Termes de références pour le poste de « Appui administratif » du Bureau d`ADISCO à Bujumbura.
Dans le cadre de son partenariat avec l’organisation BROEDERLIJK DELEN, ADISCO cherche à recruter un(e) employé(e) expérimenté(e) et motivé(e) par sa mission pour pourvoir au poste de « Appui Administratif » de son bureau à Bujumbura.
- RELATIONS HIERARCHIQUES
L`appui administratif répond au Secrétaire Général d`ADISCO ou son délégué.
- PROFIL RECHERCHE
A. FORMATION :
Formation universitaire, niveau minimum A1, dans le domaine de la Gestion,
Sciences sociales, Communication, Droit, Relations Diplomatiques.
B. CONNAISSANCES ET COMPETENCES TECHNIQUES
- Connaissance de la gestion administrative et financière ;
- Connaissance des circuits de l`administration Burundaise ;
- Connaissance de quelques bailleurs de fonds institutionnels comme la DGD Belge et de l’UE Connaissances des dispositions légales applicables aux ONG ;
- Parfaite maîtrise du Français (écrit et parlé) ; parler couramment l`anglais est un atout ;
- Permis de conduire catégorie B.
C. EXPERIENCE
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans en gestion, administration, relations publiques, dans le secteur non-marchand.
- Expérience de gestion d`une ONG internationale est un atout.
D. QUALITES PERSONNELLES
Doté(e) de grandes qualités de communication, à l’oral comme à l’écrit, l`appui administratif doit pouvoir s’adapter à différents publics et environnements. Il/elle doit être en mesure de respecter des délais parfois très exigeants. Il/elle doit être disposé(e) à réaliser des missions à l’intérieur du pays.
- Sens de responsabilité avec capacités d’analyse et organisation ;
- Coopératif ;
- Communicatif et transparent ;
- Organisé et bon planificateur ;
- Capacités d’écoute, de synthèse et de travail en équipe multidisciplinaire ;
- Accepter de travailler si besoin pendant les weekends et jours fériés.
- Flexibilité, adaptabilité et polyvalence ;
- Esprit de créativité et initiative ;
- Faire preuve de respect des règles ;
- Catalyseur de la cohésion sociale dans son entourage ;
- Politiquement et socialement neutre même s’il peut adhérer à un parti politique ou religion de son choix.
E. TYPE DE POSTE :
Temps plein (40h/semaine). Contrat cadre de droit burundais d’une durée d’un an avec une période d’essai de 6 mois renouvelable. Le contrat peut être prolongé en cas de besoin, après une évaluation positive de ce premier contrat. Salaire et avantages définies selon la grille des salaires et Règlement d’ordre intérieur d`ADISCO.
- RESPONSABILITÉS
A. GESTION ADMINISTRATIVE
- Appui aux relations avec les services gouvernementaux
- Appui à la planification et au rapportage (aux partenaires, aux bailleurs et aux autorités locaux)
- Appui à la mise en place d’une planification détaillée des activités administratives et gestionnaires
- Suivre tous les dossiers administratifs (renouvellement des accords-cadres, arrêté interministériel, certificat d’enregistrement, etc…) ;
- Faire le suivi des dossiers de demande d’exonération ;
- Faire le suivi des contrats (baux de location, cabinet d’expertise, audit…) ;
- Autre appui à la comptabilité
- S’assurer que les déclarations fiscales/légales soient conformes et déposées dans les délais (IPR, INSS, TVA…) ;
B. APPUI AU PROGRAMME ET AUX PARTENAIRES
- Conseil au programme agricole et renforcement des capacités ;
- Appuyer les partenaires dans la planification, budgétisation et rapportage des partenaires ;
- Appui à l`organisation des Comités de Pilotage et des activités de renforcement des capacités ;
- Effectuer toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion du programme.
C. GESTION DU PERSONNEL
- Appuyer l`employeur dans l’installation des expatriés et faire le suivi administratif (baux de location, visas…) ;
- Rédiger les contrats de travail, le ROI et tout document de gestion des consultants et assurer leur suivi.
D. LOGISTIQUE
- Faire le suivi de l’entretien des bureaux, des véhicules, des équipements et matériel informatique ;
- Appui à l`organisation des ateliers
- Accueil et appui logistique aux visiteurs
Effectuer toutes les tâches nécessaires à la bonne organisation de bureau de l`employeur
- DOSSIER DE CANDIDATURE
a. Composition du dossier
Le dossier de candidature est constitué de:
- Une lettre manuscrite de demande d’emploi adressée à Monsieur le Secrétaire Général ADISCO;
- Un Curriculum Vitae détaillé et signé;
- Attestations de services rendus ou tout autre document pouvant justifier l’expérience du (de la) candidat(e);
- Trois personnes de référence ;
- Une copie conforme à l’original du diplôme du (de la) candidat(e);
- Une copie de la carte nationale d’identité ;
- Une photocopie en couleur du permis de conduire catégorie B
b. Dépôt du dossier
Les dossiers de candidature, avec mention de poste sur l’enveloppe, seront adressés au Secrétaire Général d’ADISCO à l’adresse suivante :
31, Avenue des Etats Unis, Quartier KIGOBE
Téléphone (00 257) 22 25 75 20
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 31/01/2021 à 16 h00 heures précises.
N.B :
- Les dossiers transmis restent la propriété d’ADISCO ;
- Seules les candidats présélectionnés seront contactés pour passer le test ;
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Bujumbura, le 12/01/2021
Libère BUKOBERO
Secrétaire Général d’ADISCO
