Sous la supervision directe du Supply and Logistics Specialist, le Contracts Officer sera chargé d’élaborer et de gérer les processus d’achat de services conformément aux règles et règlements de l’UNICEF, en liaison avec les dispositions du Manuel des approvisionnements.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS CLÉS

Dans les limites des pouvoirs délégués et selon la configuration organisationnelle donnée, le ou la titulaire peut se voir attribuer les responsabilités principales, partagées ou contributives pour tout ou partie des domaines de tâches principales et des résultats finaux suivants: 

1. Fournir une assistance rapide et pertinente et soutenir l'évolution des besoins en services et la situation des enfants et des familles, y compris les situations d'urgence, en accordant la priorité à l'optimisation des ressources.

• Soutenir la planification de la passation des marchés de services grâce à la coordination avec les sections concernées.
• Fournit un appui technique pour la préparation des documents appropriés, ainsi que des informations sur les termes de référence et la définition des domaines de travail, facilitant ainsi la gestion efficace des achats, des contrats et des coûts, à l'appui de l'exécution du programme de pays.
• Participer à l'examen de la planification de la stratégie du programme de pays pour formuler des recommandations sur les besoins en services et apporter son aide dans la préparation des plans d'action.
• Aider à la mise en œuvre du volet achats de services du programme de pays.

2. Mettre en place des systèmes, procédures et documents d’approvisionnement fiables et précis, ainsi que des rapports réguliers et exacts, afin de maintenir le plus haut niveau possible d’intégrité, de normes et de responsabilité.

• Entretenir des relations de travail et des contacts efficaces avec la Division des approvisionnements de Copenhague afin de se familiariser avec les politiques et procédures en matière d’achats.
• Conseiller le bureau de pays sur les politiques et procédures ayant une incidence sur les achats de services aux institutions internationales et locales.
• Maintenir le lien avec Copenhague en ce qui concerne la fourniture d'autorisations d'achat local (LPA) pour les travaux de construction et les services, le cas échéant.
• Aider le personnel du Service des approvisionnements à préparer la documentation appropriée pour les demandes de services, les bons de commande, les soumissions au CRC, etc. pour l’achat de services.
• Participer à la préparation / compilation des rapports sur l'état des approvisionnements nécessaires pour les rapports des donateurs, les révisions budgétaires, l'analyse de programme, les rapports annuels, les appels, etc.

3. Soutenir l'UNICEF et le gouvernement dans le renforcement des capacités afin d'améliorer la prestation de services efficace, efficiente et rapide.

• Participer à l'identification des besoins en formation et planifie des activités de formation à la passation de marchés de services pour le personnel, les consultants et les homologues de l'UNICEF afin d'améliorer la fourniture.
• Soutenir la planification et la conception de matériel de formation à l'intention du personnel / des consultants de l'UNICEF et des homologues en matière de gestion des contrats afin d'améliorer la distribution.

4. Effectuer et contrôler des achats efficaces, aux niveaux local, régional et / ou international, dans le but d’obtenir les coûts les plus bas sans sacrifier la qualité, le cas échéant.

• Effectuer des visites sur le terrain sur les sites de projets et surveiller l'avancement des travaux. Proposer des actions correctives pour améliorer la prestation de services des entrepreneurs.
• Effectuer les achats locaux en publiant des offres, en évaluant les offres et en gérant les contrats; Identifier et recommander des entrepreneurs locaux potentiels.
• Conserver les données et évaluer le rendement global des sources d'approvisionnement locales (prix concurrentiel, qualité des produits livrables et livraison à temps). Évaluer les contrats Les mécanismes de gestion et de contrôle et proposer les actions appropriées.
• Communiquer et signaler les problèmes de qualité relatifs aux contrats de service.

5. Collaboration et partenariat

• Faire équipe avec la Section des programmes et d’autres membres de la Section des opérations pour faciliter l’achat de services ainsi que la gestion efficace des contrats.
• Entretenir des relations de partenariat et de collaboration avec les homologues de l'UNICEF, du gouvernement, de l'ONU et des partenaires bilatéraux dans les activités d'achat.

6. Prestation de services dans la chaîne d'approvisionnement et intervention d'urgence

Surveiller et examiner les dépenses d’approvisionnement et rédiger des stratégies d’achat fondées sur la gestion des catégories afin de se concentrer sur les services essentiels et stratégiques contribuant à l’obtention de résultats pour les enfants et d’appuyer la conclusion d’accords à long terme, le cas échéant. Maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans la sous-traitance des services et les travaux de construction.

IV. IMPACT DES RESULTATS

1. Des réponses rapides et pertinentes et une assistance fournie pour faire face à l'évolution des besoins et des situations d'achat, y compris les situations d'urgence, en accordant la priorité à l'optimisation des ressources.
2. L'intégrité, les normes et la responsabilisation sont surveillées, administrées et maintenues grâce à la mise en œuvre de systèmes de passation de marchés de services et de contrats, de procédures, de documentation et d'un reporting précis
3. Assistance professionnelle et formation fournies pour le renforcement des capacités afin d'améliorer la prestation de services efficiente, efficace et rapide.
4. Passation de marché efficace pour atteindre les coûts les plus bas sans sacrifier la qualité.
5. Collaboration et partenariat efficaces en matière d'approvisionnement / approvisionnement / achats / passation de marchés / logistique avec des homologues internes et externes sont développés et maintenus grâce à une meilleure coordination, communication et mise en réseau.

V. Compétences et niveau de compétence requis (sur la base des profils / évaluations de compétences professionnelles de l'UNICEF).

 Valeurs fondamentales

• Le souci
• Le respect
• L'intégrité
• La confiance
• La responsabilité

Les compétences de base

• Communiquer (II)
• Travailler avec les personnes (II)
• Oeuvrer pour les résultats (II)

Compétences fonctionnelles:

• Analyse (II)
• Application de l'expertise technique (II)
• Planification et organisation (II)
• Décider et initier l'action (II)
• Suivre les instructions et les procédures (II)
• Formulation de stratégies / concepts (II)

VI. QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation:

• Un  diplôme universitaire est requis en administration des affaires, en gestion, en économie, en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en logistique, en approvisionnement, en droit des contrats / droit commercial, en développement international, en santé ou dans un domaine des sciences sociales apparenté.

Expérience:

• Au moins un an d'expérience pertinente, acquise aux niveaux national ou international, dans les domaines suivants: approvisionnement, logistique, passation des marchés, passation des marchés, administration et / ou autres domaines techniques directement liés.
• Expérience dans une organisation internationale souhaitable.

Exigences linguistiques:

La maîtrise du français et une connaissance pratique de l'anglais sont nécessaires.