One Acre Fund - TUBURA: Agence de Relations publiques et de communication

Agence de Relations publiques et de communication
One Acre Fund - TUBURA (OAF TUBURA)

Délai: 26 novembre 2026 10:00

APPEL D’OFFRE OUVERT POUR LE CHOIX D'UNE AGENCE DE RELATIONS PUBLIQUES ET DE COMMUNICATION (2026 - 2028)

TUBURA

Département en charge de l’approvisionnement au Burundi

Tel: +(257) 62 691 677, +(257) 64 27 21 45

E-mail address: bi.quotations@oneacrefund.org

Website: www.oneacrefund.org

DATE DE CLÔTURE 26 Novembre, 2026 10:00 a.m.

Calendrier

Étape du processus	Dates proposées
Publication de l'appel d’offre	12 Novembre 2026
Date limite pour l'envoi des questions et des demandes de précisions	16 Novembre 2026
Date limite de dépôt des offres techniques et financières	26 Novembre 2026 à 17h
Ouverture et analyse des offres	27 Novembre 2026
Annonce d'attribution d'un marché	1 Décembre 2026
Traitement des recours	2-3 Décembre 2026
Finalisation et signature du contrat	Au plus tard le 10 Décembre 2026

Appel d’offres

Description de l’Organisation

One Acre Fund (OAF) - Tubura, organisation non gouvernementale internationale dûment constituée et agréée en vertu de la législation de la République du Burundi, dont le siège social est situé au Burundi, Centre de Muramvya, B.P. 33 Muramvya. One Acre Fund – Tubura Burundi est un Programme de développement agricole qui accompagne les petits exploitants agricoles afin d’améliorer leur productivité, leurs revenus et leur résilience. Grâce à des partenariats avec le gouvernement burundais, à la fourniture d’intrants agricoles, à la formation des agriculteurs, à des solutions de financement et à un soutien technique, Tubura contribue au développement d’un secteur agricole plus productif et plus résilient.

Alors que Tubura continue d'étendre son influence et de renforcer ses relations avec les agriculteurs, les institutions publiques, les communautés locales et les autres parties prenantes, une communication efficace est essentielle pour garantir que son action soit comprise, inspire confiance et soit valorisée.

Tubura souhaite lancer un avis d’appel d’ofrre pour le choix d'une agence de relations publiques et de communication qualifiée afin de l'accompagner dans la conception et la mise en œuvre d'une campagne de communication coordonnée au Burundi.

L'agence retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes chargées des relations avec les pouvoirs publics et de la communication de Tubura afin de traduire les priorités stratégiques de l'organisation en messages convaincants et adaptés au contexte local, qui renforceront sa réputation, approfondiront l'engagement des parties prenantes et mettront en avant sa contribution au développement agricole.

Objectif

L'objectif de cette mission est de faire appel à une agence de communication afin d'élaborer et de mettre en œuvre une campagne de relations publiques stratégique et fondée sur des données factuelles, visant à renforcer la visibilité des actions du Programme Tubura, à valoriser ses résultats concrets auprès des agriculteurs, des institutions, des partenaires et du grand public, et à consolider une image positive et cohérente de Tubura dans le secteur agricole burundais.

L'agence devra aller au-delà de la simple production de supports de communication. Elle devra faire preuve d'une bonne compréhension du paysage médiatique et des parties prenantes au Burundi, identifier les opportunités permettant de mettre en avant les actions du Programme sur le terrain et recommander des approches concrètes pour obtenir une visibilité large, régulière et mesurable.

Resultat Attendu

À travers cette mission, Tubura vise à mettre en place une stratégie de communication cohérente, crédible et mesurable, qui permette de mieux faire connaître et comprendre son action au grand public, de développer des relations solides avec ses principales parties prenantes, de mettre en avant les résultats concrets obtenus pour les agriculteurs, de renforcer ses partenariats stratégiques et de préserver durablement son image grâce à une veille et à une communication proactives.

Les agences sont invitées à proposer des solutions alliant réflexion stratégique, narration créative, mise en œuvre locale efficace et impact mesurable.

Critères d'éligibilité

La participation est ouverte à toute agence disposant des capacités techniques, financières et administratives nécessaires pour fournir les services conformément au cahier des charges (Partie 2).

Pour être éligible, l'agence doit remplir toutes les conditions ci-dessous et joindre les pièces demandées. Ces critères sont éliminatoires : ils ne sont pas notés et ne s'ajoutent pas aux points de l'évaluation.

