projet pour prendre connaissance du contexte. Il pourra également visiter les juridictions et parquets ciblés par le projet.
Avant le développement proprement dit, le développeur proposera au pouvoir adjudicateur un prototype de plateforme pour validation. Le développeur aura également la tâche de former les équipes BSF ainsi que les membres clés des services techniques et centraux du Ministère de la Justice sur la maintenance de la plateforme.
La description générale du projet et ses enjeux, les utilisateurs (Personnes) et leurs parcours cibles ainsi qu’un cadrage technique de la solution attendue avec une proposition d’architecture sont dans le cahier de charges détaillé au point 9 des présents Termes de Référence.
4.1.2. Zone géographique à couvrir
Burundi (dans les provinces judiciaires de Bujumbura Mairie, Mwaro, Muramvya, Bubanza et Cibitoke).
4.1.3. Groupes cibles
• 7 juridictions et 4 parquets.
4.2. Activités spécifiques
Toutes les activités du présent marché de service tournent au tour du développement de la plateforme de digitalisation des dossiers judiciaires des juridictions et parquets ciblés par le programme d’Appui au Secteur de la Justice -Composante Numérisation.
Les détails sont dans le cahier de charges développé au point 9 des présents Termes de Référence.
4.3. Gestion du projet
4.3.1. Organe responsable
L’organe responsable de la gestion du présent marché de services est la Direction Numérique de BSF avec l’appui de l’équipe projet et de coordination de la mission de BSF au Burundi.
4.3.2. Structure de gestion
La gestion du présent marché est confiée à la Direction Numérique de BSF.
Par une notification adressée dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de prolongation détaillée, le gestionnaire du projet, après consultation appropriée du pouvoir adjudicateur, accorde s’il y a lieu la prolongation considérée comme justifiée, pour l’avenir ou avec effet rétroactif, ou fait savoir au contractant qu’il n’a pas droit à une prolongation.
4.3.3. Moyens à mettre à disposition par le pouvoir adjudicateur et/ou d’autres parties
| DATE | HEURE | |
| Date limite à laquelle les demandes d’éclaircissements doivent être adressées au pouvoir adjudicateur | Procédures simplifiées : 15 jours avant la date limite de soumission des offres | Sans objet |
| Date limite à laquelle le pouvoir adjudicateur doit répondre aux demandes d’éclaircissements | 8 jours avant la date limite de soumission des offres | Sans objet |
| Date limite de soumission des offres | 30 jours calendaires après la publication | 23H59min |
| Entretiens (le cas échéant) | Dans les 5 suivant la clôture du dépôt des offres' | |
| Date de clôture de l’évaluation des offres techniques | Dans les 10 jours suivant la clôture du dépôt des offres' | |
| Notification de l’attribution | Dans les 30 jours après la date limite de soumission des offres' | |
| Signature du contrat | Dans les 45 jours après la date limite de soumission des offres' | |
| Date de commencement | Dans les 45 jours après la date limite de soumission des offres' |
6.1. Personnel
Veuillez noter que les fonctionnaires et autres membres du personnel de l’administration publique du pays partenaire ou d’organisations internationales/régionales établies dans ce pays ne seront autorisés à travailler en qualité d’experts que si cela est dûment justifié. La justification doit figurer dans l’offre. Elle doit comporter des informations relatives à la valeur ajoutée apportée par l’expert concerné ainsi que la preuve de son détachement ou de son congé de convenance personnelle.
6.1.1. Qualifications et compétences du développeur principal de la plateforme des dossiers judiciaires.
Les compétences requises pour développer la plateforme des dossiers judiciaires sont celles d’un(e) consultant(e) / Maison / Bureau de consultance remplissant les conditions suivantes :
6.1.2. Autres experts, personnel de soutien et appui technique
Les CV des experts autres que les experts principaux ne doivent pas être inclus dans l’offre mais le soumissionnaire devra démontrer que les experts auxquels il fait appel ont le profil requis. Le contractant choisira et engagera d’autres experts, selon les besoins. Les procédures suivies par le contractant pour le recrutement de ces autres experts doivent être transparentes et reposer sur des critères définis au préalable, notamment les qualifications professionnelles, les compétences linguistiques et l’expérience professionnelle.
