AVIS D’APPEL D’OFFRES POUR LA FOURNITURE ET L’AMELIORATION DU LOGICIEL DE GESTION DE LA SOCIETE BIC VIE s.a.

1. Contexte et Justification

Dans le cadre de l’amélioration de ses performances organisationnelles et de l’optimisation de ses processus internes, BIC VIE s.a. souhaite moderniser son logiciel de gestion. Ce logiciel devra répondre aux besoins en matière de comptabilité, gestion des produits d’assurance vie (Pension Complémentaire, Assurance éducation, Prévoyance décès, Protection crédit, Assurance Frais Funéraires), gestion des ressources humaines, gestion du budget, gestion de stock et du patrimoine.

2. Objectif Général

Mettre en œuvre un logiciel de gestion performant et sécurisé, adapté aux besoins opérationnels et stratégiques de BIC VIE s.a.

3. Objectifs Spécifiques

• Automatiser les processus de gestion internes ;
• Améliorer la traçabilité, la transparence et la fiabilité des données ;
• Réduire les délais de traitement et le risque d’erreurs humaines ;
• Fournir des outils de rapportage et d’analyse pour faciliter la prise de décision ;
• Répondre aux exigences du régulateur et de l’OBR ;
• Procéder à la migration des données déjà existantes ;
• Etc.

4. Description du Logiciel Souhaité

Le logiciel devra être modulaire et évolutif (ERP de préférence) et contenir les modules suivants :

• Comptabilité ;
• Gestion des produits d’assurance vie : Pension complémentaire, Assurance éducation, Frais funéraires ; Prévoyance décès, et Protection crédits ;
• Gestion des ressources humaines
• Gestion de la paie ;
• Gestion de stock ;
• Gestion du patrimoine ;
• Gestion du budget ;
• Gestion des calculs actuariels ;
• Avoir la capacité d’intégrer la norme internationale IFRS17 ;

5. Livrables

• Logiciel installé et configuré selon les spécifications ;
• Documentation technique et utilisateur ;
• Formation des utilisateurs clés ;
• Garantie et accompagnement (12 mois) ;
• Maintenance et mise à jour pendant la période de garantie.

6. Critères de Sélection du Fournisseur

• Fonctionnalité du logiciel ;
• Coût total de possession (prix d’achat, coût d’installation, de maintenance et de formation) ;
• Réputation du fournisseur ;
• Supports techniques (accessibilité, disponibilité et qualité du support) ;
• Sécurité (normes de sécurité et de confidentialité, certification de sécurité du fournisseur) ;
• Intégration (compatibilité avec les systèmes et logiciels existants, facilité d’intégration avec d’autres outils utilisés par l’Entreprise) ;
• Mise à jour et maintenance (fréquence des mises à jour et la gestion des nouvelles versions, engagement du fournisseur concernant la maintenance) ;
• Essai et démonstration ;
• Engagement contractuel.

7. Délais d’Exécution

La durée totale de mise en œuvre ne devra pas excéder 4 mois.

8. Eléments constitutifs du dossier d’appel d’offre

L’offre technique devra comprendre en plus des éléments administratifs ci-dessous, un dossier technique répondant aux critères de sélection précités :

• Une lettre de motivation adressée à Mme le Directeur Général de BIC VIE s.a.
• Le numéro d’identification fiscale ;
• Le registre de commerce ;
• Une attestation de non-redevabilité valide délivré par l’OBR ;
• Une attestation de non-redevabilité à l’INSS ;
• Description détaillée du logiciel ;
• Plan de modernisation et méthodologie de déploiement ;
• Liste de références (marchés déjà exécutés et en cours d’exécution) ;
• Trois attestations de bonne exécution ;
• Les CV du personnel aligné ;
• Planification du projet (calendrier prévisionnel et phases de déploiement)

L’offre financière quant à elle comprendra :

• Le coût détaillé de l’acquisition du logiciel (prix d’achat, coût d’installation, de maintenance et de formation) ;
• Le montant doit être en monnaie locale (Francs Burundais).

9. Présentation des offres

Les offres devront être soumises sous pli fermé en 3 exemplaires (1 originale et 2 copies), portant la mention « original » et les copies portant la mention « copie ».

Les soumissionnaires placeront l’original de leurs offres techniques et financières dans des enveloppes séparées et cachetées portant la mention « offre technique », et « offre financière » selon le cas. Ces enveloppes seront ensuite placées dans une enveloppe extérieure portant le titre de l’appel d’offre et adressée à Mme le Directeur Général de BIC VIE s.a.

10. Dépôt et Ouverture des offres

Les soumissionnaires devront déposer leurs dossiers d’appel d’offres au plus tard le 30/06/2025 à 17h00 au bureau de la société BIC VIE s.a. sise à Boulevard de l’Indépendance N°9, Immeuble White Stone, 4è étage.