N°	Condition	Pièces à fournir
E1	Existence légale et conformité fiscale	Certificat d'enregistrement. Copie certifiée conforme des statuts. Licence commerciale en cours de validité, le cas échéant. Certificat d'immatriculation fiscale. Attestation fiscale (Certificat de non redevabilité à l’OBR).
E2	Présentation de l'agence	Description de l'agence et présentation détaillée des services proposés. Coordonnées : adresse e-mail valide, numéro de téléphone, adresse postale et localisation de l'entreprise. Date de création et organigramme de l'entreprise. Nombre de succursales actuelles, avec l'adresse physique de chacune. Nombre d'employés actuellement au service de l'agence et leurs qualifications. Déclaration des équipements audiovisuels disponibles
E3	Capacité financière	Comptes annuels certifiés, couvrant au moins un exercice.
E4	Expérience minimale	Preuves des réalisations réussies de 2 à 3 missions similaires, d'une ampleur, d'un budget, d'une portée et d'une complexité comparables (lettres d'attribution de marché, attestation de service rendu, documents justificatifs et lettres de recommandation). Expérience avérée dans le secteur des ONG et autres projets (2 à 3 missions)
E5	Dossier complet et conforme	Proposition technique et proposition financière distinctes (voir Partie 2, section 9). Mention obligatoire sur l'enveloppe scellée ou dans l'objet de l'e-mail (voir A.5). Remise avant la date limite de dépôt.
E6	Absence d'antécédents défavorables	Aucun antécédent défavorable auprès de One Acre Fund – Tubura ou d'autres organisations, notamment en matière de qualité, de respect des délais, de conformité contractuelle ou de performance globale. Les agences concernées ne sont pas prises en considération.

Procédure de soumission des offres

Modalites

Les agences déposent leur proposition, comprenant un volet technique et un volet financier distincts, de l'une des deux manières suivantes :

- dans une enveloppe scellée remise au bureau de Tubura ;
- par e-mail à l'équipe chargée des marchés publics de Tubura : bi.quotations@oneacrefund.org

Les agences intéressées peuvent déposer leur dossier à compter du lancement de l'appel d'offres, le 12 novembre 2026.

Les propositions doivent clairement identifier l'agence soumissionnaire et comporter à la fois le volet technique et le volet financier.

Mention obligatoire

Sur l'enveloppe scellée ou dans l'objet de l'e-mail, l'agence indique clairement la mention suivante : APPEL D'OFFRES POUR LE RECRUTEMENT D’ UNE AGENCE DE RELATIONS PUBLIQUES ET DE COMMUNICATION (2026 - 2027)

Objet de l'e-mail : APPEL D'OFFRES POUR LE RECRUTEMENT D’ UNE AGENCE DE RELATIONS PUBLIQUES ET DE COMMUNICATION (2026 - 2027) [Nom de l'agence]

Toute enveloppe ou tout e-mail ne portant pas clairement cette mention sera rejeté et ne sera pas considéré comme conforme aux exigences de la présente procédure.

Dates limites

- Date limite de dépôt des propositions : 26 novembre 2026, 10 h 00.
- Questions et demandes de précisions, par écrit : au plus tard le 16 novembre 2026.

Toute question relative au présent appel d'offres doit être soumise par écrit avant la date limite indiquée pour les demandes de précisions. Les soumissions tardives pourraient ne pas être prises en compte, sous réserve des exigences applicables en matière de marchés publics.

Droits de One Acre Fund- Tubura et nature de l’appel

La publication du présent appel d'offres ne constitue pas un engagement à attribuer un marché. Toute mission sera soumise à la procédure de passation de marché applicable et aux autorisations internes requises.

Tubura se réserve le droit de :

- Accepter ou rejeter tout ou partie des candidatures soumises sans être tenue de justifier sa décision ;
- Vérifier l'exactitude des informations fournies par les candidats, notamment par le biais de références, de visites sur place ou de demandes de documents complémentaires ;
- Mettre à jour, suspendre ou supprimer une entreprise de la base de données des fournisseurs en cas de manquement, de non-conformité ou de changement de situation ;
- Lancer, à un stade ultérieur et en fonction des besoins opérationnels, des appels d'offres restreints ou des consultations ciblées auprès d'entreprises préqualifiées.

Conformité, confidentialité et propriété

L'agence sélectionnée devra :

- Respecter la confidentialité des informations non publiques communiquées dans le cadre de cette mission.
- Respecter la législation en vigueur, les normes éthiques et les politiques applicables de Tubura.
- Obtenir les autorisations nécessaires pour les entretiens, les prises de vue, les enregistrements vidéo et les témoignages.
- Veiller à ce que le contenu soit exact, respectueux et replacé dans son contexte de manière appropriée.
- Obtenir l'autorisation de Tubura avant toute déclaration publique ou tout engagement pris au nom de Tubura.
- Céder la propriété des documents finaux commandés à One Acre Fund – Tubura Burundi, conformément aux dispositions du contrat définitif.
- Signaler tout conflit d'intérêt potentiel en rapport avec cette mission.