Le coût de l’appui technique et du personnel de soutien, selon les besoins, est réputé inclus dans l’offre financière du soumissionnaire.
6.2. Bureaux
Le consultant gérera ses propres dispositions pour son lieu de travail. Il pourra éventuellement être accueilli dans les bureaux de BSF au Burundi ou au Siège pour les phases de test si nécessaire.
6.3. Moyens à mettre à disposition par le contractant
Le contractant doit veiller à ce que les experts disposent du soutien et de l’équipement nécessaires. Ceux-ci doivent notamment bénéficier de services satisfaisants en matière d’administration, de secrétariat et d’interprétation, pour pouvoir se concentrer sur leurs tâches premières. Le contractant doit également transférer les fonds nécessaires au financement des activités prévues au titre du marché et veiller à ce que le personnel soit rémunéré régulièrement et en temps voulu.
6.4. Équipement
Aucun équipement ne sera acheté pour le compte du pouvoir adjudicateur / pays partenaire au titre du présent marché de services ni transféré au pouvoir adjudicateur / pays partenaire à la fin du marché. Tout équipement devant être acheté par le pays partenaire pour les besoins du présent marché fera l’objet d’un appel d’offres distinct, dans le cadre d’un marché de fournitures.
7.1. Exigences en matière de rapports
Le contractant soumettra une plateforme des dossiers judicaires, un manuel d’utilisation et un rapport synthétique de la prestation réalisée. Le rapport est rédigé en langue française.
7.2. Présentation et approbation des rapports
Les rapports susmentionnés seront présentés au gestionnaire du projet indiqué dans le contrat. L'approbation de ces rapports lui incombe.
8.1. Définition d’indicateurs
Une plateforme offline pour l’archivage digital des dossiers judiciaire efficace et adaptée.
8.2. Exigences particulières
Le développeur est tenu d’accompagner les utilisateurs et d’assurer une maintenance pendant une période d’une année à partir de la réception provisoire.
Telecharger le cahier des charges ici
Si ce document n’est pas accessible merci de le demander directement à Bibliothèques Sans Frontières à l’adresse électronique suivante : candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org
10.1. Offre technique
L’offre technique doit contenir les documents suivants :
(1) Formulaire de soumission d’une offre comprenant :
(2) Document intitulé « Organisation et méthodologie » (qui deviendra l’annexe III au contrat), qui doit être rédigé par le soumissionnaire en utilisant le modèle figurant à l’annexe III au projet de contrat.
(3) Experts principaux (qui deviendra l’annexe IV au contrat). Les experts principaux sont les experts dont la participation est considérée comme essentielle à la réalisation des objectifs du marché.]
(3) L’annexe IV du projet de contrat contient les modèles de formulaires que le soumissionnaire doit utiliser, à savoir :
Les qualifications et l’expérience de chaque expert principal doivent clairement correspondre aux profils indiqués dans les termes de référence. Si un expert ne satisfait pas aux exigences minimales de chaque critère d’évaluation (qualification et compétences, expérience professionnelle générale et expérience professionnelle spécifique), il doit être rejeté. Dans un tel cas, l’offre dans son ensemble sera rejetée.
Le soumissionnaire doit fournir les documents suivants pour tous les experts principaux proposés :
Seuls les diplômes et les expériences attestés par des pièces justificatives seront pris en considération. Une expérience antérieure qui aurait abouti à une inexécution du contrat et à une résiliation ne peut pas être utilisée comme référence.
