ECOBANK

AVIS D'APPEL D'OFFRES POUR LA FOURNITURE DES SERVICES DE SECURITE ET GARDIENNAGE

I.OBJET DU MARCHE

ECOBANK BURUNDI est membre du Groupe ECOBANK. ECOBANK BURUNDI lance un avis d'appel d'offres, pour la Fourniture des services de sécurité et gardiennage de ses locaux (sièges, agences, résidences et autres immeubles).

L'objet de ces termes de référence est la sélection d'une société prestataire de service pour assurer la sécurité et le gardiennage des personnes, des biens et des locaux de la Banque. Cette dernière envisage de mettre en place un contrat d'une année renouvelable sur base des performances satisfaisantes.

Le prestataire devra justifier d'une capacité d'ajustement dynamique du dispositif, compte tenu de la variation des membres, du personnel et des sites (points de services).

II.LES PRESTATIONS A FOURNIR 

II.1 Profil du prestataire

Le prestataire doit être une société de droit burundais spécialisée en sécurité privée et gardiennage, disposant des moyens techniques, financiers et humains nécessaires à la réalisation de cette mission. Elle doit avoir une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine de la sécurité et disposer d'une parfaite connaissance des questions relatives à la sécurité et gardiennage des locaux, des biens et personnes.

Le prestataire devra démontrer des moyens humains, techniques et matériels, correspondant au niveau des exigences de la Banque. L'équipe de surveillance devra ainsi comprendre :

-Des superviseurs disposant d'une expérience professionnelle avérée dans la supervision des services de gardiennage et de sécurité. Ils doivent être en mesure de produire des rapports et communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes.

-Des agents éveillés, vigilants physiquement, capables de communiquer efficacement avec les membres, le personnel et les tiers.

-Des systèmes d'intervention efficaces en cas d'alerte anti-intrusion 

-etc.

Les matériels et équipements de sécurité proposés, doivent répondre aux normes et codes spécifiques en vigueur dans le domaine sécuritaire et gardiennage ;

La société de gardiennage est, directement et légalement, responsable de toutes les charges sociales concernant son personnel (salaire, déclaration, prévoyance sociale, accident de travail, etc) et le paiement devra se faire via les services de la Banque.

Les agents doivent avoir reçu au préalable une formation appropriée en matière de sécurité. Ils doivent être en bonne condition physique et suivre une formation régulière.

Ils doivent être en mesure d'écrire et de s'exprimer en français et toujours porter leur uniforme de travail ainsi que leurs équipements. 

II.2. Les prestations

Il s'agit de proposer à la Banque, un dispositif composé d'un nombre approprié d'agents de sécurité, d'équipements et matériels nécessaires afin d'assurer les prestations de surveillance, de gardiennage, de prévention et de première intervention sur l'ensemble du patrimoine à savoir les personnes, les biens et les locaux. Celles-ci concernent généralement :

a. Postes, Fonctions et exigences

• Types de postes

Le nombre d'agents de sécurité nécessaires pour couvrir efficacement chaque poste est à la discrétion du contractant pourvu que la durée des temps de service au travail soit conforme à la législation Burundaise en matière des heures de travail.

Cela concerne les heures de travail par jour et par semaine.

Le contractant doit s'engager à observer pleinement la législation en matière de sécurité sociale.

Le contractant s'engage à faire les rotations et remplacements des agents pour assurer une couverture continue et ininterrompue des postes.

Pour chaque membre du personnel de sécurité, le contractant soumettra le curriculum vitae et tous les autres documents nécessaires prouvant que le candidat répond au profil minimum requis pour les postes concernés, ainsi que tout autre document jugé approprié par le contractant.

Avant de présenter le candidat pour approbation, le contractant devra au préalable prendre toutes les mesures nécessaire afin de:

a) Veiller à ce que le candidat remplisse les exigences minimales pour le profil recherché

b) S'assurer que le candidat ait un casier judiciaire vierge

c) Veiller à ce qu'il n'ait pas été exclu précédemment d'un contrat pour mauvaise conduite

d) Veiller à ce qu'il soit médicalement et mentalement apte à un déploiement dans des environnements qui peuvent être hostiles, stressants et difficiles

• Fonctions:

- Opérations de gardiennage de sécurité statique 

Les opérations de gardiennage de sécurité visent à :

- assurer la sécurité et la sureté des membres du personnel et des visiteurs de la Banque, ses agences ainsi que celle des résidences et autres immeubles ci-dessus renseignés.

- Contrôler les accès pour les visiteurs, les prestataires et les véhicules au niveau des aires de stationnement des sites,

- Opérations de patrouille de sécurité mobile

Les patrouilles de sécurité mobile (PSM) assurent la sécurité préventive en effectuant des contrôles et des patrouilles dans ces lieux dûment désignés , à des intervalles de temps réguliers mais de manière aléatoire, dans le but de prévenir, détecter, empêcher les intrusions ou tout autre forme d'incident pouvant menacer la sécurité dans les bureaux ou les sites susdits.

La patrouille mobile intervient immédiatement sur les lieux dans le cas d'un incident, d'un accident, d'une urgence et/ou d'une activité inhabituelle à l'intérieur ou à proximité des bâtiments protégés ou en tout autre lieu qui loge les biens et valeurs de la banque comme les guichets automatiques, etc.

