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Netherlands Institute for Multiparty Democracy: Assistant (e) Administratif (e) et Financier (e) et d’un Chauffeur

Assistant (e) Administratif (e) et Financier (e) et d’un Chauffeur
Netherlands Institute for Multiparty Democracy (NIMD)

infonimdbdi@gmail.com +25779079215 https://www.nimd.org/

Rohero II Boulevard de l'UPRONA N° 58, 1 ère étage, bureau A9

AVIS D’APPEL D’OFFRES DE CANDIDATURES

L’Institut néerlandais pour la démocratie multipartite, « NIMD en sigles », lance un avis d’appel d’offre pour le recrutement d’un(e) Assistant (e) Administratif (e) et Financier (e) et d’un Chauffeur pour son Bureau Pays du Burundi.

TERMES DE REFERENCES

Les termes de références sont à récupérer sur demande à l’adresse mail suivante : infonimdbdi@gmail.com tous les jours ouvrables de 8h-17h30.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier de candidature devra comprendre 1/Une lettre de motivation ne dépassant pas une page et demie et adressée au Directeur Pays de NIMD au Burundi ; 2/Un CV détaillé insistant clairement sur les éléments attestant l’adéquation du/de la candidat(e) au profil demandé et incluant les contacts (téléphones et e-mail) de 3 personnes de références ;3/ Des copies des diplômes et certificats attestant la qualification du/de la candidat(e) ;4/Des documents attestant l’expérience professionnelle ;5/Des lettres de recommandations ou tout autre document utile prouvant l’expérience requise pour le poste.

LANGUE ET PRESENTATION DE L’OFFRE

L’offre rédigée en langue française est à envoyer tous les jours ouvrables de 8h-17h30 à l’adresse suivante : infonimdbdi@gmail.com

La date limite de soumission est le 22 mars 2024 à 17 heures 30 minutes.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

Fait à Bujumbura le 04/03/2024

Direction de NIMD au BURUNDI

Termes de Reference pour le recrutement d’un chauffeur pour le Bureau Pays de NIMD au Burundi

1. A propos de NIMD

Netherlands Institute for Multiparty Democracy « NIMD en sigles » est une organisation internationale de droit néerlandais qui s’efforce de promouvoir une démocratie pacifique, juste et inclusive dans le monde entier. À cette fin, NIMD travaille avec l’ensemble du secteur politique d’un pays, des aspirants politiciens aux dirigeants politiques, et du niveau national au niveau local.

Ensemble avec les partenaires du réseau, NIMD encourage le dialogue, renforce les capacités des acteurs politiques et forme des leaders établis ainsi que des leaders jeunes dans ses écoles de la démocratie.

Actuellement, le NIMD mène des programmes dans une vingtaine de pays en Afrique, en Amérique latine, en Asie du Sud-Est et dans la région MENA. Pour voir tous les pays où NIMD travaille, voir www.nimd.org/where-we-work

2. Recrutement d’un chauffeur pour le Bureau Pays de NIMD au Burundi

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Fondation pour une politique inclusive et pacifique « FIPP en sigles » financé par l’Ambassade des Pays Bas au Burundi, l’Institut néerlandais pour la démocratie multipartite (NIMD) recherche un chauffeur pour son bureau de Bujumbura.

3. Résumé du poste

Titre du poste	Chauffeur
Portée de la publication	Annonce générale
Eligibilité	Nationalité Burundaise
Domaine d’activités	Conduite de véhicules
Délai de soumission	22 mars 2024
Adresse de soumission	infonimdbdi@gmail.com
Type de contrat	Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Lieu du poste	Bujumbura
Langue de travail	Français
Conditions	Temps-plein
Prise de fonction	16 avril 2024
Durée du contrat	1 an renouvelable
Période d’essai	3mois

4. Tâches et responsabilités

Le /la chauffeur (euse) devra travailler sous la supervision du Responsable administratif et financier et en étroite collaboration avec l’Assistante Administrative et Financière du Bureau Pays de NIMD au BURUNDI