Cahier des Charges (Mandat)

- Contexte

One Acre Fund – Tubura Burundi est un programme de développement agricole qui accompagne les petits agriculteurs afin d’améliorer leur productivité, leurs revenus et leur résilience. Grâce à des partenariats avec le Gouvernement burundais, à la fourniture d’intrants agricoles, à la formation des agriculteurs, à des solutions de financement et à un soutien technique, Tubura contribue au développement d’un secteur agricole plus productif et plus résilient.

Tubura sollicite des propositions d'agences de relations publiques et de communication qualifiées afin de l'accompagner dans la conception et la mise en œuvre d'une campagne de communication coordonnée au Burundi.

Objectif de la mission

Objectif de la Campagne

La campagne proposée devrait répondre aux objectifs suivants :

3.1. Renforcer la visibilité et la compréhension des actions du Programme

- Faire connaître au grand public la mission, les activités et la contribution de Tubura au développement agricole.
- Améliorer la compréhension des services mis à la disposition des agriculteurs.
- Faire connaître la contribution de Tubura à la productivité agricole, à la sécurité alimentaire, aux moyens de subsistance en milieu rural et à la résilience.

3.2. Valoriser les résultats et l'engagement de Tubura auprès de ses parties prenantes

- Faire connaître l'engagement de Tubura auprès des agriculteurs, des institutions gouvernementales, des responsables locaux, des partenaires et du grand public.
- Présenter des preuves tangibles de l'impact de l'action du Programme à travers les expériences des agriculteurs, des récits de terrain, des témoignages et les résultats pertinents.
- Renforcer la position de Tubura en tant que partenaire engagé dans le développement agricole du Burundi.

3.3. Renforcer l'image positive de Tubura auprès du public

- Aligner le positionnement souhaité de Tubura et la perception qu'en a le public.
- Élaborer des messages clairs, cohérents et accessibles qui répondent aux questions et aux préoccupations des parties prenantes.
- Renforcer la visibilité des actions et des partenariats de Tubura grâce à une communication proactive avec les médias.

3.4. Renforcer l'implication des parties prenantes et les partenariats

- Identifier les occasions de faire connaître la contribution de Tubura aux priorités agricoles nationales.
- Mettre en avant la collaboration avec les institutions gouvernementales, les collectivités locales, les communautés et les autres partenaires concernés.
- Recommander des initiatives de communication visant à renforcer les partenariats existants et à créer des occasions d'engagement constructif.

3.5. Assurer la veille et la protection de l'image de Tubura

- Mettre en place des méthodes permettant de suivre les débats publics, d'identifier les fausses informations ou les préoccupations émergentes, et d'y répondre de manière appropriée.
- Élaborer des protocoles concrets de gestion des escalades et de communication en situation de crise.

Portee des Travaux

L'agence sélectionnée devra proposer et mettre en œuvre une campagne intégrée couvrant les axes de travail suivants.

4.1. Communication et évaluation des parties prenantes

L'agence devrait commencer par la réalisation d’une analyse ciblée du paysage communicationnel actuel de Tubura et de son positionnement auprès du public.

Cela devrait inclure :

- Examiner les supports de communication existants, les éléments de marque, les messages et les données disponibles sur les performances des campagnes.
- Évaluer les perceptions du public, les niveaux de sensibilisation, les préoccupations des parties prenantes et les possibilités de renforcer leur adhésion.
- Recenser les publics cibles prioritaires, les médias pertinents, les influenceurs et les groupes de parties prenantes.
- Identifier les points critiques, les questions récurrentes, la désinformation et les points d’amélioration en matière de communication.
- Formuler des recommandations sur les messages, les canaux et les stratégies d'engagement les plus efficaces.

L'agence devrait expliquer la méthodologie qu'elle propose et faire la distinction entre les activités pouvant être menées à partir des informations existantes et les recherches supplémentaires qui pourraient s'avérer nécessaires.

4.2. Stratégie de campagne et développement créatif

Sur la base de cette évaluation, l'agence élaborera une stratégie de campagne globale comprenant :

- Un concept de campagne, un positionnement et une orientation créative clairs.
- Segmentation du public et messages adaptés à chaque groupe prioritaire.
- Messages clés et éléments probants en adéquation avec les priorités institutionnelles de Tubura.
- Une stratégie de communication expliquant comment les médias traditionnels, les plateformes numériques, les relations publiques et l'engagement communautaire se complèteront mutuellement.
- Un plan de contenu, un calendrier de mise en œuvre et une proposition d'enchaînement des activités.
- Recommandations visant à mettre davantage en avant les témoignages des agriculteurs, leurs expériences, leurs partenariats et les preuves de l'impact de leurs actions.

