- Requisition ID: req18898
- Job Title: Officier Senior des achats et actifs
- Sector: Operations
- Employment Category: Fixed Term
- Employment Type: Full-Time
- Open to Expatriates: No
- Location: Burundi
Job Description
I. Description du poste :
Sous la supervision du Manager de la chaine d’approvisionnement, le Senior Officier des achats & Actifs a pour responsabilités : dans l'ensemble, être plus explicite dans ses interactions avec le comité des achats ainsi que tous les achats en rapport avec les activités des programmes de l’IRC Burundi dans le respect strict des procédures et politiques mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.
II. Responsabilités :
Identification des drapeaux rouges de fraude :
À travers les différents outils et mécanismes en place à IRC, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l’organisation pour la gestion de ces cas.
Processus d’achats des biens et services:
- La planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place, développés en collaboration étroite avec les programmes ;
- Réception des demandes des achats (PRs ) et leurs traitements ;
- Demande de processus de devis (RFQ) auprès des fournisseurs ;
- Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle;
- La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
- La gestion des relations avec les programmes demandeurs et appui aux bases ;
- Toutes autres tâches confiées par superviseur.
Gestion des contrats :
- La préparation et la gestion des contrats à partir de US$5,000.
Gestion des Plans d’approvisionnement & Budget :
- Préparer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement en suivant les procédures opérationnelles standard (PSO) de l'IRC en matière d'approvisionnement ;
- Développer des plans d'approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme et les partenaires internes et externes pour soutenir la mise en œuvre du programme et monitorer les modifications de la part des Programmes ;
- Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté ;
- Analyse BvA (Budget versus Actuals) et suivi des PRs ;
- Suivi régulier des budgets afin de relever les écarts. Les écarts relevés sont analysés afin d’apporter les éventuelles actions correctives nécessaires ;
- Partage hebdomadaire de l’analyse du Prts ;
- Partage hebdomadaire de l’état des PRs reçus en copie dure et ceux soumis en ligne sans la copie dure ;
- Veiller à ce que tous les initiateurs des PRs soient régulièrement informés des défis liés à leurs commandes ;
- Organiser une réunion de suivi accompagné d’un plan d’action avec les responsables des programmes a 3 mois de la fin du financement.
Gestion des fournisseurs :
- La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;
- Le développement des relations avec les fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
Etude de marché :
- La collecte, l’organisation et l’analyse de données des achats et études de marchés.
Résumé des responsabilités.
- Assure la conformité aux politiques d'approvisionnement de IRC et des Donateurs;
- Mise en œuvre de tous les PSO d'approvisionnement IRC;
- Précision des données d'approvisionnement;
- Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement;
- Gestion et suivi des contrats IRC;
- Négociation transparente documentée;
- Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC;
- Documentation complète sur les transactions d'approvisionnement;
- Revue des dossiers d’achat avant la soumission aux finances;
- Mettre en œuvre la diligence raisonnable;
- Documenter les besoins de formation;
- Conformité du statut juridique de l’Office Burundaise des Recettes: préparation des dossiers et mise à jour de tous les documents nécessaires, tel que exigé par l’OBR en vue de l’obtention du remboursement;
- Inventorier tous les documents de support requis pour compléter le dossier à déposer au niveau de l’OBR;
- Partage des informations aux autres membres de l’équipe.
Qualifications
Qualification minimum requise :
- Diplôme en gestion /Logistique ;
- Expérience de 5 années dans la gestion des achats et suivi budgétaire dans une organisation internationale.
Compétences & Aptitudes Techniques :
- Bonnes connaissances de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point
- Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
- Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
- Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
- Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
- Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
- Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
- Capacité de diriger des équipes ;
- La gestion du changement ;
- Gérer le risque SC ;
- Collaboration multifonctionnelle ;
- Réflexion stratégique ;
- Communication efficace ;
- Capacité de résolution de problèmes ;
- Approche orientée vers le résultat.
Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 19 Juillet 2021 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.
Fait à Bujumbura, le 12 Juillet 2021
L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et les principes énoncés dans la voie d’'IRC - Normes de conduite professionnelle. Ceux-ci sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC fonctionne et applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la Protection de l’enfant, la lutte contre le harcèlement en milieu de travail, l'intégrité financière, et la lutte contre les représailles.