Il/Elle sera chargé/e de

- Assurer la conduite des véhicules pour les missions de service à ou en dehors de Bujumbura avec toute la discrétion requise et conformément au code de la route et autres dispositions règlementaires applicables, notamment en ce qui concerne le port de la ceinture de sécurité, l’usage du téléphone au volant … ;
- Entretenir régulièrement le véhicule placé sous sa responsabilité notamment veiller à ce que le nettoyage, les révisions périodiques et réparations soient convenablement effectuées, etc ;
- Anticiper toutes les difficultés techniques et les signaler rapidement en cas de survenance ;
- Réaliser les tâches appropriées en cas d’accident, notamment informer le supérieur hiérarchique, prendre des photographies des dommages et participer au processus de constat de police ou de gendarmerie ;
- Préparer les véhicules pour les missions : vidange, carburant, pièces courantes de secours , vérification de l’état de la batterie, l’eau, les freins et les pneus etc ;
- Veiller à la disponibilité permanente des accessoires mis à disposition : courroie, boîte à pharmacie, chambre à air, huile de frein, pneu de secours, Crick, caisse à clés ;
- Veiller à ce que les documents des véhicules soient disponibles et à jour ;
- Tenir à jour le carnet de bord du véhicule à chaque déplacement ;
- Effectuer toutes les courses liées aux achats de biens et services de faibles montants ;
- Conduire en dehors des heures normales de service en cas de force majeure sur autorisation préalable du Directeur Pays de NIMD au BURUNDI ;
- Faciliter l’obtention des visas et autres documents nécessaires pour les expatriés ;
- Transmettre à l’Assistante Administrative et Financière et au Responsable administratif et financier à la fin de chaque mois, un rapport de gestion et de suivi des véhicules ;
- Effectuer toute autre tâche que lui confient ses supérieurs hiérarchiques dans le cadre de ses fonctions

5. Qualifications et Compétences

- Avoir un permis de conduire catégorie B ;
- Détenir au minimum un diplôme des humanités générales ou techniques ;
- Avoir un diplôme en mécanique automobile ou dans tout autre domaine où la mécanique automobile est la matière principale constitue un atout ;
- Justifier d’une expérience de missions effectuées à l’intérieur du pays ;
- Avoir des connaissances minimales en mécanique / électricité automobile afin d’être apte à effectuer des réparations mineures sur les véhicules le cas échéant ;
- Avoir une bonne connaissance des règles de conduite et de sécurité routière ;
- Avoir un minimum de 3 ans d'expérience professionnelle comme chauffeur dans des Organisations Non Gouvernementales Locales ou Internationales illustrées par des attestations de service
- Disposer des compétences pratiques en gestion et entretien des véhicules ;
- Faire preuve d’une capacité de travailler à la fois de façon autonome et en équipe ;
- Démontrer d’excellentes habiletés de communication, un esprit d’initiative,
- Posséder un sens élevé de discrétion, de rigueur, d’organisation, de politesse et une capacité de faire face aux situations stressantes.

6. Autres compétences

- Parfaite disponibilité : capable de travailler au-delà des heures régulières ;
- Avoir le sens de l’organisation ;
- Avoir l’esprit d’initiative ;
- Être discret ;
- Être dynamique et flexible ;
- Accepter de travailler sous pression ;
- Capable de Traite tous les individus avec respect ;
- Avoir le sens d’observation et d’analyse ;
- Être ouvert d’esprit et capable de travailler en équipe ;
- Être proactive et multitâches ;
- Compétences en relations humaines.

7. Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer le dossier de candidature (Voir avis d’appel d’offre de candidature) à l’adresse suivante : infonimdbdi@gmail.com au plus tard le 22 mars 2024 insérant comme objet : Chauffeur du Bureau Pays de NIMD au BURUNDI.

Pour toute information additionnelle relative à ces termes de référence, veuillez appeler au numéro +257 79 079 215 pendant les jours de travail de 8 heure à 17 heure 30 minutes.

Fait à Bujumbura le 04/03/2024

Direction de NIMD au BURUNDI

Termes de Reference pour le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e) pour le bureau NIMD Burundi

1. A propos de NIMD

2. Recrutement d’un Assistant/e Administratif(ve) et financier(e) pour le bureau NIMD Burundi

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Fondation pour une politique inclusive et pacifique « FIPP en sigles » financé par l’Ambassade des Pays Bas au Burundi, l’Institut néerlandais pour la démocratie multipartite (NIMD) recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e) pour son bureau de Bujumbura.

3. Résumé du poste

Titre du poste	Assistant(e) Administratif (ve)
Portée de la publication	Annonce générale
Eligibilité	Nationalité Burundaise
Domaine d’activités	Administration, Finances et Logistiques
Délai de soumission	22 mars 2024
Adresse de soumission	infonimdbdi@gmail.com
Type de contrat	Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Lieu du poste	Bujumbura
Langue de travail	Français
Conditions	Temps-plein
Prise de fonction	16 avril 2024
Durée du contrat	1 an renouvelable
Période d’essai	6 mois

4. Tâches et responsabilités

L’assistant/e Administratif(ve) devra travailler sous la supervision du Responsable administratif et financier et en étroite collaboration avec le Responsable de programme NIMD

Il/Elle sera chargé/e du secrétariat, de la logistique, de la gestion administrative et du suivi financier et comptables des projets.

4.1. Administration générale

• Garantir la correcte gestion administrative des projets

• Gérer les pratiques du personnel (contrats, maladies, missions, vacances etc.)

• Fournir un appui technique et opérationnel général au travail de l’équipe

• Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins de la structure (aller à la banque, etc.)