Tubura fournira son identité de marque actuelle, sa structure organisationelle et les supports de communication disponibles. L'agence sera chargée d'adapter et de localiser le contenu des campagnes tout en veillant à la cohérence avec l'image de marque approuvée et le message institutionnel.

4.3. Relations avec les médias et relations publiques

L'agence devrait proposer une approche proactive en matière de relations avec les médias, qui pourrait notamment inclure :

- Élaboration de plans de communication avec les médias et de listes de contacts médiatiques.
- Rédaction et diffusion de communiqués de presse, de dossiers de presse, de lignes directrices et d'autres documents approuvés.
- Identification d'opportunités d'entretiens, de reportages, de portraits et de couverture médiatique consacrés au travail de Tubura.
- Coordination des relations avec les médias et des activités de presse.
- Soutien à la communication sur les partenariats, les résultats et la contribution de Tubura au développement agricole.
- Suivi médiatique et rapports sur la couverture de la campagne, son audience et le sentiment qui s'en dégage.

La proposition doit démontrer que l'agence connaît bien le paysage médiatique burundais et qu'elle est en mesure d'assurer une couverture pertinente, crédible et adaptée.

4.4. Production de contenu et narration

L'agence devrait créer un contenu captivant qui met en valeur le travail et l'impact de Tubura.

Les livrables potentiels comprennent :

- Des vidéos courtes et plus longues mettant en scène des agriculteurs, des activités sur le terrain et l'impact du programme.
- Témoignages d'agriculteurs et reportages sur des sujets de vie quotidienne.
- Photographies et contenus visuels issus des activités sur le terrain.
- Contenus destinés aux réseaux sociaux, illustrations et courtes vidéos.
- Contenus radiophoniques et télévisés, le cas échéant.
- Récits écrits et autres supports favorisant l'engagement des médias.

Le contenu doit être authentique, fondé sur des données probantes, accessible et adapté au public visé et au canal de diffusion. L'agence doit expliquer comment elle compte identifier des récits percutants, assurer la coordination avec les équipes de terrain, obtenir les autorisations nécessaires et veiller à ce que les témoignages soient exacts et respectueux.

4.5. Communication numérique et gestion des réseaux sociaux

L'agence devrait proposer des pistes pour que les canaux numériques viennent compléter les médias traditionnels et renforcer la visibilité de la campagne.

Cela peut notamment inclure :

- Un plan de contenu et de publication sur les réseaux sociaux.
- Adaptation des messages de campagne aux différentes plateformes.
- De courtes vidéos, des infographies et d'autres formats adaptés au public.
- Recommandations relatives à l'engagement communautaire et à la modération.
- Suivi des interactions avec le public, des préoccupations émergentes et des discussions en ligne pertinentes.
- Recommandations concernant la promotion payante, lorsque cela se justifie.
La proposition doit établir une distinction claire entre la création de contenu, la gestion de la communauté, le placement publicitaire payant et les autres coûts associés.

4.6. Engagement communautaire et actions sur le terrain

L'agence devrait proposer des solutions adaptées pour mieux faire passer les messages de la campagne auprès des agriculteurs et des communautés locales.

- Parmi les activités possibles, on peut citer :
- Récits issus du terrain et implication des agriculteurs.
- Activités de sensibilisation et d'implication communautaire.
- Engagement communautaire par le biais de la radio.
- Des tournées de présentation ou d'autres actions ciblées, le cas échéant.
- Coordination avec les équipes de terrain existantes de Tubura afin de renforcer les efforts de communication.

Les agences devraient privilégier les approches qui sont concrètes, adaptées au contexte local, rentables et en adéquation avec les capacités opérationnelles de Tubura.

4.7. Veille sur l'image et gestion des risques

L'agence devrait proposer un système concret permettant d'identifier et de gérer les risques liés à l'image de Tubura tout au long de la campagne.

Cela devrait inclure :

- Suivi de la couverture médiatique pertinente et des débats publics.
- Identifier les préoccupations émergentes, les fausses informations et les discours susceptibles de nuire.
- Élaboration d'un registre des risques et de procédures d'escalade.
- Préparer des lignes directrices en matière de réponse, des communiqués de presse et des messages clés en prévision d'éventuels problèmes.
- Recommander la mise en place de procédures appropriées de coordination et de validation des déclarations des porte-parole.
- Fournir des alertes en temps réel et des analyses périodiques des tendances.

Cette approche doit mettre l'accent sur la détection précoce, la communication factuelle, la cohérence et une coordination interne adéquate.