4) Les experts non principaux peuvent également jouer un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs du marché. Cependant, ils ne sont pas soumis à une évaluation par le comité d’évaluation. Leurs postes et responsabilités peuvent être définis au point 6.1.2 des termes de référence figurant à l’annexe II au projet de contrat.
5) Pièces justificatives ou déclarations requises par la législation du pays d’établissement effectif de l’entreprise soumissionnaire (ou de chacune des entreprises, dans le cas d’un consortium), ces sous-traitants et des entités pourvoyeuses de capacités, montrant qu’ils ne se trouvent dans aucune des situations d’exclusion prévues à la section 2.6.10.1 du PRAG. La date de ces pièces ou déclarations ne doit pas être antérieure de plus d’un an à la date de soumission de l’offre En outre, une déclaration devra être remise indiquant que la situation décrite dans ces documents n’a pas changé depuis lors.
Si la nature de votre entité est telle qu’elle ne peut pas se trouver dans une ou plusieurs situations d’exclusion et/ou n’est pas en mesure de fournir les documents indiqués ci-dessus (par exemple, parce que votre entité est une administration publique nationale ou une organisation internationale), veuillez fournir une déclaration expliquant cette situation.
Le pouvoir adjudicateur peut dispenser un soumissionnaire de l’obligation de fournir les preuves documentaires visées ci-dessus sur la base d’une évaluation des risques, ou si ces preuves ont déjà été fournies dans le cadre d’une autre procédure de passation de marché, à condition que la date à laquelle ces documents ont été délivrés ne remonte pas à plus d’un an et qu’ils soient encore valables. Dans ce cas, le soumissionnaire doit déclarer sur l’honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d’une précédente procédure de passation de marché et doit confirmer que sa situation n’a pas changé.
6) Documents justifiant de la capacité économique et financière et/ou de la capacité technique et professionnelle conformément aux critères de sélection précisés au point 16 de l’avis de marché. (Voir la section 2.6.11 du PRAG)].
Si les pièces justificatives fournies ne sont pas rédigées dans l’une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction dans la langue de l’appel d’offres doit être jointe. Si elles sont rédigées dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celle de l’appel d’offres, il est toutefois vivement recommandé de fournir une traduction dans la langue de l’appel d’offres afin de faciliter l’évaluation des documents. Les pièces justificatives et les déclarations peuvent être fournies sous forme d’originaux ou de copies. Toutefois, si vous soumettez des copies, les originaux devront être transmis au pouvoir adjudicateur s’il en fait la demande.
Il est rappelé aux soumissionnaires que fournir de fausses informations dans le cadre du présent appel d’offres peut conduire au rejet de leur offre et à leur exclusion de tout marché et procédure financés par l’Union européenne.
10.2. Offre financière
L’offre financière doit être libellée en euros [EUR] et doit être soumise au moyen du modèle pour un marché à prix forfaitaire figurant à l’annexe V de la partie B du présent dossier d’appel d’offres. La version électronique de ce document «B8 – Budget pour un marché à prix forfaitaire» est disponible sur le site internet à l’adresse suivante:
https://wikis.ec.europa.eu/display/ExactExternalWikiFR/Annexes#Annexes-AnnexesB(Ch.3):Services .
Le prix forfaitaire peut être ventilé par résultats si les termes de référence le prévoient.
Il est rappelé aux soumissionnaires que le budget maximal disponible pour le présent marché, comme indiqué dans l’avis de marché, est de 80.000 € (quatre-vingt mille euros).
Les paiements au titre du présent marché seront effectués dans la monnaie de l’offre.
10.3 Variantes
Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à soumettre une variante en complément de la présente offre.
10.3. Période de validité des offres
Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant 90 jours après la date limite de soumission des offres ou jusqu’à ce qu’ils aient été informés que le marché ne leur a pas été attribué. Dans des cas exceptionnels, avant l’expiration de la période de validité des offres, l’autorité contractante peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder 40 jours.