• Exigences :

• Profil des agents de sécurité Les agents de sécurité doivent : 

- Etre de nationalité Burundaise

- Etre âgé de 18 ans et plus au moment du début du contrat

- Avoir un diplôme ou un certificat des humanités générales, techniques ou équivalent ou avoir une expérience d'au moins trois (3) ans dans la sécurité (Corps de défense et de sécurité ou dans la sécurité privée)

- Avoir un casier judiciaire vierge

- Etre apte physiquement

- Avoir un certificat de formation dans le gardiennage

- Avoir fait la formation d'intervention dans la lutte contre les incendies 

- Etre formé dans les premiers soins de secours

- Etre formé dans l'exploitation des informations fournies par les caméras de surveillance (CCTV)

• Equipement des agents de sécurité

• Les agents de sécurité devront être équipés au minimum de:

- Uniforme avec logo de la société de gardiennage (pantalon, chemise, chapeau)

- Chaussures (bottines)

- Ceinturon

- Matraque

- Lampe torche

- Moyen de Communication (Radio de communication avec batterie de réserve ou Téléphone cellulaire avec crédit et ou un autre système équivalent ou similaire)

• La patrouille de sécurité mobile (PSM) devra avoir un équipage composé de :

- Un chauffeur ayant un permis de conduire Valide

- Un superviseur qui doit avoir une expérience pertinente dans le rôle de la supervision

- Deux agents de sécurité jouissant d'une formation pertinente

• Le véhicule de la patrouille de sécurité mobile (PSM) devra être: 

- Un véhicule en bon état et solide

- Un véhicule ayant des places assises égales ou supérieures au nombre des membres d'équipage

- Un véhicule ayant une place dans la partie cargo pouvant loger un bac

•Les alarmes et/ou système d'alerte

La Société de gardiennage fournira un système d'alerte comme les boutons de panique, le système de rondier ou un système équivalent jouant le même rôle que les deux qui précèdent.

A défaut, il devra savoir exploiter le système existant. Ces alarmes permettront aux agents de sécurité de lancer l'alerte en cas d'incident nécessitant l'intervention de la patrouille mobile.

La patrouille de sécurité mobile pourra demander l'appui de la police du poste le plus proche.

III. CONTENU DE L'OFFRE TECHNIQUE

Les documents ci-après font partie de l'enveloppe technique :

a) La lettre de couverture signée par le Directeur Général ou son représentant

b) Copie du registre de commerce

c) Copie du NIF (les points b) et c) peuvent être remplacé par une copie du certificat d'enregistrement)

d) Attestations : de non redevabilité délivrée par l'INSS, de non Faillite et Fiscale

e) Le CV du responsable qui sera déployé pour ce contrat et sa gestion

f) Protocole de communication

g) Protocole de formation des agents, de la patrouille mobile et de l'intervention

h) Une Proposition du plan de sécurisation du siège de la banque et des agences avec des protocoles clairs

IV. OFFRE FINANCIERE

• Le contractant fournira la proposition des prix par agent de sécurité déployé ainsi que le coût mensuel de la patrouille de sécurité mobile (PSM) ainsi que le prix de l'installation et de l'exploitation des systèmes d'alarme le cas échéant.

• Une caution de soumission d'un montant de Cinq Millions de Francs Burundais (FBU 5 000 000) est exigée.

Elle sera non remboursable au soumissionnaire-gagnant qui se désistera et remboursable aux soumissionnaires non gagnants.

V. PRESENTATION DES OFFRES

Les soumissionnaires doivent placer la Proposition technique dans une enveloppe portant clairement la mention « Proposition technique », qu'ils cachettent ; et la Proposition financière, dans une enveloppe portant clairement la mention « Proposition financière » qu'ils cachettent également.

Les sociétés placent ensuite ces deux enveloppes dans une même enveloppe cachetée, laquelle porte l'adresse de soumission et la référence « Offre Services de Sécurité et Gardiennage.

Les offres seront adressées à Monsieur l'Administrateur Directeur Général tout en reprenant l'adresse ci-après :

ECOBANK BURUNDI

6, Rue de la science

BP 270 BUJUMBURA-Burundi

Adresse e-mail : www.ecobank.com

Les offres devront être envoyées par courrier à l'adresse ci-dessus indiquée ou déposées en mains propres au secrétariat de la Direction Générale située au rez de chaussée de l'immeuble PREMIUM HOUSE au plus tard le 16/10/2023 à 16heures.

ECOBANK BURUNDI se réserve le droit d'accepter ou de rejeter certaines offres, sans qu'il soit nécessaire d'en produire le ou les motifs et ne sera, en aucune mesure, tenue responsable d'un quelconque coût lié ni à leur préparation ni à leur soumission.

VI. ATTRIBUTION

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l'offre la plus avantageuse.

La notification du marché pourra être faite par courrier recommandé ou par tout autre moyen de transmission fiable.

VII. RENSEIGNEMENTS SUPPLEMENTAIRES

Toute demande de renseignements supplémentaires ou de visite des sites pourra être adressée au service logistique (EBS) de la Banque sis à l'adresse ci-dessus indiquée.