4.8. Suivi, évaluation et apprentissage

L'agence devra mettre en place un cadre précis permettant de suivre les performances de la campagne et d'évaluer ses résultats.

Ce cadre devrait inclure :

- Mesures de référence ou alternative pratique lorsque la recherche de référence n'est pas réalisable.
- Définition des indicateurs, des objectifs et de la fréquence des rapports.
- Analyse de la couverture médiatique, notamment en termes de pertinence et de ton.
- Indicateurs de performance numériques, le cas échéant.
- Preuves de l'engagement du public et de l'assimilation du message.
- Analyses qualitatives des retours des parties prenantes et des perceptions qui se dessinent.
- Recommandations pour adapter la campagne en fonction des résultats.

L'agence doit faire la distinction entre les réalisations, telles que les contenus produits et les placements médiatiques obtenus, et les résultats, tels que l'amélioration de la notoriété, de la visibilité, de la compréhension ou de la perception.

Resultats attendus

L'agence doit proposer un calendrier de livraison réaliste et préciser le format et la quantité de chaque livrable.

Livrable	Contenu prévu
1. Rapport de lancement et d'évaluation	Paysage de la communication, cartographie des parties prenantes, principales conclusions, opportunités et points de vigilance
2. Stratégie de campagne	Objectifs, segmentation du public, positionnement, messages, canaux et approche stratégique
3. Concept créatif	Idée de campagne, justification créative, orientation visuelle et exemples de réalisations
4. Plan de mise en œuvre	Activités, responsabilités, calendrier, dépendances et besoins en ressources
5. Ensemble de contenus	Contenus approuvés : vidéos, photographies, textes, émissions de radio, émissions de télévision et contenus numériques
6. Dossier de presse	Plan média, supports médiatiques, stratégie de communication et suivi de la couverture médiatique
7. Plan d'intervention sur le terrain	Activités proposées, lieux ou publics cibles, aspects logistiques et approche de mise en œuvre
8. Cadre de veille et de gestion des risques	Registre des risques, approche de suivi, matrice d'escalade et protocoles d'intervention
9. Cadre de suivi et d'évaluation	Indicateurs clés de performance (KPI), objectifs, modèles de rapports et méthodologie de mesure
10. Rapports de campagne	Des rapports d'avancement réguliers et un rapport final rendant compte des résultats, des enseignements tirés et des recommandations

L'ensemble des livrables, des quantités, des spécifications de production et des fréquences de rapport seront définis avec l'agence retenue lors de la signature du contrat et de la phase de lancement.

Publics cibles

- La campagne doit tenir compte des besoins, des attentes en matière d'information et des canaux de communication privilégiés par les publics suivants :
- Agriculteurs et ménages agricoles : comprendre les services proposés par Tubura, son soutien à l'agriculture et son impact avéré.
- Institutions publiques : comprendre la contribution de Tubura aux priorités agricoles nationales et son rôle en tant que partenaire de développement.
- Autorités administratives locales et responsables communautaires : renforcer la connaissance des activités de Tubura et l'adhésion à celles-ci.
- Partenaires de développement et acteurs institutionnels : démontrer la pertinence, la crédibilité et les résultats des programmes.
- Médias et leaders d'opinion : diffuser des informations précises et accessibles ainsi que des reportages crédibles sur le travail de Tubura.
- Le grand public : sensibiliser davantage le public et lui faire mieux comprendre la contribution de Tubura au développement agricole au Burundi.

Les agences devraient formuler des recommandations sur la manière de hiérarchiser ces publics et indiquer s'il convient d'envisager d'autres segments de public.

Canaux de communication et langues

Les agences sont invitées à proposer une combinaison de canaux intégrée, fondée sur leur évaluation des besoins du public, de la portée, de l'efficacité et du coût.

Parmi les canaux possibles, on peut citer :

- La radio et la télévision.
- Presse écrite et médias en ligne.
- Réseaux sociaux et plateformes numériques.
- Relations publiques et couverture médiatique spontanée.
- Actions de sensibilisation auprès de la communauté et interventions sur le terrain.
- Vidéo, photographie et autres formats narratifs.
- Mobilisation stratégique des parties prenantes.

Les supports de campagne doivent être adaptés au public et au canal concernés, le kirundi et le français étant les langues principales à privilégier. Toute exigence linguistique supplémentaire doit être justifiée par le public visé et la stratégie de communication proposée.

