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  • Requisition ID: req17379
  • Job Title: Manager Grants
  • Sector: Grants
  • Employment Category: Fixed Term
  • Employment Type: Full-Time
  • Open to Expatriates: No
  • Location: Burundi
  • Job Description


Le/La Manager des subventions et partenariat travaille sous la supervision du/de la Coordonnateur/-trice des Subventions et Partenariats et assiste à assurer le respect des règles contractuelles des bailleurs de fonds et, en coordination avec le personnel des programmes et le département des finances, la présentation dans les délais des rapports narratifs et financiers précis aux bailleurs. Le/La Manager des subventions et partenariat est également responsable de la tenue à jour de tous les fichiers des programmes/projets. Il/elle appuie les programmes/projets par la distribution des documents de subventions, aide dans l'élaboration de propositions de même que dans la préparation du matériel de communication. Le/la Manager des subventions et partenariat appuie la Coordinatrice Subventions et Partenariats dans le suivi des règlements et procédures liés à la mise en place et la bonne gestion des partenaires locaux.


 


TACHES SPECIFIQUES

Grant Reporting :

•       En collaboration avec la Coordinatrice des subventions, faire le suivi de tous les rapports de projets pour leurs soumissions dans les délais en respectant les exigences des bailleurs et les bons standards de rapportage ;

•       Compiler et faire la revue des rapports en français et en anglais à soumettre aux bailleurs et assurer la liaison avec le département des finances, M&E et autres départements concernés pour s'assurer que les rapports narratifs et financiers sont exacts/cohérents et soumis à temps.


Grant Management

•       S'assurer du bon classement et du maintien de tous les documents liés au programme (dossiers des subventions) en support papier et informatique, y compris la mise à jour régulière des Grants sur OTIS, dans le système Box, et dans le Grants Tracker ;

•       Fournir un appui aux programmes en participant aux réunions de cycle de projets, incluant les réunions d'ouverture, de mise en œuvre et de clôture de subventions, prendre le compte rendu et les distribuer aux personnes concernées ;

•       S’assurer de la diffusion des documents des subventions/propositions, tout en répondant aux demandes d'information venant du terrain et des partenaires ;

•       Fournir une assistance en traduction entre le kirundi, le français et l’anglais ;

•       Effectuer les visites sur terrain pour assurer le respect des règlements de conformité de l’IRC et des bailleurs dans toutes les implémentations des activités ;

•       Soutenir la Coordinatrice de subventions en travaillant étroitement avec le département des finances pour s’assurer que les dépenses sont conformes avec les exigences des bailleurs, et suivre le recodage des transactions quand nécessaire ;

•       Maintenir à jour tous les fichiers des subventions de l’IRC Burundi.


 


Communication

•       Travailler avec le département des programmes pour produire les documents de communication d’IRC tels que des brochures, bulletins d'information, rapports en situation d’urgence, aperçus sectoriels, contribution aux bulletins d’information IRC au niveau mondial, et des examens annuels et trimestriels, et tous autres rapports ou document nécessaire pour améliorer la visibilité de l’IRC Burundi à l’externe ainsi qu’à l’interne ;

•       Effectuer les visites sur terrain pour récolter les données nécessaires pour la communication, y compris les histoires de succès, les données qualitatives pour les rapports et les photos ;

•       Contribuer au développement des capacités des autres staff IRC pour l’amélioration des rapports, surtout pour l’inclusion des données qualitatives, et pour l’amélioration des bonnes pratiques de communication, y compris le soutien pour l’utilisation des outils de communication et pour les rédactions des rapports comme l’email, le calendrier, les Microsoft Word et Excel, etc.


 


Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS)

Diriger toutes les étapes des processus de présélection et de gestion des partenariats et s'assurer que IRC Burundi respecte à 100% les politiques PEERS de l'IRC ;

Veiller à ce que les équipes de programme suivent toutes les procédures de sélection des partenaires et soutiennent les processus administratifs nécessaires pour assurer la mise en œuvre en temps opportun et assurer la qualité de la programmation grâce à tous les partenariats établis.

