AVIS DE VACANCE DE POSTE (National)
Le Jesuit Refugee Service (JRS) est une Organisation Non Gouvernementale Catholique qui assure un service de soutien spécialisé aux réfugiés/rapatriés, aux personnes déplacées de force, aux demandeurs d’asile. Sa mission, ainsi qu’elle est spécifiée dans la Charte, consiste à accompagner, servir et défendre les droits des réfugiés et autres personnes déplacées de force. Cette mission repose sur une foi en Dieu présent dans l’histoire humaine, même dans ses moments les plus tragiques.
1. Contexte :
Au Burundi, JRS intervient dans cinq (5) camps de réfugiés Congolais (Kinama, Musasa, Kavumu, Bwagiriza et Nyankanda,) dans le site de Giharo, regroupés dans les provinces de Ruyigi et Muyinga, et dans le milieu urbain (Bujumbura et Rumonge) ainsi que dans les provinces d’accueil de Cankuzo, Makamba, Cibitoke et Kirundo. Ses secteurs d’intervention sont entre autres : éducation, autonomisation économique, psychosocial, protection, réintégration et réconciliation.
C’est dans ce contexte que JRS- Burundi voudrait recruter :
- Titre du poste: Assistant (e) Ressources Humaines &Administration
- Superviseur direct: Chargé National des Ressources Humaines/Burundi-Tanzanie
- Lieux d’affectation: Bujumbura
- Zone d’intervention opérationnelle : Burundi
- Durée du contrat: 12 mois (renouvelable)
- Date de prise de poste souhaitée : Immédiatement
- Type de contrat : National
2. Objet
L’Assistant (e) RH&Admin travaillera sous la supervision directe du Chargé National des Ressources Humaines/Burundi-Tanzanie et en étroite collaboration avec les autres services des départements et Bases terrains des provinces où JRS est opérationnelle. Son rôle est centré sur le bureau national de Bujumbura avec un support technique aux projets. Elle/ il apporte une assistance à son superviseur direct dans le cadre de fonctionnement des RH claires et apporte également une assistance ponctuelle au service de l’Administration. Dans l’exercice de ses fonctions, la/l’Assistant (e) RH&Admin devra avoir une compréhension et une attention aux moyens dont elle/ il dispose pour son poste et s’attacher à l’efficience.
3. Responsabilités
Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :
Gestion
- Sous la conduite de son superviseur direct, assister les membres l’équipe du département des ressources humaines et Administration à Bujumbura (y compris la planification des ressources humaines, la mesure de la performance, etc)
- Sur demande de son superviseur direct, participer à la fixation des objectifs, à l’accompagnement et aux entretiens de performances des interlocuteurs RH sur les Bureaux en provinces.
- A l’absence du Chargé National des Ressources Humaines, Elle/Il assistera et aidera les managers sur les questions et les préoccupations liées aux Ressources Humaines.
Recrutement, perfectionnement et planification du personnel
- Assister son supérieur direct dans le processus de recrutement et communiquer à ce sujet avec toutes les parties prenantes
- Apporter une assistance à son superviseur direct dans l’objectif de soutenir les activités de recrutement et de sélection en veillant à ce que la politique de recrutement soit toujours respectée.
- Participer activement au processus d’intégration des nouveaux employés en lien avec leurs managers
- Développer/maintenir des processus locaux pour le développement et le perfectionnement des employés
Politiques et support technique
- Participer à la dissémination des manuels et les procédures des ressources humaines spécifiques à JRS Burundi en étroite collaboration avec la Chargé National des Ressources Humaines Burundi-Tanzanie.
- Garantir la bonne prise en compte des politiques globales de JRS Burundi en matière de Ressources Humaines et du droit Burundais dans les manuels et les procédures des ressources humaines
- Tenir à jour le Master Data RH.
- Apporter un soutien technique aux Responsables de base et aux responsables de projet sur les questions RH et légales.