Canaux de communication et langues

Les agences intéressées doivent démontrer :

- Une expérience avérée dans les relations publiques, la communication intégrée, la gestion de campagnes ou la gestion de l'image.
- Une excellente connaissance du paysage médiatique et de l'environnement de la communication au Burundi.
- Une expérience dans la production de contenus écrits, visuels et audiovisuels de grande qualité.
- Une capacité avérée à concevoir et à mettre en œuvre des campagnes sur plusieurs canaux.
- Une expérience dans les domaines de l'agriculture, du développement rural, des affaires publiques, des programmes de développement ou d'autres secteurs pertinents.
- Une capacité à assurer le suivi des médias, l'analyse de l'audience et l'établissement de rapports sur les performances des campagnes.
- De solides compétences en gestion de projet, en budgétisation et en coordination.
- Un accès à du personnel qualifié dans les domaines de la création, de la production, des relations avec les médias et de la mise en œuvre sur le terrain.

Une expérience pertinente acquise auprès de clients institutionnels, d'acteurs gouvernementaux, d'organisations de développement ou de publics locaux constituera un atout.

Contenu des propositions

Les agences éligibles (Partie A, section A.4) soumettent une proposition technique et une proposition financière distincte.

9.1 Proposition technique

- La proposition technique comporte les éléments suivants. Chaque élément est évalué au titre du critère d'évaluation indiqué entre parenthèses (section 11).
- Profil de l'agence : présentation générale de l'agence, de ses principaux services et de ses capacités organisationnelles (vérifié au titre de l'éligibilité, condition E2).
- Compréhension de la mission : interprétation des objectifs de Tubura, de ses besoins en matière de communication et de son contexte opérationnel (critère 1).
- Approche stratégique proposée : comment l'agence évaluerait le paysage de la communication, définirait ses publics cibles, renforcerait la visibilité des actions du Programme et gérerait les risques (critère 1).
- Présentation créative : un concept de campagne initial, comprenant l'idée centrale, les messages proposés, la combinaison de canaux et des exemples d'applications (critère 2).
- Expérience pertinente et références : 2 à 3 exemples de missions similaires, d'une ampleur, d'un budget, d'une portée et d'une complexité comparables, avec études de cas, références de clients (lettres d'attribution, certificats d'achèvement, lettres de recommandation) et expérience dans le secteur des ONG (critère 3).
- Activités proposées et livrables : description claire des activités, des résultats attendus et des livrables (critère 4).
- Calendrier de mise en œuvre : phases proposées, étapes clés, dépendances et calendrier de livraison (critère 4).
- Aspect opérationnel : outils et processus pratiques à mettre en œuvre (critère 4).
- Suivi et évaluation : indicateurs proposés, méthodes de mesure et approche en matière de rapports (critère 5).
- Hypothèses et risques : hypothèses clés, difficultés anticipées et mesures d'atténuation (critère 5).
- Composition de l'équipe : noms ou profils des principaux membres, responsabilités et expérience pertinente ; diplômes universitaires, certifications et accréditations des postes à responsabilités (chef de projet, responsable des relations publiques, expert en communication) ; années d'expérience dans des missions similaires ; structure de gouvernance, procédures d'escalade et niveau d'effort (heures ou jours-personne par livrable) (critère 6).

Les agences devraient privilégier la qualité et la pertinence de l'approche qu'elles proposent plutôt que le volume des documents fournis.

9.2 Proposition financière

La proposition financière présente un budget transparent et détaillé couvrant l'ensemble de la campagne proposée (critère 7).

Elle inclut, le cas échéant :

- Honoraires liés à la stratégie et à la planification.
- Développement créatif et production de contenu.
- Photographie, vidéographie, montage et conception graphique.
- Relations avec les médias et communication.
- Achats d'espaces publicitaires et promotion payante.
- Interventions sur le terrain et coûts liés aux événements.
- Voyages, transports et logistique.
- Suivi, rapports et évaluation.
- Frais de gestion d'agence ou honoraires professionnels.
- Taxes et autres frais applicables.

La proposition financière comprend aussi la ventilation détaillée des taux horaires de main-d'œuvre, des coûts directs, des frais généraux et des matériaux nécessaires, ainsi que le prix total.

Elle précise clairement la devise, les taxes applicables, les modalités de paiement, les coûts unitaires le cas échéant, ainsi que la durée de validité du devis.

Les agences identifient séparément les activités facultatives et font la distinction entre les honoraires professionnels, les coûts de production, les frais liés à des tiers et les coûts de diffusion dans les médias. Toute hypothèse ou exclusion doit être clairement indiquée.

Contenu des propositions

Les agences présélectionnées pourront être invitées à présenter leurs propositions à l'équipe d'évaluation de Tubura.

La présentation doit mettre en évidence :

- Compréhension des objectifs de Tubura et du contexte de communication.
- Force et originalité du concept de campagne proposé.
- Capacité à traduire une stratégie en une mise en œuvre concrète et de grande qualité.
- Connaissance du paysage médiatique local et des parties prenantes.
- Approche visant à valoriser l'image de Tubura, à assurer la veille et à atténuer les risques.
- Approche de mise en œuvre proposée, cadre de mesure et justification budgétaire.