L’attributaire doit maintenir son offre 60 jours de plus. Cette période supplémentaire de 60 jours est ajoutée à la période de validité, quelle que soit la date de notification. Cette période peut être prolongée lorsque le pouvoir adjudicateur est tenu d’obtenir la recommandation du panel visé à la section 2.6.10.1.1 du PRAG, jusqu’à l’adoption de celle-ci.
10.4. Informations complémentaires avant la date limite de soumission des offres
Toute demande d’informations complémentaires doit être adressée par écrit à l’adresse électronique :
Le pouvoir adjudicateur n’a aucune obligation de fournir des éclaircissements après cette date. Tout éclaircissement sur le dossier d’appel d’offres sera communiqué simultanément à tous les soumissionnaires au plus tard 8 jours calendaires avant la date limite de soumission des offres.
Tout soumissionnaire qui, au cours de la période de l’appel d’offres, tente d’organiser des entrevues individuelles avec le pouvoir adjudicateur et/ou le gouvernement du pays partenaire et/ou la Commission européenne au sujet du présent marché, est susceptible d’être exclu de l’appel d’offres.
Aucune réunion d’information ni visite sur place ne sont prévues.
10.5.Soumission des offres
Les offres doivent être soumises exclusivement à l’adresse électronique suivante :
• candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org
L’objet devra être « Offre technique & financière_Plateforme numérique_Projet Justice UE_Nom du soumissionnaire »
Une offre reçue après la date limite de réception des offres sera rejetée.
Les soumissionnaires doivent veiller à ce que les offres qu’ils présentent comportent toutes les informations et tous les documents exigés par le pouvoir adjudicateur au moment de la soumission, comme indiqué dans les documents de marché.
Le ou les originaux signés de la Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et de sélection ne doivent être envoyés au pouvoir adjudicateur qu’à sa demande.
10.6. Modification ou retrait des offres
Après la soumission d’une offre, mais avant la date limite de réception des offres, un soumissionnaire peut définitivement retirer son offre, ou la retirer et la remplacer par une nouvelle moyennant un message notifiant l’annulation du premier dossier envoyé.
10.7. Frais inhérents à la préparation des offres
Les frais supportés par le soumissionnaire pour la préparation et la soumission de l’offre ne sont pas remboursables. Tous ces frais sont à la charge du soumissionnaire, y compris les frais occasionnés par les entretiens avec les experts proposés.
10.8. Propriété des offres
Le pouvoir adjudicateur conserve la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre du présent appel d’offres. En conséquence, les soumissionnaires ne peuvent exiger que leur offre leur soit renvoyée.
10.9. Évaluation des offres
10.9.1. Évaluation des offres techniques
La qualité de chaque offre technique sera évaluée conformément aux critères d’attribution et à la pondération correspondante figurant dans la grille d’évaluation de la partie C du présent dossier d’appel d’offres. Il ne sera fait usage d’aucun autre critère d’attribution. Les critères d’attribution seront examinés selon les prescriptions contenues dans les termes de référence.
L’évaluation des offres techniques sera effectuée conformément aux procédures décrites à la section 3.4.10.3 du PRAG (disponible sur internet à l’adresse suivante :
• https://wikis.ec.europa.eu/pages/viewpage.action?pageId=44169209 ).
Entretiens
Le comité d’évaluation peut décider d’un entretien avec les experts principaux proposés dans les offres conformes aux exigences techniques, après avoir rédigé ses conclusions écrites provisoires, mais avant de clôturer l’évaluation technique.
L’entretien s’effectuera par téléphone ou par d’autres outils de communication, et la date et l’heure de cet entretien seront confirmées ou notifiées au soumissionnaire au moins dix jours à l’avance. En cas de force majeure empêchant un soumissionnaire de participer à l’entretien, une nouvelle date et une nouvelle heure convenant aux deux parties seront fixées en accord avec le soumissionnaire. Si le soumissionnaire n’est pas en mesure de participer à l’entretien à la nouvelle date, son offre sera éliminée de la procédure d’évaluation.
