Département : LOGISTIQUE
Lieu d’affectation : Bujumbura et/ou Bases
Personne de référence : COORDINATEUR LOGISTIQUE
WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne œuvrant depuis 1971 dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. Présent dans 29 pays avec 128 projets, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d’assistance suivants: droits de l’homme (égalité des sexes, prévention et lutte contre les violences faites aux enfants et aux femmes, migration), aide humanitaire (prévention, secours d’urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l’eau, à la santé et à l’hygiène, à l’éducation, et au volontariat international. WeWorld-GVC travaille principalement avec les filles, les garçons, les femmes et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté pour un monde plus juste et plus inclusif. Rejoindre l’équipe WeWorld-GVC, c’est faire partie du développement d’une organisation dynamique où la contribution de chaque membre du personnel est valorisée et travaillant ensemble à la réalisation collective d’objectifs et de vision partagés.
WeWorld-GVC est présent au Burundi depuis 1995 et actuellement actif dans 13 des 18 provinces du pays. Au cours de ces 25 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (ECHO, UE, Coopération Italienne, USAID, UNICEF, FAO, WFP, Ambassade des Pays Bas, GIZ, DUE, UNHCR) etc. , WWGVC a réalisé des actions dans le secteur de la santé, nutrition, sécurité alimentaire, énergie ou encore EHA.
Dans le cadre de ses acivites, WWGVC recherche à recruter plusieurs membres du personnel pour son département approvisionnement, basés à Bujumbura ou dans une des bases de WeWorld- GVC au Burundi.
MISSION / OBJECTIF GÉNÉRAL
Les membres du personnel du département Approvisionnement ont la responsabilité générale de la gestion des achats / stock et transports des biens au niveau de la mission, en accord avec les procédures WeWorld-GVC et Bailleurs de Fonds. Ils ont comme appui technique le support du Coordinateur Logistique et apporteront un soutien technique aux différents bureaux de la mission.
- Définition des tâches plus spécifiques
Objectif 2 : Respect des procédures d’achat
- - Respecter les procédures d’achat de WeWorld-GVC, relatives au tableau des passations de marché (appel d’offre, procédure négociée, comparaison de devis, achat direct) ;
- - Mise en œuvre du processus achat : avant achat (collecte des devis, élaboration de grilles de sélection fournisseurs, etc.), s’assurer de la conformité des demandes d’achat et des bons de commande, s’assurer de la mise à jour du suivi des achats, appuyer l’élaboration des dossiers d’appel d’offres, après achat (s’assurer de la validation qualité/quantité des achats par le demandeur au moment de l’entrée en stock ou de l’envoi sur le terrain, transmettre le dossier d’achat au comptable, pour paiement et s’assurer du suivi, assurer le bon archivage et classement physique et électronique des dossiers d’achat, etc.) ;
- - S’appuyer sur les plans d’achat projets pour la réalisation des achats, et s’assurer que ceux-ci soient à jour ;
- - En collaboration avec le Coordinateur logistique, élaborer l’ensemble des contrats ;
- - S’assurer de la mise à jour des contrats cadres.
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Objectif 3 : Relations avec les programmes et autres membre de l’équipe logistique mission
- - S’assurer de la réalisation des achats dans les délais fixés avec les demandeurs ;
- - Transmettre tous les quinze jours aux programmes la liste des prix mise à jour ;
- - Envoyer le suivi des achats aux Chefs de projet, chaque fin de semaine ;
- - Mettre à jour le plan des achats et/ou le PPP tous les mois avec les différents Chefs de projet ;
- - Organiser avec les Chefs de projet des réunions hebdomadaires de planification des achats.
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Objectif 4 : Gestion Transport nationaux et internationaux
- - Réception des différents matériels achetés (sauf équipements) et s’assurer de leurs entrées en stock ;
- - Organiser la réception et l’envoi du matériel pour les différentes bases de la mission quand nécessaire en utilisant les bons formats (Waybill, packing List etc.) ;
- - En collaboration avec le Coordinateur Logistique, et transitaire, se charger du dédouanement des frets internationaux et gérer les dossiers d’exonération auprès du ministère des finances.
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Objectif 5 : Coordination
- - Participer aux réunions hebdomadaires, définition des d’objectifs avec l’équipe du département logistique ;
- - En Collaboration avec le Coordinateur logistique, apporter un appui technique pour la formation du personnel ;
- - Tenue régulière d’entretien individuel d’appréciation, organisation de formations internes, en fixant au préalable des objectifs précis, en relation avec le profil du poste ;
- - Organiser des missions terrain pour soutien aux bases, quand nécessaire. Avant chaque visite, des termes de références devront être rédigés, et après chaque visite un rapport devra être rédigé et partagé avec son responsable hiérarchique.
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Objectif 6 : Reporting / Planning
- - Planning des approvisionnements sur une fréquence mensuelle ;
- - Rapport mensuel, centraliser les suivis des achats, et suivi des contrats, les vérifier, corriger si nécessaire, et les transmettre au Coordinateur logistique ;
- - Mise à jour des Plans d’achat et les transmettre au Coordinateur Logistique ;
- - Rapports ponctuels bailleurs : Rapports Finaux et Pré Finaux bailleurs concernant les procédures achat appliquées pendant le ou les projets, (en relation avec le Coordinateur Logistique) ;
- - Participer à l’audit log et à la mise à jour du plan d’action ;
- - Participer à l’ensemble des réunions planifiées par la coordination logistique, et le département Admin ;
- - Participer à la réalisation des budgets logistique pour tous les nouveaux projets (si budget logistique) ;
- - Participer à la mise à jour du prévisionnel de trésorerie (si prévisionnel de trésorerie).
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PROFIL DU CANDIDAT
Niveau d’études/diplôme spécifique
- Diplôme universitaire ou formation professionnelle avérée en Logistique
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance des langues (Français courant, Kirundi)
Expérience préalable nécessaire
- Expérience professionnelle humanitaire d’au moins 3 ans dans le secteur de la logistique Achat/transport/Gestion de stock en ONG
- Expérience en management d’équipe
Habilitées demandées
- Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté
- Bonne capacité rédactionnel et orale
- Bonne capacité de communication et d’adaptation
- Capacité à animer des formations et des réunions
- Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs
Modalité de soumission :
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer leur dossier comprenant:
- -Un Curriculum Vitae (maximum 3 pages) incluant les coordonnées de 3 références professionnelles
- -La Lettre de motivation (maximum 1 page) adressée à Madame la Représentante Légale de WeWorld-GVC
- -La Carte d’Identité Nationale
- -Les copies des diplômes certifiés conformes à l’original
- -Les attestations de services
Les dossiers sont à envoyer dans un seul document pdf au plus tard par le 10 septembre 2023.
Par courriel électronique à l’adresse email : bi.recrute@gvc.weworld.it
L’objet de votre courriel/email doit contenir le nom et prénom de la personne ainsi que le titre du poste, comme suit : « Poste – Nom et prénom ».
NB :
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à la prochaine étape du processus de sélection.
WWGVC ne prend pas de frais, à aucune étape de recrutement