Les agences doivent être prêtes à expliquer leurs choix stratégiques, à répondre aux questions et à préciser comment leur proposition peut être adaptée aux priorités de Tubura et aux ressources disponibles. La présentation permet de confirmer ou d'ajuster les notes techniques ; elle n'introduit aucun critère supplémentaire.

Critères d'évaluation des propositions

Seules les propositions des agences éligibles (Partie I, section 4) sont évaluées. Elles sont notées sur 100 points selon sept critères : six critères techniques (90 points) et un critère financier (10 points).

N°	Critère d'évaluation Poids	Poids
1	Compréhension de la mission et approche stratégique	20 %
2	Qualité, originalité et pertinence du concept créatif	20 %
3	Expérience pertinente et connaissance du contexte local	15 %
4	Qualité et faisabilité du plan de mise en œuvre	15 %
5	Suivi, évaluation et gestion des risques	10 %
6	Composition de l'équipe et capacité de prestation	10 %
7	Transparence budgétaire et rapport qualité-prix	10 %
	Total	100 %

11.1. Déroulement de l'évaluation

- Éligibilité : vérification des critères d'éligibilité (Partie A, section A.4), sans notation.
Évaluation technique : notation des propositions techniques des agences éligibles sur 90 points (critères 1 à 6), d'abord individuellement par chaque membre du comité, puis en séance de consensus.
- Présélection : seules les propositions atteignant le seuil technique (voir 11.5) sont retenues. Les agences présélectionnées peuvent être invitées à présenter leur proposition (section 10), ce qui permet de confirmer ou d'ajuster les notes techniques selon les mêmes critères et sous-critères.
- Évaluation financière : les propositions financières ne sont examinées qu'après la fin de l'évaluation technique, et uniquement pour les agences présélectionnées (critère 7, 10 points).
- Classement et recommandation : calcul de la note finale (voir 11.7) et recommandation d'attribution, sous réserve des procédures internes de passation de marchés et d'approbation.

11.2. Rappel : éligibilité et évaluation

Les critères d'éligibilité (Partie I, section 4, conditions E1 à E6) sont vérifiés avant toute notation. Une proposition qui ne remplit pas l'une de ces conditions est écartée sans notation technique, y compris lorsqu'elle est remise après la date limite de dépôt. Ces critères ne sont pas notés et ne s'ajoutent pas aux 100 points ci-dessous.

11.3. Critères techniques et sous-critères

Chaque sous-critère est noté de 0 à 5 selon le barème du point 11.4. Le poids de chaque sous-critère est exprimé en points sur 100.

N°	Critère / sous-critère	Poids (points)
1	Compréhension de la mission et approche stratégique	20
1.1	Compréhension des objectifs de Tubura, de ses besoins en communication et de son contexte opérationnel	5
1.2	Qualité de l'approche d'évaluation du paysage communicationnel et d'analyse des parties prenantes (méthodologie, distinction entre données existantes et recherches complémentaires)	5
1.3	Pertinence de la stratégie : hiérarchisation et segmentation des publics, messages clés, combinaison de canaux	6
1.4	Cohérence avec les cinq objectifs de campagne (visibilité, valorisation des résultats, image, partenariats, veille)	4
2	Qualité, originalité et pertinence du concept créatif	20
2.1	Force et originalité de l'idée centrale et du positionnement	7
2.2	Pertinence culturelle et linguistique des messages (kirundi et français), clarté et accessibilité pour chaque public	5
2.3	Qualité et crédibilité des exemples d'applications (supports, formats, canaux)	4
2.4	Authenticité du récit, respect des témoignages et cohérence avec l'image de marque et la charte graphique de Tubura	4
3	Expérience pertinente et connaissance du contexte local	15
3.1	Missions similaires réalisées avec succès : ampleur, budget, portée et complexité comparables	5
3.2	Expérience dans le secteur des ONG, du développement rural, de l'agriculture ou des affaires publiques	4
3.3	Connaissance du paysage médiatique burundais et capacité à obtenir une couverture crédible	4
3.4	Qualité et vérifiabilité des références (lettres d'attribution, certificats d'achèvement, lettres de recommandation)	3
4	Qualité et faisabilité du plan de mise en œuvre	15
4.1	Plan de travail : clarté des activités, des livrables et des étapes clés	5
4.3	Capacité de mise en œuvre sur le terrain et coordination avec les équipes de Tubura	3
4.4	Outils et processus opérationnels, circuit de validation et de gestion des autorisations	3
5	Suivi, évaluation et gestion des risques	10
5.1	Cadre de suivi et d'évaluation : indicateurs, mesure de référence, distinction entre réalisations et résultats, rapports	4
5.2	Dispositif de veille et de gestion des risques : registre des risques, procédures d'escalade, protocoles de crise	4
5.3	Hypothèses clés, difficultés anticipées et mesures d'atténuation	2
6	Composition de l'équipe et capacité de prestation	10
6.1	Qualifications des postes clés (chef de projet, responsable des relations publiques, expert en communication)	4
6.2	Années d'expérience pratique de l'équipe proposée dans des missions similaires	3
6.3	Structure de l'équipe, gouvernance, procédures d'escalade et niveau d'effort (heures ou jours-personne par livrable)	3
	Total technique (critères 1 à 6)	90

