TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR UNE MISSION DE COMMISSARIAT AUX COMPTES A L’ECOLE BELGE BURUNDI

1. Introduction

L’Ecole Belge Burundi (EBB en sigle) est une association sans but lucratif qui a pour but l’organisation et la gestion d’une ou plusieurs écoles maternelles, primaires et secondaires, appliquant les programmes d’enseignement belge, les études étant sanctionnées par un diplôme susceptible d’être validés ou reconnus en Belgique ainsi que l’appui pédagogique aux écoles partenaires locales. 

2. Objectif général de la mission

L’objectif général de cet audit externe est de passer en revue l’efficacité des opérations et des processus comptables en vigueur au sein de l’EBB, ainsi que de s’assurer de l’utilisation correcte des fonds reçus et de la transparence des informations comptables et financières.

3. Objectif spécifique de la mission

L’audit devra couvrir tous les aspects liés à la finance et la comptabilité y compris les aspects suivants:

• Gestion des comptes de caisse et de banque ; rapprochements mensuels de soldes; procédures de gestion de cash et de contrôle
• Contrôle des impayés du minerval, politique de provision pour créances douteuses,
• Gestion de la paie, comptabilisation et contrôle
• Comptabilisation des subsides reçus, et contrôle de leur bonne utilisation en accord avec les termes définis par le bailleur
• Les journaux comptables, pièces justificatives, et autre documentation
• Les états financiers (bilan, compte d’exploitation)
• Contrôle budgétaire

4. Planification de l’audit financier

Le cabinet devra prévoir la mission d’audit financier de manière appropriée et bien avant le travail, assurer un contrôle d’une très grande qualité professionnelle, de manière économique et efficace et dans le respect du calendrier convenu.

Au terme de l’audit intérimaire, le cabinet formulera des recommandations sur la préparation et la présentation des états financiers ainsi que les points de contrôle interne qu’il aura relevé.

Le cabinet devra effectuer un audit comptable et financier annuel – final (au 31 Août 2023) au terme duquel il devra aussi produire un rapport d’audit comptable et financier ainsi qu’une lettre de contrôle de gestion pour la période couvrant l’année scolaire 2022-2023.

5. Timing

La mission devra avoir lieu au mois de septembre 2023 et le rapport devra être disponible au plus tard le 10 octobre 2023

6. Offre de service

Les offres de service comprendront une description du périmètre de travail, un calendrier des tâches, ainsi que la description détaillée de la composition de l’équipe d’audit et la décomposition des honoraires et charges. Merci d’envoyer les offres de service complètes (offre technique et financière) avant le 23 avril 2023 par mail à: recrutement@ecolebelgeburundi.org.

7. Résultat attendu

Un rapport complet d’audit financier comprenant les états financiers, toutes les notes accompagnantes, et une lettre de recommandations doivent être remis au Comité Exécutif via la commission finance. Le rapport doit être bien structuré et inclure une analyse détaillée de tous les aspects de gestion comptable et financière listés ci-dessus ; ainsi que des recommandations adéquatement documentées pour permettre la consolidation et l’amélioration de la gestion financière de l’EBB. La dernière version de la lettre de recommandations devra inclure la réponse de l’équipe dirigeante de l’école aux points soulevés et aux recommandations proposées.

8. Rapportage

Conclusions et recommandations

Dans son rapport du contrôle financier, le cabinet devra :

• expliquer et quantifier toute écriture rectificative et/ou de reclassement,
• formuler des recommandations pour améliorer le système de contrôle interne (SCI) ainsi que la gestion de l’EBB et les procédures comptables.

9. Réunion de clôture

Après réalisation de la mission d’audit financier, mais avant de quitter les locaux de l’EBB, le cabinet tiendra une réunion de clôture avec les responsables de l’EBB (la commission finance du CE et les directeurs) et le personnel en charge de la comptabilité et des rapports.

Les termes de référence détaillés peuvent être consultés au secrétariat de l’EBB.