OBJECTIF DU POSTE

Weza Power est une société de distribution d'électricité au Burundi, issue d'un partenariat public-privé entre Weza Power et le Gouvernement Burundais. Notre objectif est d'accélérer l'électrification du Burundi grâce à l'expansion rapide du réseau de distribution d'électricité, en visant un accès au réseau pour 70 % (ou plus) de la population d'ici 2030.  Nous recherchons actuellement une personne dévouée   pour rejoindre notre équipe en tant qu’Assistant(e) de direction du directeur général, il /elle devra apporter un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur général (DG) et au conseiller technique et opérationnel, favorisant ainsi un leadership et une coordination efficaces au sein de la direction. Ce poste garantit une gestion efficace du temps du DG et du conseiller technique et opérationnel, une préparation et une documentation rigoureuses des réunions, ainsi qu'une communication professionnelle et rapide entre les parties prenantes internes et externes. Ce poste requiert discrétion, professionnalisme, sens de l'organisation et capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien exécutif et coordination

• Gérer l'horaire du directeur général, prioriser les rendez-vous et assurer une utilisation optimale du temps.
• Organiser et coordonner les réunions de direction, les revues internes et les engagements externes clés.
• Préparez les ordres du jour, rédigez les procès-verbaux et suivez les suivis des réunions de direction et d’autres événements stratégiques.
• Rédiger, réviser et éditer la correspondance, les rapports, les présentations et les communications officielles pour le directeur général.

Surveillance administrative

• Servir de point de contact principal entre le directeur général et les équipes internes et les parties prenantes externes.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles et garantir des systèmes de classement et de documentation sécurisés.
• Organiser la logistique de voyage complexe, l'hébergement et le matériel d'information pour les missions et les voyages du directeur général.
• Gérer les flux de travail administratifs au niveau exécutif, y compris la planification des congés et les approbations nécessitant l'attention du directeur général.

Alignement stratégique et organisationnel

• Soutenir le directeur général dans la coordination des priorités interdépartementales et le suivi de la mise en œuvre des décisions exécutives.
• Aider à la compilation de rapports périodiques, de tableaux de bord et de résumés de performance pour les rapports des donateurs ou les examens de haut niveau.
• Surveiller les délais, l’avancement du projet et les étapes clés pertinentes pour les décisions de la direction.
• Soutenir les initiatives de gestion du changement et de communication émanant du bureau du directeur général.

Gestion des relations

• Servir d’agent de liaison avec les principales parties prenantes, notamment les autorités réglementaires, les représentants des donateurs et les consultants principaux.
• Maintenir l'image de l'entreprise et garantir une étiquette professionnelle dans toutes les interactions impliquant le bureau du directeur général.
• Soutenir la coordination des activités de gestion de l’entreprise, y compris la logistique et la communication formelle.

COMPÉTENCES CLÉS

·         Excellentes capacités d’organisation et de multitâche dans un environnement très exigeant.

·         Haut degré de discrétion, de confidentialité et de jugement professionnel.

·         Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement dans différentes fonctions et cultures.

·         Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français ; un anglais courant et de niveau professionnel est obligatoire pour toute correspondance, documentation et réunions.

·         Vitesse de frappe élevée et précision, y compris lors de réunions en direct et lors de la rédaction de communications sous pression temporelle.

·         Adaptabilité, initiative et ingéniosité dans la résolution de problèmes et l’anticipation des besoins.

QUALIFICATIONS

Éducation

·         Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de bureau, en administration publique, en communication ou dans un domaine connexe. Une maîtrise est un atout.

Expérience

·         Au moins trois ans d'expérience à des postes de direction de haut niveau, au sein d'organisations internationales, d'institutions gouvernementales ou de projets financés par des donateurs. Une expérience dans les secteurs des services publics, de l'énergie ou des infrastructures est un atout.

Certifications

·         Une formation en assistance à la direction, en coordination de projets ou en gestion d’événements est un atout.

Compétences

·         Gestion du temps et des tâches

·         Communications écrites et édition

·         Planification d'événements et de réunions

·         Traitement des dossiers confidentiels

·         Compétences de frappe rapides et précises, notamment dans la rédaction de correspondance professionnelle et la saisie de comptes rendus de réunions en temps réel

·         Maîtrise avancée de MS Office, des systèmes de gestion de documents et des outils de planification

Langues (niveau de compétence)

·         Français – Avancé (courant en communication écrite et orale).

·         Anglais – Compétence professionnelle complète (maîtrise de la communication écrite et orale ; capacité de rédiger, d’éditer et de résumer des documents complexes à un niveau élevé).

CONDITIONS DE TRAVAIL

·         Basé au siège de Bujumbura avec des déplacements occasionnels potentiels vers des sites opérationnels régionaux.

·         Peut nécessiter une disponibilité en dehors des heures normales pour des questions urgentes ou des engagements internationaux.

EXIGENCES PHYSIQUES

·         Capacité à rester concentré et productif pendant de longues réunions ou des périodes chargées.

·         Capacité à gérer des charges de travail élevées et des délais fréquents

MESURES DE PERFORMANCE

·         Soutien opportun et précis aux activités et priorités du DG.

·         Qualité de la coordination et de la documentation des réunions.

·         Satisfaction des parties prenantes quant à la communication et à la réactivité du bureau du directeur général.

·         Efficacité dans le suivi des actions et des décisions.