11.4. Barème de notation

Note	Appréciation	Description
0	Non traité	Le point n'apparaît pas dans la proposition.
1	Insuffisant	Réponse très incomplète, hors sujet ou non adaptée au contexte.
2	Passable	Réponse partielle ou générique, avec des lacunes importantes.
3	Satisfaisant	Réponse conforme aux attentes, sans valeur ajoutée particulière.
4	Bon	Réponse solide, précise et bien adaptée au contexte et à Tubura.
5	Excellent	Réponse remarquable, argumentée et étayée par des preuves.

Points d'un sous-critère = (Note ÷ 5) × Poids du sous-critère. Exemple : un sous-critère de 6 points noté 4 vaut (4 ÷ 5) × 6 = 4,8 points.

11.5. Seuil technique

Les propositions ayant obtenu moins de 63 points sur 90 (70 %) à l'évaluation technique ne sont pas retenues et leur proposition financière n'est pas examinée.

11.6. Critère 7 : transparence budgétaire et rapport qualité-prix (10 points)

N°	Sous-critère	Poids (points)
7.1	Transparence du budget : ventilation détaillée (honoraires, production, tiers, diffusion), devise, taxes, modalités de paiement, validité du devis, activités facultatives identifiées séparément, hypothèses et exclusions. Noté de 0 à 5 selon le barème du point 11.4.	3
7.3	Prix : note calculée par formule	7
	Total critère 7	10

Note du prix (7.2) = 7 × (Prix de l'offre conforme la plus basse ÷ Prix de l'offre évaluée)

Les prix sont comparés dans la même devise et sur la même base fiscale (toutes taxes comprises ou hors taxes). Les activités facultatives identifiées séparément ne sont pas incluses dans le prix comparé.

11.7. Note finale et attribution

Note finale (sur 100) = Note technique (sur 90) + Note du critère 7 (sur 10)

La proposition ayant la note finale la plus élevée est recommandée pour attribution. En cas d'égalité, la proposition ayant obtenu la meilleure note technique l'emporte.

11.8. Comité d'évaluation

- L'évaluation est menée par un comité d'au moins trois membres, qui notent chacun les propositions de manière indépendante avant la séance de consensus.
- Chaque membre signe une déclaration d'absence de conflit d'intérêt et respecte la confidentialité des propositions.
- Tubura peut demander des précisions ou des informations complémentaires et vérifier les références fournies.

La sélection finale se fera conformément aux procédures internes applicables en matière de passation de marchés et d'approbation.

Rôles et responsabilités

L'agence retenue devra :

- Diriger l'élaboration et la mise en œuvre de la campagne approuvée.
- Mettre à disposition du personnel qualifié et gérer les livrables convenus.
- Assurer une coordination régulière avec les interlocuteurs désignés de Tubura.
- Obtenir l'autorisation de Tubura avant de publier ou de diffuser tout support de campagne.
- Veiller à l'exactitude du contenu, à l'obtention des autorisations nécessaires et au respect des directives de la marque.
- Suivre l'avancement des travaux, gérer les budgets convenus et rendre compte des résultats.
- Signaler sans délai les risques émergents, les retards et les changements importants.

Tubura s'engage à :

- Fournir les documents de référence disponibles, les directives relatives à la marque et les messages institutionnels approuvés.
- Identifier les parties prenantes prioritaires et faciliter la coordination interne nécessaire.
- Désigner des interlocuteurs privilégiés pour les relations avec les pouvoirs publics, la communication et les équipes de terrain concernées.
- Examiner et approuver la stratégie de campagne, les supports et les activités proposées.
- Transmettre ses commentaires dans les délais convenus pour l'examen.
- Vérifier les livrables et effectuer les paiements conformément au contrat définitif.

Tout contenu destiné au grand public et toute intervention médiatique menés au nom de Tubura devront être approuvés dans le cadre du processus d'examen interne convenu.