FAO: Volontaire aux Opérations

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FOOD AND AGRICULTURE ORGANIZATION OF THE UNITED NATIONS

Terms of Reference for Volunteers

Name:
Job Title: Ass Volontaire aux Opérations
Division/Department: FAO Burundi
Location: Bujumbura
Linkage to Four Betters:
Expected Start Date of Assignment: ASAP Duration: 6 mois
Report to: Chargé aux Opérations

GENERAL DESCRIPTION OF TASK(S) AND OBJECTIVES TO BE ACHIEVED

Background:

L'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO) dirige les efforts internationaux visant à vaincre la faim et à assurer la sécurité alimentaire pour tous et à garantir que les populations aient régulièrement accès à suffisamment d'aliments de haute qualité pour mener une vie active et saine.

La FAO est une organisation qui s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.

• La FAO est engagé à assurer la diversité de ses effectifs, en veillant à une représentation équilibrée des femmes et des hommes ainsi que des nationalités, des profils et des cultures.
• Les femmes, les ressortissant(e)s d’États Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.
• Toute personne travaillant pour la FAO est tenue d’adhérer aux normes les plus strictes d’intégrité et de conduite professionnelle et de respecter les valeurs de la FAO.
• La FAO, en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies, a adopté une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, notamment l’exploitation et les atteintes sexuelles, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.
• Les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés feront l’objet de vérifications rigoureuses.
• Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Duties and Responsibilities:

Le/la Volontaire aux Opérations effectue une grande variété d'opérations administratives et financières courantes et assure des fonctions d'appui administratif contribuant à la bonne marche de l'unité de travail.

Sous la supervision générale du Représentant de la FAO au Burundi, le/la Volontaire aux Opérations rend compte au Chargé des opérations.

• Répondre aux recherches d’information sur le(s) projet(s) et rédiger des projets de correspondances très variées à soumettre aux autorités de la FAO, souvent de nature sensible, confidentielles ou technique ;
• Assurer la réception, l’enregistrement quotidien des courriers des projets et les transmettre au chargé des opérations pour action ;
• Appuyer dans les aspects administratifs l’organisation des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et évènements ; assister aux réunions, établir des comptes rendus, faire le suivi de la mise en œuvre des activités et des recommandations ;
• Appuyer dans les aspects administratifs et financiers des protocoles d’accord,
• Mettre à jour des adresses des principaux partenaires gouvernementaux, non gouvernementaux et des projets ainsi que celles des bailleurs de fonds et des agences du système des Nations Unies et les partager avec le chargé des Opérations et le management du Bureau en cas de besoins ;
• Appuyer à la préparation les réunions du groupe de travail du projet et assurer la disponibilité du secrétariat pour les comptes-rendus ;
• Appuyer les mesures liées à l'achèvement et à la clôture des projets sur le terrain en temps opportun notamment le transfert des assets, et à la clôture financière ;
• Assurer le suivi régulier et la transmission des états des projets dans le système FAO, pour information et analyse par le superviseur et le management ;
• Appuyer dans les aspects administratifs des demandes d’achats et des demandes de paiement ;
• Effectuer toutes autres tâches à la demande des superviseurs et des autorités de la FAO.

KEY PERFORMANCE INDICATORS

Expected Outputs:

• La réponse aux recherches d’information et de l’enregistrement quotidien des courriers des projets est assuré ;

• L’appui aux aspects administratifs l’organisation des réunions et des Protocoles d’Accord est garanti ;

• Les registres d’inventaires locaux, avec la responsabilité que les actifs sont dûment inscrits, entretenus et protégés, est à jour pour chaque projet et disponible ;

• La tenue à jour d’un système de classement des documents administratifs et financiers des projets dont elle assure le suivi est effective ;

• Un rapport hebdomadaire d’avancement des dossiers d’achats de biens, de services et des LOA est transmis périodiquement au Chargé des Opérations pour analyses ;

REQUIRED COMPETENCIES

Minimum requirements:

a) Diplôme universitaire de baccalauréat (conformément à la réglementation du système éducatif burundais)
b) Avoir au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de gestion administrative, gestion des ressources humaines dans les organismes internationaux, dans les organisations locales ou internationales ou dans de grandes entreprises ;
c) Connaissance courante (Niveau C) de la langue française ;
c) Être de nationalité Burundaise