Contexte
Le Bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burundi est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et joue le rôle de Récipiendaire Principal des nouvelles subventions. Dans son rôle de Récipiendaire Principal, le Bureau Pays est responsable de la gestion financière et programmatique de la subvention du Fonds mondial ainsi que des achats de produits pharmaceutiques. Dans tous les domaines de mise en œuvre des subventions, le Bureau Pays fournit des services de développement des capacités aux institutions compétentes, sous-bénéficiaires et partenaires opérationnels.

Pour la mise en œuvre des subventions Fonds mondial, le PNUD Burundi met en place une unité de gestion de programme (UGP) qui coordonnera la mise en œuvre des projets et fournira des directives générales sur les règles et procédures du Fonds mondial à tous les sous-récipiendaires participant à la mise en œuvre du projet.

Le Bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burundi recrute un(e) Assistant(e) Administratif (ve) pour appuyer l’UGP.

Sous la supervision directe du Coordonnateur de Projet, l’Assistant (e) Administratif (ve) appuie avec efficacité, qualité et constance le suivi et la gestion des activités des projets VIH/TB et paludismes financés par le Fonds Mondial. 

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion des projets Fonds mondial afin d’appuyer la bonne exécution des activités.

Tâches et Responsibilités

Sous la supervision directe du chef de projet, le titulaire de ce poste aura à accomplir avec soin les services de conduite de véhicules avec efficacité. Le titulaire de ce poste doit démontrer une approche orientée vers le client, un sens de responsabilité, courtoisie, tact et être capable de travailler dans un environnement multi social et multi ethnique. Le préposé à ce poste est à la disposition du Bureau du Programme basé à Bujumbura.

Résultats Clés Attendus :

• - Fournir des services de conduite efficaces et sécurisants ;
• - Conduire les véhicules du Bureau sur demande ;
• - Entretenir et maintenir journalièrement le véhicule sous sa responsabilité ;
• - Vérifier la disponibilité des documents et outillages complets du véhicule.

1. Fournir des services de conduite efficaces et sécurisants :

• (i) Conduire les véhicules du Bureau pour le transport du personnel autorisé aussi bien en ville qu’à l’intérieur du pays ;
• (ii) distribuer et chercher le courrier, les documents et autres objets à la demande du Bureau ;
• (ii) Accueillir, accompagner le personnel officiel à l’aéroport et l’assister dans les formalités de voyage en cas de besoin.

2. S’assurer du bon usage du véhicule en veillant au maintien correct et précis des fiches de suivi journalier, et à l’enregistrement des données facilitant la planification des réparations et rapports y relatifs.

3. Assurer un entretien approprié et régulier du véhicule en suivant à temps les petites réparations, la vérification du niveau d’huile, la vérification des pneus et des freins, le lavage, etc.

4. S’assurer de la disponibilité de tous les documents et outillages requis pour le véhicule (assurance, fiche de suivi, répertoire du personnel, carte routière de la ville/ du pays, kit de secours, outillage et pièces de rechange nécessaires).

5. S’assurer que toutes les actions urgentes requises par les règles et procédures sont prises en cas d’accidents (rapport d’accident, déclaration à l’assurance,…) et reportées au supérieur hiérarchique sans délais.

Impact des Résultats :

• Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services du bureau, sur l’utilisation efficace et efficiente des biens du bureau.
• Ils ont également un impact sur le respect des horaires des rendez-vous des personnes transportées.

Competencies

Compétences globales :

• Prouver le dévouement à la mission, la vision et les valeurs du PNUD;
• Faire preuve d’adaptation culturelle, respect des différences de genre, religion, race, nationalité et âge.

Compétences opérationnelles :

Gestion de connaissances et apprentissage

• Capacité de partager ses connaissances et expérience ;
• Capacité de fournir un feedback utile et donner conseils aux collègues.

Développement et efficacité opérationnelle :

• Démontrer une excellente connaissance de conduite automobile, du code de la route et une capacité d’effectuer des petites réparations ;
• Démontrer une excellente connaissance des principes protocolaires ;
• Démontrer une excellente connaissance des principes de sécurité (NB : Le préposé à ce poste devra passer les cours de sécurité avancée sanctionnés par le certificat en ligne).

Leadership et auto-gestion :

• Se focaliser sur la satisfaction du client ;
• Exécuter son travail avec consistance, énergie et afficher une attitude positive et constructive ;
• Garder le calme et la bonne humeur même sous pression ;
• Répondre positivement aux critiques et différents points de vue.

Required Skills and Experience

Education : 

• Etre au moins titulaire du diplôme de niveau A3 ;
• Permis de conduite valide, catégorie B au moins ;
• Maîtrise de la communication-radio ;
• Avoir une bonne conduite et une bonne connaissance de la ville et du pays.

Expérience : 

• Expérience d’au moins 2 ans en qualité de Chauffeur ;
• Expériences pratiques de petites réparations de véhicules ;
• La connaissance des règles et procédures de conduite des organisations ; internationales et plus particulièrement du Système des Nations Unies serait un atout.

Langues Requises : 

• Parler couramment Français et Kirundi ;
• La connaissance de l’Anglais constitue un atout.

Note :

Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.