10.9.2. Évaluation des offres financières
Au terme de l’évaluation technique, il est procédé à l’évaluation des offres financières des offres qui n’ont pas été éliminées lors de l’évaluation technique (c’est-à-dire celles qui ont obtenu une note moyenne égale ou supérieure à 75 points). Les offres dépassant le budget maximal disponible pour le marché ne seront pas acceptées et ne feront donc pas l’objet d’une évaluation ultérieure.
10.9.3. Choix de l’attributaire
Le choix de l’offre présentant le meilleur rapport qualité/prix résulte d’une pondération de la qualité technique et du prix selon une clef de répartition 80/20.
10.10. Confidentialité
L’intégralité de la procédure d’évaluation est confidentielle, sous réserve de la législation du pouvoir adjudicateur en matière d’accès aux documents. Les décisions du comité d’évaluation sont collégiales et ses délibérations se déroulent à huis clos. Les membres du comité d’évaluation sont tenus au secret. Les rapports d’évaluation et les procès-verbaux écrits, notamment, sont exclusivement à usage interne et ne peuvent être communiqués ni aux soumissionnaires ni à une quelconque partie, à l’exception du pouvoir adjudicateur, de la Commission européenne, de l’Office européen de lutte antifraude et de la Cour des comptes européenne.
10.11. Clauses déontologiques/Pratiques de corruption
a) Absence de conflit d’intérêts
Le soumissionnaire ne peut avoir aucun conflit d’intérêts ni aucun lien spécifique équivalent avec d’autres soumissionnaires ou d’autres parties au projet. Toute tentative d’un soumissionnaire visant à se procurer des informations confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres entraîne le rejet de son offre et l’expose potentiellement à des sanctions administratives conformément au règlement financier en vigueur.
b) Respect des droits de l’homme ainsi que de la législation environnementale et des normes fondamentales en matière de travail
Le soumissionnaire et son personnel doivent respecter les droits de l’homme ainsi que les règles applicables en matière de protection des données. En particulier et conformément à l’acte de base applicable, les soumissionnaires et les demandeurs qui se voient attribuer un marché respectent la législation environnementale, notamment les accords multilatéraux en matière environnementale, ainsi que les normes fondamentales en matière de travail applicables, telles que définies dans les conventions pertinentes de l’Organisation internationale du travail (notamment les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé et obligatoire et sur l’abolition du travail des enfants).
| Tolérance zéro concernant l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels |
| La Commission européenne applique une politique de « tolérance zéro» en ce qui concerne tout comportement fautif ayant un impact sur la crédibilité professionnelle du soumissionnaire. |
| Sont interdits les violences physiques ou châtiments corporels, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d’intimidation. |
c) Lutte contre la corruption
Le soumissionnaire doit respecter les lois, règlements et codes de conduite applicables en matière de lutte contre la corruption. La Commission européenne se réserve le droit de suspendre ou d’annuler le financement d’un projet si des pratiques de corruption de quelque nature qu’elles soient sont découvertes à une étape quelconque de la procédure d’attribution du marché ou durant l’exécution du marché et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à cette situation. Aux fins de la présente disposition, on entend par «pratique de corruption» toute offre de paiement illicite, de présent, de gratification ou de commission à quelque personne que ce soit à titre d’incitation ou de récompense pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir des actes ayant trait à l’attribution d’une subvention ou à l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’administration contractante.
d)Frais commerciaux extraordinaires
Toute offre sera rejetée ou tout contrat résilié dès lors qu’il sera avéré que l’attribution du marché ou son exécution aura donné lieu à des frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence au marché principal, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société écran.
