Annonce pour le recrutement d'un(e)
Agent d'accueil polyvalent(e)
- Agent d'accueil polyvalent(e)
- - Institut français du Burundi
- 9 Chaussée du P.L Rwagasore
- B.P 640 Bujumbura - BURUNDI
- Poste en contrat local externalisé.
- Poste à pourvoir au : 1er mars 2021
- Date limite de candidature : 20 février à 17h
L'Institut français du Burundi recrute un agent d'accueil polyvalent(e).
Définition du poste
Placé sous la responsabilité du Secrétaire Général, l'Agent d'Accueil Polyvalent travaille en lien avec tous les Pôles de l'Institut Français du Burundi. Il accueille, renseigne et oriente les usagers et visiteurs de l'Institut à l'espace de réception et au standard téléphonique. Il peut être amené à réaliser des tâches administratives simples (classement, saisie informatique, saisie de courriers ou de rapports). Il assure les relances téléphoniques du pôle cours de langues.
Missions générales du poste
- o Accueillir physiquement les personnes et identifier leurs demandes,
- o Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter vers les interlocuteurs demandés et, le cas échéant, prendre des messages,
- o Renseigner les personnes et les orienter vers l'interlocuteur, le service ou le l'espace demandé,
- o Conseiller et assister un interlocuteur dans les démarches,
- o Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure,
- o Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs,
- o Réceptionner, traiter et diffuser de l'information,
- o Réaliser divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports,...) tri, classement, reprographie, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation de document...,
- o Exécuter les procédures et décisions administratives et comptables,
- o Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique (création de cartes, inscription sur registre, rapport d'appels téléphoniques, ...),
- o Assurer les relances téléphoniques des clients du pôle cours de langues.
Profil pour le recrutement
Education
Titulaire d'un diplôme supérieur d'enseignement (licence).
Langues
Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit, niveau C1.
Compétences requises pour le poste
Savoir
- o Modalités d'accueil,
- o Techniques de communication,
- o Techniques de prévention et de gestion de conflits,
- o Parfaite maîtrise de l'expression écrite et orale en langues kirundi et française,
- o Bonne connaissance de l'anglais et du swahili,
- o Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- o Maîtrise des techniques d'archivage et de classement.
Savoir-faire / Savoir être
- o Accueillir le public avec amabilité,
- o Répondre au téléphone « avec le sourire »,
- o Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants,
- o Savoir reformuler une demande,
- o Savoir prendre des notes,
- o Savoir s'adapter à différents interlocuteurs,
- o Gérer les situations de stress,
- o Respecter la confidentialité,
- o Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique,
- o Respecter les règles et consignes de sécurité,
- o Savoir travailler en équipe,
- o Savoir s'organiser et gérer les priorités.
Conditions de recrutement
Poste en contrat local externalisé.
Les entretiens d'embauche se dérouleront à partir du mercredi 24 février 2021.
Le poste est à pourvoir à compter du lundi 1er mars 2021.
Institut français du Burundi Avis de Recrutement
Dossier de candidature
Lettre de motivation
CV actualisé
Photo
Envoyez votre dossier de candidature par e-mail à sg@ifburundi.org
ou
Déposez-le sous enveloppe fermé à l'accueil de l'IFB :
Institut français du Burundi
A l'attention du Secrétaire Général
9, Chaussée du Prince Louis Rwagasore,
B.P. 460 Bujumbura, Burundi.
La date limite d'envoi des candidatures est fixée au
samedi 20 février à 17h.