Administration du personnel
- Tenir et mettre à jour une liste de l’ensemble du personnel en collaboration avec les responsables de base. Identifier les informations à toujours avoir.
- Surveiller les dates de fin de contrat et assurer un suivi proactif avec les managers à ce sujet
- Coordonner les processus de sortie/ fin de contrat de tous les employés en lien avec leurs managers
- Assurer la gestion et le suivi de l’ensemble des dossiers déposés auprès de l’administration locale : Inspection du Travail, OBR, CNSS, ect.
Gestion de la paie
- Préparer et récolter mensuellement tous les éléments variables du salaire des salariés nationaux en collaboration avec le département des finances
- Préparer le payrols et imprimer mes payslips à l’aide du logiciel interne de gestion de de paie
- Préparer la paie des agents prestataires des services, travailleurs journaliers, consultants etc. et les soumettre à superviseur direct pour revue et validation avant de les transmettre au service des finances pour paiement
Planification et Rapportage
- Préparer le rapport mensuel RH et le soumet à son superviseur pour approbation
- Fournir un planning pour les activités RH récurrentes et le partager avec les départements concernés
- Planifier les autres activités RH au mois, opérer des ajustements lorsque cela est nécessaire et prioriser les activités en fonction de leur importance et de leur urgence
- Enumérer les difficultés rencontrées en coordination sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.
Ethique et conformité
- Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps.
- Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de JRS et le règlement intérieur régissant le personnel de JRS.
- Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à JRS ainsi que les prescriptions des bailleurs.
- Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instructions de superviseur direct pour des tâches définies comme prioritaires
- Être en relation avec les autres départements dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.
Représentation
- Sur demande du Chargé National des Ressources Humaines/Burundi-Tanzanie, le représenter auprès des instances internes et externes
- Participer aux groupes de travail externes appropriés
- Créer et maintenir des liens réguliers avec ses homologues RH des autres ONG internationales et des structures ayant une taille et des enjeux comparables.
- Qualifications requises
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion des ressources humaines, dont au moins 2 ans sur un poste des ressources humaines identiques au sein d’une ONG internationale
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion d’équipe
- Au moins 2 ans d’expérience de l’utilisation d’Homère et de recrutement en ligne est un plus
- Compréhension et connaissance appliquée des principes, concepts et processus de la gestion des ressources humaines et expérience dans ce domaine
- Maîtrise complète du tableur EXEL et de l’Anglais écrit et parlé.
- Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une très bonne aptitude s’adapter au changement.
- Sens de l’éthique exemplaire
Sur ce poste cinq compétences de base de JRS sont recherchées :
- Recherche de l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace.
- Collaborer: vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.
- Prendre les devants: Vous prenez l’appropriation et l’initiative tout en visant l’innovation.
- Communiquer: Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
- Faire preuve d’intégrité : Vous agissez conformément à notre vision et à nos valeurs
- Composition du dossier et candidature
- Une lettre de motivation (une page) ;
- Un CV (3 pages maximum), intégrant 03 personnes de référence professionnelle des trois derniers employeurs (nom et prénom, organisation, téléphone et courriel professionnel) ;
- Une copie de la carte d’identité
- Une copie de diplôme universitaire pertinent conforme à l’original ;
- Des certificats ou attestations de services rendus.
Les dossiers doivent être envoyés uniquement à l’adresse suivante : bdi-tz.hr@jrs.net au plus tard le 20/10/2024 à 17h. L’objet du message e-mail et le fichier déposé doit porter la mention suivante : le nom du candidat et le poste auquel vous postulez. Exemple : K. Henry/Assistant RH-Admin.
N.B :
- Le dossier déposé doit être un seul document PDF, un seul fichier et non un dossier, avec beaucoup de copies de documents, une pièce jointe au message e-mail et non plusieurs pièces jointes.
- Les candidatures féminines ou des personnes vivant avec handicap sont vivement encouragées.