Les contractants convaincus d’avoir payé des frais commerciaux extraordinaires dans le cadre de projets financés par l’Union européenne s’exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résiliation du contrat, voire à l’exclusion définitive du bénéfice des financements de l’Union européenne.
e) Violation des obligations, irrégularités ou comportements frauduleux
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la procédure s’il s’avère que la procédure d’attribution du marché a été entachée de violations des obligations, d’irrégularités ou de comportements frauduleux. Lorsque de telles violations des obligations, de telles irrégularités ou de tels comportements frauduleux sont découverts après l’attribution du marché, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir de conclure le contrat.
10.12. Signature du (des) contrat(s)
10.12.1. Notification de l’attribution
Les soumissionnaires seront informés du résultat de cette procédure de passation de marché par courrier électronique. La notification sera envoyée à l’adresse électronique indiquée dans la candidature pour le soumissionnaire (le chef de file dans le cas d’un consortium). La même adresse électronique sera utilisée par le pouvoir adjudicateur pour toutes les autres communications avec le soumissionnaire. Il appartient au soumissionnaire de fournir une adresse de courrier électronique valide et de la consulter régulièrement.
En cas d’indisponibilité d’un ou plusieurs expert(s) principal/aux, l’attributaire pourra proposer leur remplacement. Pour être accepté, ce remplacement devra être dûment justifié. En revanche il n’est pas limité à certains cas de figure déterminés. Si plusieurs demandes de remplacement sont admises, celles-ci doivent avoir lieu dans un délai de 15 jours suivant la date de la notification de l’attribution. Les experts proposés en remplacement ne peuvent pas avoir été proposés par d’autres soumissionnaires dans le même appel d’offres.
La note obtenue par le remplaçant de l’expert principal doit être au moins aussi élevée que celle de celui qu’il remplace. Il doit par ailleurs avoir atteint la note minimale pour chaque critère d’évaluation.
Si des experts principaux de remplacement ne sont pas proposés dans ce délai de 15 jours ou s’ils ne sont pas suffisamment qualifiés, ou si la proposition de remplacement altère les conditions dans lesquelles le marché a été attribué, le pouvoir adjudicateur peut décider d’attribuer le marché au soumissionnaire ayant déposé la deuxième meilleure offre conforme (en lui donnant également la possibilité de remplacer les experts principaux dans les mêmes conditions).
Si le pouvoir adjudicateur apprend qu’un soumissionnaire a confirmé la disponibilité d’un expert principal et signé le contrat tout en dissimulant intentionnellement l’indisponibilité de l’expert en question à partir de la date de début de la mission indiquée dans le dossier d’appel d’offres, il peut décider d’annuler le marché sur la base de l’article 36.2(m) des conditions générales. Il est rappelé que le soumissionnaire/contractant peut également se voir infliger des sanctions administratives et financières, tel que prévu à l’article 10.2 des conditions générales des marchés de services, pouvant aller jusqu’à son exclusion d’autres marchés financés par l’Union européenne. |
10.12.2. Signature du (des) contrat(s)
Dans un délai de 30 jours à compter de la réception du contrat signé par le pouvoir adjudicateur, l’attributaire signe, date et retourne le contrat au pouvoir adjudicateur.
Le fait pour l’attributaire de ne pas se conformer à cette obligation peut entraîner l’annulation de la décision d’attribution du marché. En pareil cas, le pouvoir adjudicateur peut attribuer le marché à un autre soumissionnaire ou annuler l’appel d’offres.
En même temps que la notification à l’attributaire, les autres soumissionnaires sont informés que leurs offres n’ont pas été retenues, par voie électronique ou par lettre type, indiquant les points faibles relatifs de leurs offres sous la forme d’un tableau comparant les notes de l’offre retenue et de l’offre non retenue. Le pouvoir adjudicateur informera le soumissionnaire dont l’offre est classée en deuxième position que l’attribution du marché a été notifiée à l’attributaire, en lui précisant toutefois qu’il est possible qu’il reçoive une notification d’attribution dans le cas où le soumissionnaire dont l’offre est classée en première position ne serait pas en mesure de signer le contrat. Le soumissionnaire ayant déposé la deuxième meilleure offre peut refuser l’attribution du marché si les 90 jours de validité de son offre sont dépassés lorsqu’il reçoit une éventuelle notification d’attribution.