• Assister l’équipe de Projet dans l’élaboration et l’exécution des conventions et contrats

4.2. Secrétariat

• Assurer l’accueil téléphonique (si installé)

• Réceptionner et orienter les visiteurs

• Gérer les horaires de rendez-vous et organiser les réunions/missions (transmission des invitations)

• Préparer, classer et archiver les documents officiels

• Traiter et mettre en forme les documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux,

• Rédiger les les procès-verbaux de certaines réunions

• Assurer la bonne circulation des informations administratives entre les partenaires

• Rédiger certains courriers administratifs ;

4.3. Logistique

• Assurer l’organisation matérielle et logistique des différentes rencontres

• Gérer les réservations (salles, hôtels, transport etc.)

• Appuyer dans le processus d’achats de biens et services, appel d’offre etc.

• Gérer les fournitures et matériels de bureau

• Assurer l’inventaire de matériels et équipements

• Veillez à la bonne utilisation + maintenance des matériels et équipements

4.4. Gestion financière

• S’assurer du respect des procédures administratives et financières et des exigences du bailleur du projet avant tout paiement ;

• Veiller à ce que les demandes soient autorisées et décaissées dans les meilleurs délais en veillant à ce qu’elles soient correctement comptabilisées ;

• Participer à la révision des projets ainsi que les couts et budgets en conformité aux procédures en vigueur

• Assister l’équipe de Projet dans l’exécution du budget ;

• Préparer les rapports financiers trimestriels et annuels ;

• Assurer la consolidation des rapports financiers des partenaires

• Assurer le suivi des avances accordées pour la mise en œuvre des activités ;

• Préparer les budgets des activités et des entités de mise en œuvre ;

• Préparer les demandes de financements et les transferts des fonds aux partenaires ;

• Surveiller la liquidité de trésorerie et du compte bancaire en veillant à ce que des soldes suffisants soient disponibles pour la petite caisse et les engagements à payer ;

• Contrôler périodiquement la caisse.

• Elaborer un plan de trésorerie du projet et assurer une bonne utilisation de la trésorerie ;

• Insérer les ajustements budgétaires validés.

4.5. Gestion Comptable

• Réceptionner et vérifier les pièces justificatives des dépenses

• Préparer les paiements liés à toutes les activités des projets, les salaires, impôts, contributions sociales, transmettre les chèques à leurs bénéficiaires, veiller à faire la copie de tout moyen de paiement et la classer dans le dossier comptable ad hoc

• Tenir à jour les comptes des entités de mise en œuvre et faire un rapprochement avec la comptabilité.

• Saisir chronologiquement les pièces de banque et de caisse dans les journaux appropriés créés dans le logiciel comptable après chaque opération financière,

• Archiver et classer toutes les pièces comptables suivant la numérotation fournie par le logiciel ;

• Saisir les codes comptables et analytiques dans le logiciel comptable dans le logiciel (analytique, budgétaire... etc.) ;

• Faire les imputations comptables et la saisie des écritures ;

• Faire les états de rapprochement mensuels banque et caisse ;

• Calculer et payer dans les délais tous les impôts et taxes, charges sociales et classer tous les documents y relatifs (Y compris exemptions/déclarations/documents d’appui /paiement

• Assurer la clôture financière et comptable du Projet et en dresser le rapport ;

• Effectuer toute autre tâche que lui confient ses supérieurs hiérarchiques dans le cadre de ses fonctions

5. Qualifications et Compétences

• Diplôme universitaire (minimum Bac.) en gestion-administration des affaires, comptabilité, gestion ou finances ou tout autre diplôme équivalent ;

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine des finances ou de gestion administrative

• Avoir une bonne connaissance des procédures de gestion administrative, comptable et financière ;

• Expérience dans la gestion de projets financés par les bailleurs de fonds

• Excellentes capacités rédactionnelles

• Avoir une bonne cconnaissance des outils informatiques de gestion comptable

• Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables

• Être capable d’entretenir des bonnes relations interpersonnelles

• Excellentes capacités de communication écrite et orale en français (la connaissance de l’Anglais constitue un atout) ;

• Être dynamique ;

• Savoir travailler sous pression ;

• Capacité à travailler en équipe ;

• Faire preuve de rigueur et d’organisation

6. Autres compétences

• Parfaite disponibilité : capable de travailler au-delà des heures régulières

• Avoir le sens de l’organisation ;

• Avoir l’esprit d’initiative ;

• Etre discret ;

• Avoir le sens d’observation et d’analyse ;

• Etre ouvert d’esprit et capable de travailler en équipe ;

• Etre proactive et multitâches

• Compétences en relations humaines.

7. Comment postuler

N.B. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Pour toute information additionnelle relative à ces termes de référence, veuillez appeler au numéro +257 79 079 215 pendant les jours de travail de 8 heure à 17 heure 30 minutes.

Fait à Bujumbura le 04/03/2024

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