 

Gestion du personnel

Le/La Manager des subventions et partenariat supervisera directement l’Officier Subventions et l’Officier Partenariat , les stagiaires, et sera responsable de s'assurer que toute l’équipe à sa charge respecte les règlements sur les ressources humaines, assurer les plans de performance de son équipe, ainsi que leurs plans de développement des capacités.

 

Divers

•       Soutenir le développement des capacités des collègues IRC et des partenaires, de façon mesurable et participative, en assurant la conception/ développement des formations, et en facilitant des formations variées sur les thèmes divers pour renforcer les capacités nécessaires pour améliorer la qualité des rapports, des matières de communication, et le respect des exigences de conformité des bailleurs et d’IRC ;

•       Fournir une assistance ponctuelle dans l’organisation d’évènements ou de visite en liens avec les programmes de l’IRC au Burundi ;

•       À la demande du/ de la Coordinateur/-trice des subventions et / ou du Directeur (ice) adjoint(e) en charge des programmes, prendre la responsabilité de toutes autres tâches ne relevant pas de celles soulignées dans cette description de poste.



Qualifications

•       Être en possession au minimum d’un diplôme universitaire en gestion, administration, études de développement, gestion des projets, sociologie, communication, sciences sociales, ou similaires ;

•       Pouvoir démontrer une expérience d’au moins 4 ans de travail avec les organisations internationales non-gouvernementales dans le domaine de l'élaboration et/ou de la gestion de programmes/projets dont 2 ans dans un poste managérial ;

•       Avoir des excellentes capacités en français et en anglais est obligatoire (la communication, la lecture, et la rédaction) ;

•       Avoir des excellentes compétences en communication et d'excellentes qualités relationnelles ;

•       Excellente maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ;

•       Avoir des compétences informatiques solides, y compris dans la recherche en ligne et les plates-formes de gestion de données en ligne, l’expérience avec les logiciels de collecte de données numériques, le GIS, et l’analyse des données seraient des avantages ;

•       Avoir de l'expérience en conception de mise en page pour les matériaux de communication et les compétences en conception des tableaux et graphiques;

•       Être capable de travailler en équipe ou de manière identique, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respectant des délais courts ;

•       Avoir un esprit de synthèse requis ;

•       Être capable de s'exprimer de manière claire, professionnelle et succincte ;

•       Être extrêmement éloquent et capable de gérer les communications internes et les communications externes avec les partenaires et les bailleurs de manière professionnelle et efficace ;

•       Avoir la capacité et la volonté de faire des voyages sur les sites de terrain et dans des régions éloignées ;

•       Pouvoir travailler de façon autonome, tout en démontrant toujours une forte éthique de travail ;

•       Avoir des compétences de réflexion critique excellentes, une attitude positive et une approche de résolution de problèmes proactifs au travail est essentiel ;

•       Faire preuve de beaucoup de dynamisme et d’une grande volonté d’apprendre ;

•       Aptitude à utiliser et développer des outils et systèmes programmatiques et financiers complexes est une valeur ajoutée ;

•       Expérience avec la gestion de la performance du personnel serait un atout ;

•       Pouvoir démontrer les compétences en suivi et évaluation serait un avantage ;

•       Pouvoir démontrer une expérience dans le travail avec des bailleurs de fonds tels que l’USAID, l'ONU et l'UE serait un avantage.


 


Les candidatures féminines sont vivement encouragées.


 


Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une  copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).


 


La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 23 Juin 2021 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.


 


 Fait à Bujumbura, le 16 Juin 2021


L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et les principes énoncés dans la voie d’'IRC - Normes de conduite professionnelle. Ceux-ci sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC fonctionne et applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la Protection de l’enfant, la lutte contre le harcèlement en milieu de travail, l'intégrité financière, et la lutte contre les représailles.