TERMES DE REFERENCES
Responsable Approvisionnements
Titre du poste : Responsable des Approvisionnements
Superviseur hiérarchique : Country Procurement & Logistics Manager
Supervision directe : 2 Assistant(e)s Achats
Lieu d’affectation : Bureau de coordination, Bujumbura – avec déplacements ponctuels sur les bases
Type de contrat : Contrat national (CDD 12 mois, renouvelable selon performance et financements)
Catégorie : Personnel national
Salaire brut indicatif : 2 796 052 BIF
Date de début souhaitée : Dès que possible
1. Contexte du poste
WeWorld est une organisation humanitaire et de développement active au Burundi dans les domaines de la sécurité alimentaire, de la protection, de l’éducation et de la résilience communautaire. La mission met en œuvre des projets multisectoriels dans plusieurs provinces du pays, avec un volume d’achats important, réparti entre le bureau central de Bujumbura et les bases terrain.
Dans ce cadre, le/la Responsable des Approvisionnements joue un rôle central dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des processus d’achats, afin de garantir leur conformité, efficacité, traçabilité et transparence, en appui direct aux activités opérationnelles et programmatiques.
2. Objectif général du poste
Assurer la gestion opérationnelle, conforme et stratégique des approvisionnements pour répondre efficacement aux besoins des projets et des services supports, dans le respect strict des procédures internes de WeWorld, des exigences bailleurs, et en contribuant à l’efficacité, la transparence et l’optimisation des ressources.
3. Responsabilités principales
3.1. Planification et organisation des achats
- Participer à l’élaboration et au suivi des plans d’achats en coordination avec les départements Programmes et Finance.
- Identifier et anticiper les besoins en achats, y compris les récurrents, pour une planification optimale.
- Maintenir la base de données des achats à jour et anticiper les délais critiques.
3.2. Réalisation et gestion des achats
- Gérer directement les achats de gré à gré et les consultations restreintes.
- Lancer les consultations, réceptionner les offres, préparer les grilles comparatives et évaluer les fournisseurs.
- Préparer les bons de commande et contrats, suivre leur exécution jusqu’à la livraison finale.
- Assister à la réception des biens avec le gestionnaire de stock pour vérifier la conformité documentaire et contractuelle.
3.3. Supervision de l’équipe Achats
- Organiser, répartir et suivre les tâches des Assistant(e)s Achats.
- Contrôler la complétude, la qualité documentaire et la conformité des dossiers d’achats.
- Mettre en place des outils de planification hebdomadaire et de suivi.
- Renforcer les capacités de l’équipe par un appui technique et des formations internes.
3.4. Conformité, documentation et audit
- Assurer le respect des procédures internes, des règles bailleurs et du code d’éthique.
- Organiser l’archivage physique et numérique des dossiers d’achats selon les standards de WeWorld.
- Participer activement aux audits internes et externes, et assurer le suivi des recommandations.
3.5. Appui stratégique et amélioration continue
- Contribuer à la mise à jour du répertoire des fournisseurs préqualifiés.
- Suivre la mise en œuvre et le renouvellement des contrats-cadres avec les prestataires stratégiques.
- Produire des rapports mensuels incluant des indicateurs de performance (quantitatifs et qualitatifs).
- Participer à l’amélioration continue des outils et procédures d’achats.
3.6. Collaboration inter-départements
- Travailler en étroite coordination avec les équipes programmes pour assurer la bonne compréhension et l’anticipation des besoins d’achats spécifiques à chaque projet.
- Échanger régulièrement avec la finance pour assurer la disponibilité budgétaire, le suivi des lignes budgétaires et le respect des échéances contractuelles.
- Organiser des points réguliers avec les chefs de projet et les départements concernés pour assurer la fluidité du processus d’approvisionnement.
- Participer activement aux réunions de coordination programme/logistique/finance pour assurer une cohérence globale dans la planification des activités.
4. Profil requis
Formation :
Diplôme universitaire en logistique, administration, gestion ou domaine équivalent.
Expérience :
- Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement au sein d’une ONG internationale.
- Expérience confirmée dans la supervision d’équipe et la mise en œuvre de procédures d’achats humanitaires conformes aux exigences bailleurs.
Compétences techniques :
- Maîtrise complète du cycle d’achat, de la planification à la réception finale des biens/services.
- Connaissance approfondie des règles bailleurs et des standards de conformité documentaire.
- Excellente capacité d’analyse, de négociation, de planification, de suivi budgétaire et de production de rapports.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des systèmes numériques de gestion des achats.
Compétences et qualités personnelles :
- Esprit d’analyse, rigueur, sens aigu de l’organisation et respect strict des délais.
- Leadership collaboratif et capacité à encadrer et faire progresser une équipe.
- Proactivité, intégrité professionnelle, sens de la confidentialité et capacité à travailler sous pression.
Langues :
Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
La connaissance de l’anglais est un atout important dans un contexte de coordination internationale.
5. Modalité de soumission
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer leur dossier comprenant :
- Un Curriculum vitae détaillé, incluant les références professionnelles des 3 dernières années ou des 3 derniers emplois (les références doivent être les superviseurs directs ou les contacts officiels des Ressources Humaines).
- Une lettre de motivation (maximum 1 page), adressée à Monsieur le Représentant Pays de WeWorld-GVC Burundi.
- Une copie de la Carte d’Identité Nationale ;
- Les photocopies non-certifiées des diplômes (les copies certifiées seront demandées aux candidates retenus).
- Les attestations de services.
Les dossiers sont à envoyer dans un seul document PDF au plus tard le 09 NOVEMBRE 2025, par courriel électronique à l’adresse électronique : bi.recrute@gvc.weworld.it
L’objet de votre courriel/email doit être formulé comme suit : « Votre nom et prénom_Responsable Approvisionnements ».
Seuls les candidats pré-sélectionnés seront contactés et passeront à la prochaine étape du processus de sélection.
Conformément à notre engagement en faveur de l’égalité des chances, et dans un souci de parité et d’inclusion, les candidatures féminines sont vivement encouragées et feront l’objet d’une attention particulière.
NB : WeWorld-GVC ne prend ni ne demande de frais, à aucune étape de ses processus de recrutements. Veuillez signaler systématiquement toute demande allant dans ce sens par mail à bi.comment@gvc.weworld.it ou par appel direct au numéro 61 680 680