En même temps, le pouvoir adjudicateur informera également les autres soumissionnaires non retenus que la validité de leur offre ne sera pas maintenue.
10.12.3. Annulation de l’appel d’offres
En cas d’annulation d’un appel d’offres, les soumissionnaires sont avertis de cette annulation par le pouvoir adjudicateur.
L’annulation peut, par exemple, se produire dans les cas suivants :
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas redevable de dommages-intérêts, quelle que soit leur nature, y compris, sans restriction, de dommages-intérêts pour manque à gagner, et quel que soit leur rapport avec l’annulation d’un appel d’offres, et ce même dans le cas où le pouvoir adjudicateur a été informé de la possibilité de dommages-intérêts. La publication d’un avis de marché n’engage nullement le pouvoir adjudicateur à mettre en œuvre le programme ou le projet annoncé.
10.12.4. Voies de recours
Les soumissionnaires qui s’estiment lésés par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d’attribution peuvent introduire une plainte. Voir la section 2.12 du PRAG.
10.12.5. Protection des données
Si le traitement de votre réponse à l’invitation à soumissionner implique l’enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que des noms, des coordonnées et des CV), ces données ne seront traitées qu’aux fins de la gestion et du suivi de l’appel d’offres et du marché par le responsable du traitement des données, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organismes chargés d’effectuer des tâches de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’UE. En outre, dans la mesure où le contrat porte sur une action extérieure dans des pays partenaires en dehors de l’UE et où l’UE, représentée par la Commission européenne, agit en tant que pouvoir adjudicateur au nom et pour le compte des pays partenaires, des données à caractère personnel ne peuvent être transférées vers le pays partenaire qu’aux fins de l’exécution des obligations de la Commission européenne en vertu du cadre législatif applicable et de la convention de financement conclue entre l’UE et le pays partenaire dans le cadre de l’appel d’offres en question. Des informations détaillées concernant le traitement de vos données à caractère personnel sont disponibles dans la déclaration de confidentialité à l’adresse suivante :
En cas de traitement de données à caractère personnel dans le cadre d’une participation à un appel d’offres (par exemple, traitement des CV des experts principaux et techniques) et/ou de l’exécution d’un marché (par exemple, remplacement d’experts), il convient d’informer en conséquence les personnes concernées des détails du traitement et de leur communiquer la déclaration de confidentialité susmentionnée.
10.12.6. Système de détection rapide et d’exclusion
Les soumissionnaires et, s’ils sont des entités légales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, s’il s’agit d’une entité légale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou l’exécution d’un marché public.
Bibliothèques Sans Frontières (ONG)
APPROCHE
Depuis février 2014, BSF expérimente les premières Ideas Box dans les Grands Lacs. Trois Ideas Box ont été mises en place en partenariat avec le HCR dans des camps de réfugiés congolais au Burundi : à Musasa, Kavumu et Bwagiriza et une Ideas Box mobile est partagée entre deux communes où sont installés des rapatriés, à Makamba, avec le soutien du PNUD. BSF vient également en appui au jeune réseau universitaire du Burundi, et depuis 2016, nous soutenons des centres culturels à travers la mise en place de kits Koombooks
Bibliothèques Sans Frontières œuvre pour que chaque femme et chaque homme, à travers le monde, puisse vivre dignement et s’épanouir à travers un accès facilité, ouvert et libre aux bibliothèques, à l’information et à l’éducation et ce, dans un souci constant de promotion de la diversité culturelle. Avec un budget annuel de 8M d’€, Bibliothèques Sans Frontières s’inscrit aujourd’hui comme référent dans son domaine.
