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  • Closing Date : 15 July 2020 (5:00 PM Bujumbura time)
  • Duration       : One year (renewable)
  • Duty Station : Bujumbura, Burundi
  • Organizational Setting

 

Le poste

Le poste d’Assistant(e) au Programme est localisé au Burundi à Bujumbura. Il est sous la supervision générale du Coordonnateur de Programme de l’UNFPA et la supervision directe de l’Assistante au Programme.

L’Assistant(e) au Programme contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers l’appui administratif, l’exécution des processus et transactions en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des partenaires de mise en œuvre pour la fourniture de services de qualité.

Il/elle a une approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.

Commentfaire la différence

UNFPA est l’Agence Lead des Nations Unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de UNFPA (2018-2021) se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; mettre fin aux violences basées sur le genre et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits de l’homme fondamentaux sont menacés, UNFPA a besoin d’un personnel de principe et éthique, qui incarne ses normes et standards internationaux et qui les défendra courageusement et en toute conviction.

UNFPA recherche des candidats qui transforment, qui inspirent et produisent des résultats à forte impact et durables ; il a besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à offrir l’excellence dans les résultats du programme.

 

Principales tâches et responsabilités

Appui administratif

  • Répondre aux sollicitations d’ordre général sur le Programme de la part des partenaires de mise en œuvre en liaison avec les chargés de programme selon les besoins ;
  • Rechercher et fournir les informations nécessaires pour la préparation de rapports, de « briefing notes », etc., en collaboration avec les Chargés de Programmes ;
  • Assister les chargés de programme dans la finalisation et la mise en forme de divers documents (documents techniques, rapports,) ;
  • Préparer les projets de correspondances (Memos, lettres, Notes…) ;
  • Rédiger des textes et des correspondances de routine ainsi que des comptes rendus de réunions et d’audiences et fait circuler les PV des réunions ;
  • Organiser les réunions, les rendez-vous du/des superviseur(s), et préparer les dossiers pertinents, y compris la préparation des voyages en relation étroite avec les services administratifs et financiers ;
  • Recevoir les visiteurs et s’assurer qu’ils sont rapidement orientés vers la personne concernée ;
  • Assurer la gestion du courrier et en assurer le suivi et le classement ;
  • Saisir les données, les transactions dans ATLAS (réquisitions) pour appuyer la gestion financière du programme en étroite collaboration avec les chargés de programme et assurer le suivi des transactions jusqu’au résultat final en étroite collaboration avec l’Associé(e) au procurement ;
  • Effectuer une réconciliation mensuelle des transactions financières (réquisitions) dans Atlas qu’il/elle a initié et prendre les mesures correctives appropriées ;
  • Organiser les ateliers, conférences, retraites, réservation d’hôtels au Burundi en étroite collaboration avec les chargés de programme et l’Associé(e) Logisticien(ne) ;
  • Classer systématiquement et régulièrement tous les documents, organiser les fichiers électroniques et optimiser l’accès aux informations des classeurs ;
  • Gérer la salle de réunion et la maintenance des espaces communs ;

Appui dans la gestion des fournitures et consommables

  • Gérer, surveiller, et initier le réapprovisionnement des stocks de fournitures et le matériel de bureau pour s'assurer de l'existence des ressources nécessaires ;
  • Soumettre un rapport trimestriel sur la situation du stock de fournitures et consommables du bureau.

Appui logistique

  • Assurer l’appui logistique des réunions/séminaires-ateliers par la réservation des salles, la disponibilisation d’autres matériels nécessaires ainsi que l’organisation du transport ;
  • Préparer les autorisations et ordres de missions internes dans le pays en étroite collaboration avec les chargés de programme ;
  • Exécuter toute autre tâche confiée par le superviseur dans le cadre de ses fonctions.

Qualifications et expérience requise

Education : 

Diplôme de fin d’études secondaires, diplôme en Secrétariat.

Connaissances et Expérience :

  • Quatre (4) ans d’expérience en Secrétariat dans le secteur public ou privé
  • Expérience dans une organisation internationale constitue un atout.
  • Expérience dans les mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage.
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet)

Langue :

  • Maitrise de la langue française et capacité à rédiger des rapports simples et concis
  • Avoir un bon niveau de travail en anglais

Competencies requises

Valeurs

  • Etre un modèle
  • Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
  • Etre ouvert à la diversité culturelle
  • Etre ouvert au changement

Compétences de base

  • Atteindre les résultats
  • Avoir le sens des responsabilités
  • Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle
  • Mener une réflexion stratégique et analytique
  • Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations
  • Communiquer pour l’impact

Compétences Fonctionnelles

  • Apporter un soutien logistique
  • Gérer les documents, la correspondance et les rapports
  • Gérer les flux d’information et de travail
  • Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois
  • Contribuer à l’analyse des données financières

 

UNFPA Work Environment

Environnement de travail à UNFPA

UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs de l’égalité entre les sexes, le travail d’équipe, la diversité sous toutes ses formes, l’intégrité et un équilibre sain entre le travail et la vie. Nous nous engageons à maintenir une répartition équilibrée des sexes et à encourager les femmes à postuler. UNFPA encourage l'égalité des chances pour tous, y compris pour les personnes handicapées.

 

AVERTISSEMENT AUX CANDIDATS

UNFPA ne facture aucune demande, traitement, formation, entretien, test ou autre frais lié à la candidature ou au processus de recrutement. Si vous avez reçu une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il est conseillé de faire particulièrement attention lors de la soumission d'informations personnelles sur le Web. Si vous estimez avoir reçu un avis, une lettre ou une offre frauduleuse utilisant le nom ou le logo de l'UNFPA, vous pouvez soumettre un rapport par le biais de la ligne d'assistance téléphonique de l'UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Comment postuler :

UNFPA a mis en place un système de gestion des applications électroniques. Cela permet aux candidats de créer un profil de candidat, qui peut être mis à jour régulièrement et soumis pour plus d'un poste vacant. Téléchargez le guide étape par étape pour postuler dans le système de recrutement électronique de l'UNFPA à l'adresse http://www.unfpa employment.

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