Bujumbura, le 23/08/2024

Appel à manifestation d’intérêt- Assistant Logistique et Administratif

La Fédération Luthérienne Mondiale (FLM) est une organisation non gouvernementale internationale, basée sur la foi, largement reconnue et présente dans plus de 20 pays dans le monde avec son siège à Genève en Suisse, et qui œuvre au Burundi depuis 2006 à travers des domaines programmatiques tels que les moyens de subsistance, protection et la cohésion sociale avec des interventions principalement à Cankuzo, Ruyigi et Muyinga.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, FLM Burundi, désire un ou une Assistant Logistique et Administratif basé à Bujumbura pour une durée d’une année avec possibilité de renouvellement en fonction de la disponibilité du budget et de la performance.

• Superviseur direct : Administrativement et techniquement, l’assistant Logistique et Administratif sera supervisé par l’Officier Logistique, basé à Cankuzo.
• Supervision indirecte : Directrice Pays, le Coordonnateur de Programmes et la Responsable Administration et Finances
• Subalternes : Chauffeur et personnel de soutien du bureau de Bujumbura.
• Date de début  Dès que possible.

Principales tâches et responsabilités :

▶ Approvisionnement

• - S’assurer de la mise à jour et de la capitalisation de toutes les informations liées aux achats et au processus d’approvisionnement
• - S’assurer que les appels d’offres sont faits conformément aux directives décrites dans le manuel d’approvisionnement de la FLM
• - S’assurer de la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation des achats définies par la mission,
• - Préparer et gérer les demandes d'achat selon les besoins opérationnels.
• - Participer à l'évaluation des fournisseurs et à la négociation des contrats.
• - Assurer le suivi des commandes et des livraisons pour garantir la conformité avec les spécifications et les délais.
• - Tenir à jour un registre des contrats et veiller à leur renouvellement en temps opportun.
• - Vérifier la conformité des livraisons par rapport aux termes des contrats.
• - Entretenir des relations professionnelles avec les fournisseurs pour garantir des services de qualité.
• - Résoudre les problèmes liés aux retards, aux livraisons incomplètes ou aux non-conformités.

▶ Gestion des stocks

• o Tenir à jour les registres de stock avec précision et assurer la traçabilité des mouvements de stock.
• o Effectuer des inventaires périodiques pour contrôler les niveaux de stock et faire un rapportage précis ;
• o Assurer un approvisionnement adéquat des biens et matériels en fonction des besoins.
• o S'assurer que les stocks sont stockés de manière sûre et conforme aux normes.

▶ Gestion du Parc Automobile/ Motos/ Générateurs

• o Mettre en place un système de transport adéquat répondant aux besoins de programme et du personnel
• o Organiser et superviser les maintenances régulières et les réparations des véhicules.
• o Coordonner avec les garages ou les fournisseurs de services pour l’entretien des véhicules, motos et générateurs.
• o Suivre la consommation de carburant et vérifier les factures associées.

▶ Gestion des Actifs

• o Maintenir un registre précis des actifs de l’organisation (équipements, meubles, etc.).
• o Effectuer des inventaires réguliers et assurer la mise à jour des registres.
• o Assurer que tous les actifs sont en bon état de fonctionnement et organiser les réparations ou remplacements nécessaires.
• o Proposer des améliorations pour la gestion et l’utilisation des actifs.
• o Gérer la cession ou le recyclage des actifs obsolètes ou non utilisés en conformité avec les politiques de l’organisation

▶ Point Focal RH et Administration

• o Assurer la gestion des dossiers administratifs du personnel.
• o Préparer les documents administratifs nécessaires à l’intégration des nouveaux employés.
• o Participer à la préparation de la paie en collectant les informations nécessaires.
• o Servir de point de contact principal pour les questions administratives entre le personnel et la direction

Qualifications et Compétences Requises

Qualifications

o Au minimum, un diplôme de niveau Bac+3 en Logistique, Administration, Finances, ou domaine connexe.

o Au moins 4 ans d'expérience dans un poste similaire au sein d'une ONG internationale ou dans un environnement à but non lucratif dans un poste similaire ;

o Bonne maîtrise des processus d’approvisionnement et de gestion des stocks.

o Capacité à utiliser les logiciels (Excel, Word, etc.).

o Connaissance des procédures administratives et des pratiques RH

o Une expérience en finances (dans la comptabilité) présenterait un grand un atout dans la sélection ;

o Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral. La Connaissance de l'anglais serait un atout.

Compétences et Aptitude

• o Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• o Bonnes capacités de communication et de travail en équipe.
• o Capacité à résoudre les problèmes de manière proactive et efficace.
• o Attention aux détails et rigueur dans le suivi des procédures.
• o Engagement et loyauté envers la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité ( Core Humanitarian Standard)
• o Avoir des connaissances en conduite automobile.

Modalités

Le dossier de candidature complet doit être envoyé à l’adresse e-mail :

application.burundi@lutheranworld.org au plus tard le 05/09/2024 avec en objet, le nom et le prénom du ou de la candidat(e) et l’intitule du poste.

Le dossier doit comprendre :

• - Une lettre de motivation adressée à Madame la Directrice Pays FLM Burundi
• - CV actualisé
• - Une copie conforme à l'originale du diplôme" ;
• - Attestation(s) de service rendus /Certificats de formation
• - Avoir un permis de conduire de catégorie B et C
• - Au minimum 3 références avec leurs contacts

Notez Bien :

Seules les candidatures envoyées dans les délais et avec mention indiquée seront considérées.

Les dossiers doivent être obligatoirement soumis par email ;

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Nous nous engageons à respecter l'égalité des chances en matière d'emploi, indépendamment de la race, religion, couleur, du sexe, information génétique, origine, conviction, handicap et du genre La FLM applique une tolérance zéro à l’égard des comportements tels que la fraude, l’exploitation, les abus sexuels, le harcèlement sexuel, les abus de pouvoir, et la discrimination