PSI: Chargé(e) de l’Administration

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DESCRIPTION DE POSTE

TITRE : Chargé(e) de l’Administration
LIEU DE TRAVAIL : Bujumbura
SUPERVISEUR DIRECT : Directeur Administratif et Financier
DUREE DU CONTRAT: Indéterminée avec une période d’essai
CATEGORIE (dans la grille salariale) : B2

Résumé : PSI Burundi une Organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif qui intervient dans les domaines de la Prévention du VIH sida, de la Prévention du Paludisme, de la Planification familiale, de la Santé Maternelle et Survie de l’Enfant. PSI Burundi est membre du Réseau de Population Services International (PSI), leader mondial du marketing social qui opère dans plus de 66 pays en voie de développement à travers le monde.

PSI étant une ONG de résultat, cette description de tâches s’inscrit dans un cadre de contrat de performance. Pour occuper ce poste, l’employé(e) reconnaît qu’il/elle a les compétences et expérience nécessaires. Il s’agit de l’appui effectif à la Direction dans la gestion rigoureuse de l’administration générale et interaction avec les autres départements.

TACHES ESSENTIELLES ET RESULTATS ATTENDUS

Assurer la réception et toutes les activités y relatives (les appels téléphoniques, réception, traitement & expédition du courrier entrant et sortant, accueil et orientation des visiteurs, etc.) ;
Analyse et traitement des lettres administratives ;

Agir comme un premier point de vérification pour des documents à soumettre à Représentante Résidente (opportunité, exactitude, format, perfection…) ;

Assurer l’orientation interne des documents entre la Direction et les différents départements/projets et services de l’organisation,
Assurer un bon classement physique et électronique des documents reçus ou expédiés par l’organisation (Registres de transmission et de réception des correspondances, fichier Excel du courrier entrant et sortant) ;
Enregistrer et transmettre les factures des fournisseurs au Département approvisionnements et stocks pour vérification avant paiement par la comptabilité ;
Gérer la petite caisse (maximum BIF 1, 000,000) selon les standards de l’organisation ;

Participer dans le processus de renouvellement des visas du personnel expatrié, organiser l’accueil et l’hébergement des visiteurs étrangers ;
Gérer les voyages à l’étranger du staff et servir de point focal pour les visiteurs étrangers ;
Gérer le petit stock du matériel de bureau, les articles ménagers et les masques de protection contre le covid-19 et faire le réapprovisionnement en cas de besoins et à temps ;
Participation dans l’organisation logistique et administrative des événements de PSI (réunions du personnel, et autre événement) ;
Organiser la salle de réunion et superviser le travail de nettoyage des bureaux par la Société de nettoyage ;
Agir en toute confidentialité et ne pas partager une quelconque information confidentielle dont elle prendrait connaissance ;
Superviser le Planton
Mener à bien toute autre tâche qui lui serait confié par son superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

Education/Expérience :

Diplôme universitaire minimum de niveau Bac +4/3 en Sciences sociales, Gestion et Administration, communication, Secrétariat ;
Expérience de travail de 3 ans un poste similaire ;
Avoir une expérience dans l’administration dans une ONG Internationale serait un atout ;
Maitrise des logiciels Word, Excel et Outlook

Connaissances linguistiques :

Maîtrise parfaite du francais écrit et oral
Connaissances d’anglais écrit et oral

Autres compétences:

Doit être scrupuleusement honnête et toujours promouvoir une atmosphère de confiance et d’intégrité ;
Capacité à respecter des délais, sens des priorités, et à faire face à des situations stressantes ;
Capacité à lire, analyser et interpréter les procédures techniques ou les règles gouvernementales ;
Anticipation, organisation, respect des délais, respect des procédures et des normes ;
Capacité à gérer des situations et des documents sensibles et confidentiels ; discrétion ;
Grande disponibilité : emploi du temps en fonction de la charge de travail ;
Esprit d’analyse et de synthèse ;
Capacité à faire circuler l’information.

PSI Burundi est un employeur favorable à l’égalité des chances et engagé dans la diversité sur le lieu de travail. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans aucun égard.

Avertissement

Cette description de ce poste n’est pas une liste exhaustive. En tant que tel, le/la titulaire du poste se verra confier d’autres responsabilités en cas de besoin.

Déclaration

J’ai lu, compris et accepté d’assumer avec diligence la liste des tâches ci-dessus dans le cadre de mes responsabilités en tant que Chargé(e) de l’Administration, pendant mon travail à PSI Burundi.

Les dossiers de candidature seront envoyés à l’adresse électronique ci-après : recrut@psiburundi.org en mentionnant le poste dans l’objet du mail et de la lettre. Aucune demande tardive ne sera acceptée, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Les dossiers de candidatures comprendront :

Une lettre de motivation bien rédigée (relatant brièvement les expériences acquises en rapport avec le poste vacant) adressée à Madame la Représentante Résidente de PSI Burundi ;
Un Curriculum Vitae détaillé avec 3 personnes de références professionnelles (nom, téléphone, mail, poste et relation avec le candidat). L’employeur actuel doit être parmi ces 3 personnes ;
Une copie conforme à l’original du diplôme obtenu ;
Des attestations de services justifiant les expériences ;
Une copie de la carte nationale d’identité ;

Tous ces documents doivent se trouver dans un même fichier ;

Les candidats qui ne respecteront pas tous ces consignes ne seront pas considérées.

NB : – Les dossiers physiques ne seront pas reçus ;